MenüMenü

Checkliste Betriebskosten zum kostenlosen Download:
Hilfreiche Checkliste zum Ausdrucken & zum täglichen Gebrauch als PDF . . . . . .
Hier Klicken und Checkliste erhalten ➜

Rechtssichere Abrechnung: Frist und Formalien

Für die Betriebskostenabrechnung gilt die Textform (§ 126b BGB).

Das heißt, Sie müssen die Abrechnung in einer „verkörperten Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise“ fertigen.

Dabei ist Ihre Unterschrift unter der Abrechnung nicht erforderlich, wohl aber muss am Ende der Abrechnung namentlich erkennbar sein, wer die Abrechnung gefertigt hat.

Konkret: Sie können die Abrechnung als Datei, E-Mail, Fax oder Brief fertigen.

Die Abrechnungsperiode: frei wählbar

Über die Vorauszahlungen haben Sie jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 2 Satz 1 BGB).

Das muss nicht zwangsläufig das Kalenderjahr sein. Es reicht ein einmal festgelegtes und dann von Ihnen einzuhaltendes Geschäftsjahr.

Die Abrechnungsperiode läuft vom 1. Juli bis zum 30. Juni.

Ihr Vorteil: Eine Betriebskostenabrechnung ist auch dann wirksam, wenn der Abrechnungszeitraum einzelner Betriebskosten sich nicht mit dem Abrechnungszeitraum deckt, welcher der Gesamtabrechnung zugrunde liegt.

Das bedeutet: Sie können also die Heizkosten in Ihre Betriebskostenabrechnung aufnehmen, auch wenn diese auf einer anderen Abrechnungsperiode basiert.

Zu einer Umrechnung der Heizkosten (die etwa vom 01.07. bis 30.06. des Folgejahres erfasst werden) auf die übliche Abrechnungsperiode (01.01. bis 31.12.) sind Sie nicht verpflichtet – so hat es der BGH ausdrücklich entschieden (BGH, Urteil v. 30.04.08, Az. VIII ZR 240/07).

Die Abrechnungsfrist: genau 12 Monate

Spätestens 12 Monate nach Ablauf des von Ihnen gewählten Abrechnungszeitraums muss Ihren Mietern die Abrechnung zugegangen sein (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB).

Da die Abrechnungsperiode meist mit dem Kalenderjahr identisch ist, endet die Abrechnungsfrist in der Regel mit Ablauf des 31.12. eines jeden Jahres.

Der Abrechnungszeitpunkt: Ihre Entscheidung

Zieht ein Mieter während der Abrechnungsperiode aus, darf er von Ihnen eine vorzeitige Abrechnung nicht verlangen.

Das Gesetz stellt klar, dass der Mieter die reguläre Abrechnung abwarten muss und Sie nicht zu einer Zwischenabrechnung verpflichtet sind (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).


Betriebskostenabrechnung 2016:
Alles, was Ihr Mieter zahlen muss – kompakt im Überblick

Vermeiden Sie unnötige Streitereien mit Ihren Mietern. Erstellen Sie von vornherein eine unangreifbare Betriebskostenabrechnung.

Alle Positionen, die Sie für das letzte Jahr abrechnen dürfen – kompakt zusammengefasst in einer praktischen Übersicht –, finden Sie in der top-aktuellen Sonderveröffentlichung „Betriebskostenabrechnung 2016“.

Klicken Sie jetzt hier, um sich "Betriebskostenabrechnung 2016" GRATIS zu sichern! ➜


Ihr Vorteil: Sie entscheiden, wann Sie innerhalb der Abrechnungsfrist abrechnen.

Es ist also legitim, dass Sie sofort nach Ablauf der Abrechnungsperiode abrechnen, wenn Sie eine Nachzahlung des Mieters erwarten.

Genauso legitim ist aber auch, dass Sie mit Ihrer Abrechnung bis zum Ende der Abrechnungsfrist warten, wenn Sie davon ausgehen, dass die Abrechnung ein Guthaben des Mieters ergibt.

Richtiger Abrechnungsadressat: lieber an alle

Grundsätzlich gilt: Jeder Mieter erhält seine Abrechnung. Haben Sie also eine Mietermehrheit, müssen Sie jedem Mieter eine Abrechnung erstellen bzw. eine Abrechnung an alle Ihre Mieter adressieren.

In einem neueren Urteil hat der BGH nun entschieden, dass vom Mieter eine Nachzahlung auch verlangt werden darf, wenn nur er eine Abrechnung erhalten hat, nicht aber seine Mitmieter – beispielsweise der Ehepartner.

Danach ist für die Wirksamkeit einer Abrechnung also nicht mehr erforderlich, dass alle Mieter gemeinsam eine Abrechnung erhalten haben bzw. jeder einzelne Mieter eine Abrechnung erhalten hat (BGH, Urteil v. 28.04.10, Az. VIII ZR 263/09).

Doch Vorsicht, das Urteil trügt: Bedenken Sie, dass der Mieter, der die Abrechnung erhalten hat, möglicherweise zahlungsunfähig oder -unwillig ist.

Tipp: Rechnen Sie trotz des BGH-Urteils stets allen Mietern gegenüber ab.

Bei mehreren Mietern sollten Sie die Betriebskostenabrechnung an alle adressieren oder jedem Mieter eine eigene Abrechnung ausdrucken.

Denn nur so sichern Sie sich die Vorteile der Gesamtschuld: Kann (oder will) ein Mieter nicht zahlen, können Sie die gesamte Zahlung dann auch von dem anderen Mieter verlangen.

Rechtssicherheit: Abrechnung muss formell ordnungsgemäß sein

Ihre Betriebskostenabrechnung ist rechtssicher, wenn sie formell ordnungsgemäß ist.

Nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung wahren Sie Ihre 1-jährige Abrechnungsfrist und können eine Nachzahlung verlangen.

Im Gegenzug dazu verlangt die materielle Ordnungsmäßigkeit lediglich, dass Ihre Abrechnung auch inhaltlich und rechnerisch richtig ist.

Den Maßstab einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gibt das Gesetz in § 259 BGB wie folgt vor:

„Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltene Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen.“

5 Mindestangaben in Abrechnung

Das bedeutet nach der Rechtsprechung des BGH, dass Sie folgende 5 Mindestangaben machen müssen:

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • die Angaben und Erläuterung des Abrechnungsmaßstabs
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
  • was nach deren Abzug übrig bleibt.

Oberstes Gebot: Verständlichkeit

Das Wichtigste an einer Abrechnung ist deren Verständlichkeit. Dies betonen die Richter am BGH in so ziemlich jedem ihrer Urteile.

Sie müssen Ihrem Mieter die Angaben über seinen Kostenanteil so verständlich darstellen, dass sie für ihn ohne Weiteres nachvollziehbar sind.

Verteilerschlüssel ordnet Mieter seine Kosten zu

Eigentlich ist das nicht so schwer, denn der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ergibt sich aus der Division der Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel.

Von dem Ergebnis sind dann nur noch die vom Mieter schon geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen.

Muster: So sieht eine korrekte Abrechnung aus

27. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.