MenüMenü

Checkliste Betriebskosten zum kostenlosen Download:
Hilfreiche Checkliste zum Ausdrucken & zum täglichen Gebrauch als PDF . . . . . .
Hier Klicken und Checkliste erhalten ➜

Aufgaben des Verwaltungsbeirats: Darum muss er sich kümmern

Der Verwaltungsbeirat ist in der WEG sehr wichtig, denn als Eigentümer kennen seine Mitglieder das Gebäude viel besser als die meist externe Verwaltung, die oft gleich eine Vielzahl von Objekten betreut. Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind oft sehr vielschichtig.

Die Hauptaufgaben des Verwaltungsbeirats: Verwalter unterstützen und kontrollieren

Die gesetzlichen Rechte und Pflichten des Beirats sind in den §§ 29, 24 Abs. 3 und Abs. 6 S. 2 WEG geregelt. Dem Verwaltungsbeirat kommt danach eine Unterstützungs- und Kontrollfunktion zu (so auch BGH, Urteil v. 05.02.10, Az. V ZR 126/09). Zusammengefasst soll der Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben erfüllen:

  • den Verwalter unterstützen,
  • Wirtschaftspläne und Abrechnungen prüfen,
  • Auskunft geben über Kontrolle und Unterstützung des Verwalters,
  • an der Eigentümerversammlung mitwirken.

Der Beirat unterstützt den Verwalter

Der Beirat soll den Verwalter unterstützen und ihm beratend zur Seite stehen. Hierbei ist an folgende Maßnahmen zu denken, wodurch der Beirat den Verwalter entlastet:

  • Einholung von Kostenangeboten für Sanierungsmaßnahmen,
  • Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung,
  • die Wohnungseigentümer regelmäßig informieren,
  • Überwachung der Einhaltung der Hausordnung,
  • Mitwirkung bei Reparaturarbeiten.

Grundsätzlich steht dem Beirat aber kein Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter zu. Er soll diesen auch nicht überwachen. Aber der Verwalter muss mit dem Beirat zusammenarbeiten und ihm auf Verlangen sämtliche Unterlagen zur Verfügung stellen.

Ferner kann die Eigentümergemeinschaft zusätzlich den Beirat für bestimmte Situationen besonders ermächtigen. So kann er ihn ermächtigen, in Gerichtsprozessen für die Eigentümergemeinschaft eine verbindliche Erklärung abzugeben oder den Verwalter zu beauftragen, eine bestimmte Sanierungsmaßnahme am Gemeinschaftseigentum durchzuführen.

Aufgabe des Verwaltungsbeirats: Abrechnungen überprüfen

Der Verwaltungsbeirat hat eine umfassende Kontrollfunktion. So soll er laut WEG „den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen“ (§ 29 Abs. 3 WEG).

Der Beirat hat das Recht, sämtliche Unterlagen einzusehen, diese muss ihm der Verwalter vorlegen (LG Lüneburg, Urteil v. 18.03.14, Az. 9 S 70/13). Dies alles soll geschehen, bevor die Wohnungseigentümergemeinschaft in der Eigentümerversammlung über diese wichtigen finanziellen Angelegenheiten beschließt. Der Schwerpunkt der Kontrolle liegt also bei der Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans des Verwalters.


Betriebskostenabrechnung 2016:
Alles, was Ihr Mieter zahlen muss – kompakt im Überblick

Vermeiden Sie unnötige Streitereien mit Ihren Mietern. Erstellen Sie von vornherein eine unangreifbare Betriebskostenabrechnung.

Alle Positionen, die Sie für das letzte Jahr abrechnen dürfen – kompakt zusammengefasst in einer praktischen Übersicht –, finden Sie in der top-aktuellen Sonderveröffentlichung „Betriebskostenabrechnung 2016“.

Klicken Sie jetzt hier, um sich "Betriebskostenabrechnung 2016" GRATIS zu sichern! ➜


Hierbei sollen die Ansätze und die richtige Anwendung des Verteilerschlüssels geprüft werden. Sinnvoll ist es auch, wenn der Beirat eine rechnerische Schlüssigkeitsprüfung vornimmt. Im Einzelnen ist es hierzu notwendig zu prüfen,

  • ob die Bankkonten den Buchungskonten entsprechen,
  • ob die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben mit der Differenz des Bestands am Jahresanfang im Vergleich zum Jahresende übereinstimmen,
  • ob Anfangs- und Endbestand zwischen aufeinanderfolgenden Jahresabrechnungen übereinstimmen.

Wichtig ist auch, die sachliche Richtigkeit einzelner Ausgaben zu überprüfen. Hier sollten zumindest zu folgenden Themen Stichproben durchgeführt werden:

  • ob Rechnungen die Eigentümergemeinschaft oder Sondereigentum eines einzelnen Eigentümers betreffen,
  • ob Rechnungen und Ausgaben der jeweiligen Ertragslage entsprechen und keine überhöhten Reparaturausgaben erfolgt sind,
  • ob Rechnungsbetrag und Verbuchung übereinstimmen,
  • ob berechtigte Kürzungen dem Konto in Abzug gebracht wurden, die Ausgaben richtig verbucht wurden,
  • ob die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft vollzogen und eingehalten wurden,
  • in welcher Höhe Kosten des Zahlungsverkehrs angefallen sind,
  • ob die Hausgeldzahlungen von den einzelnen Eigentümern geleistet und richtig verbucht wurden,
  • welche einzelnen Hausgeldrückstände bestehen.

Der Beirat hat nicht jede Rechnung im Einzelnen zu prüfen. Vielmehr geht es darum, sich einen Gesamteindruck zur finanziellen Situation der Eigentumsanlage zu verschaffen.

Im Anschluss an die Prüfung stellt der Verwaltungsbeirat sein Ergebnis den Wohnungseigentümern vor. Dies kann mündlich oder schriftlich geschehen. Einen Prüfbericht muss der Beirat nicht erstellen. Er unterbreitet der Wohnungseigentümergemeinschaft aber abschließend einen Vorschlag hinsichtlich des Jahresabschlusses und der Rechnungslegung.

Verwaltungsbeirat kann Eigentümerversammlung einberufen

Mindestens 1 Mal im Jahr muss der Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen. Weitere Eigentümerversammlungen muss er nicht einberufen, außer es gibt besondere Gründe, die dies erforderlich machen. Dies ist dann der Fall, wenn es eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer gibt oder mehr als 1/4 der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung verlangt.

Kommt der Verwalter seiner Verpflichtung nicht nach, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Wohnungseigentümerversammlung einberufen. Sollte dieser verhindert sein, kann sein Stellvertreter diese Aufgabe erfüllen.

Achtung: Der Beirat darf aber nur dann aktiv werden, wenn der Verwalter nachweislich seine Pflicht zur Einberufung verletzt. Es sollte genau geprüft werden, ob der Verwalter zu Unrecht die Einberufung einer Versammlung abgelehnt hat. Denn: Beschlüsse, die in einer vom Verwaltungsbeirat unrechtmäßig einberufenen Versammlung gefasst wurden, sind innerhalb von einem Monat anfechtbar. Geschieht dies nicht, sind sie allerdings wirksam.

Wenn kein Verwalter bestellt wurde, muss der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats 1 Mal jährlich zur ordentlichen Eigentümerversammlung einladen.

Verwaltungsbeirat erteilt Auskunft

Der Verwaltungsbeirat ist von den Wohnungseigentümern beauftragt, den Verwalter zu unterstützen und ihn bei seinen Aufgaben zu kontrollieren. Dies bedeutet weiterhin, dass der Verwaltungsbeirat den Eigentümern in der Wohnungseigentümerversammlung hierüber zur Auskunft verpflichtet ist.

Einzelne Eigentümer haben aber keinen Auskunftsanspruch gegen den Beirat außerhalb der Eigentümerversammlung.

Beiratsvorsitzender unterschreibt Versammlungsprotokoll

Eine besondere Bedeutung kommt dem Verwaltungsbeirat in der Eigentümerversammlung zu. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll zu fertigen. Dieses ist neben dem Versammlungsleiter, welcher meist der Verwalter ist, und einem Wohnungseigentümer auch vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu unterschreiben.

Fehlt eine Unterschrift, führt dies im Fall der Beschlussanfechtung bei Gericht dazu, dass der Beschluss für ungültig erklärt wird. Allerdings hat die fehlende Unterschrift nicht automatisch die Ungültigkeit der in der Versammlung verabschiedeten Beschlüsse zur Folge.

Verwaltungsbeirat kann mit weiteren Aufgaben betraut werden

Die Wohnungseigentümerversammlung kann die oben genannten Befugnisse des Beirats erweitern oder sogar beschränken. Dies ist aber nur im Rahmen einer Vereinbarung möglich, wenn also sämtliche Eigentümer dieser zustimmen (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 24.09.97, Az. 3 Wx 221/97).

Man kann also einzelne Aufgaben für den Einzelfall auf den Beirat übertragen. Hierbei ist an folgende Aufgaben oder Befugnisse zu denken:

  • Überwachung der laufenden Verwaltungstätigkeit des Verwalters,
  • Nachprüfung von Beschwerden von Wohnungseigentümern,
  • Zustimmungspflicht im Zusammenhang mit Veräußerungen, Vermietung oder baulichen Veränderungen bei Sondereigentum,
  • Entwurf einer Hausordnung,
  • Vertretung des Verwalters bei Verhinderung und Vertretung der Eigentümergemeinschaft,
  • Vollmacht für Abnahme von Handwerkerleistungen für das gemeinschaftliche Eigentum,
  • Abschluss eines Verwaltervertrags, wenn Verwalter von Gemeinschaft bestellt wurde,
  • Erstellung und Vorbereitung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zur Beschlussfassung und deren Genehmigung,
  • Übernahme von Schlichtungsgesprächen bei Streit zwischen den Wohnungseigentümern.

Achtung: Eine Übertragung zusätzlicher Aufgaben und Befugnisse ist immer durch Vereinbarung möglich. Dies stellt also für die Eigentümergemeinschaft den sichersten Weg dar. Wenn man die Aufgaben durch einen Mehrheitsbeschluss erweitert, muss damit gerechnet werden, dass bei einer Anfechtungsklage der Beschluss durch das Gericht für ungültig erklärt wird.

24. Juli 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Tobias Mahlstedt. Über den Autor

Dr. Tobias Mahlstedt ist Chefredakteur vom „Immobilien-Berater“, „VermieterRecht aktuell“ und „Der Eigentümer Brief“. Außerdem ist er Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Wirtschaftsmediator. Dr. Mahlstedt ist Rechtsanwalt in der auf das gesamte Bau- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei BÖRGERS Fachanwälte & Notare in Berlin und Herausgeber/Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht.