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Beschlusssammlung: Das gilt für frühere Beschlüsse

Nach dem WEG sind nur künftige, nach Inkrafttreten des Gesetzes am 01.07.2007 verkündete Beschlüsse und Entscheidungen in die Sammlung aufzunehmen.

Soweit Sie bisher keine Beschlusssammlung haben führen lassen, empfehlen wir Ihnen zu Ihrer besseren Übersicht und zur Vollständigkeit, dass Ihr Verwalter relevante Beschlüsse und Entscheidungen aus der Zeit vor dem 01.07.2007 ordnet und ebenfalls in die Beschlusssammlung aufnimmt.

Allerdings: Wie bereits erwähnt, ist Ihr Verwalter dazu per Gesetz nicht verpflichtet.

Alle Beschlüsse sind einzutragen

Hier liegt Ihr Verwalter falsch und handelt pflichtwidrig. Auch Negativbeschlüsse, also ablehnende, sind in die Beschlusssammlung einzutragen.

Dem möglichen Rechtsnachfolger eines Wohnungseigentümers soll eine hohe Transparenz bereits zurückliegender Entscheidungen und damit eine lückenlose Historie geboten werden.

Auch schriftlich gefasste Umlaufbeschlüsse muss Ihr Verwalter dokumentieren. Hat Ihr Verwalter verkündet, dass der Umlaufbeschluss angenommen wurde, muss er den Umlaufbeschluss in die Beschlusssammlung aufnehmen.

Lediglich Beschlüsse zu Geschäftsordnungsanträgen, die den formalen Ablauf der Eigentümerversammlung betreffen, braucht Ihr Verwalter nicht einzutragen. Ein solcher Beschluss ist beispielsweise einer über die Umstellung von Tagesordnungspunkten.

Ihr Verwalter muss auch gerichtliche Entscheidungen dokumentieren

Selbstverständlich gehören auch die Gemeinschaft betreffende gerichtliche Urteile in die Beschlusssammlung. Ihr Verwalter muss jedoch nicht das gesamte Urteil wiedergeben. Es ist lediglich die Angabe der Urteilsformel mit Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien erforderlich.

Achtung: Zu der Urteilsformel gehören der Tenor, die Kosten- und die Vollstreckbarkeitsentscheidung.

Beispiel für eine fehlende Eintragung:

Ein Wohnungseigentümer wird von den übrigen Wohnungseigentümern erfolgreich auf Beseitigung einer eigenmächtig installierten Parabolantenne verklagt. Der Urteilstenor lautet:

  1. Der Beklagte wird verurteilt, die auf seinem Balkon errichtete Parabolantenne zu beseitigen.
  2. Der Beklagte trägt die Kosten des Verfahrens.
  3. Das Urteil ist vorläufig vollstreckbar.

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Ihr Verwalter trägt in die Beschlusssammlung lediglich Gericht, Datum und Aktenzeichen sowie die zur Hauptsache (Punkt 1) ergangene Entscheidung ein.

Hier ist die Eintragung unvollständig, da Ihr Verwalter nur die Entscheidung des Gerichts zum eigentlichen Prozessantrag eingetragen hat. Er musste aber auch die Nebenentscheidungen zu den Verfahrenskosten und der Vollstreckbarkeit des Urteils in der Beschlusssammlung berücksichtigen. Ihr Verwalter hat hier also pflichtwidrig gehandelt.

Hinweis: Vom Wortlaut des Gesetzes her ist Ihr Verwalter nicht dazu verpflichtet, gerichtliche Vergleiche in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Aus Gründen einer umfassenden Doku mentation empfehlen wir Ihnen jedoch, einen Beschluss der Woh nungs eigentümer herbeizuführen, nach dem Ihr Verwalter auch Vergleiche in die Beschlusssammlung aufzunehmen hat.

So müssen Beschlussanfechtungen und -aufhebungen dokumentiert werden

Auch Beschlussanfechtungen muss Ihr Verwalter in die Beschlusssammlung aufnehmen. Insbesondere muss er vermerken, ob der jeweilige Beschluss lediglich angefochten oder aufgrund der Anfechtung tatsächlich auch aufgehoben wurde.

Es entspräche hier nicht den Grundsätzen ordnungsgemäß geführter Verwaltung, diese Beschlüsse aus der Sammlung zu entfernen. Hierdurch würde der Eindruck für die Einsichtnehmenden verfälscht.

Wird ein Beschluss durch eine gerichtliche Entscheidung aufgehoben, kann der Eintrag gelöscht werden. Eine da rüber hinausgehende Löschung darf nur erfolgen, wenn sie aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat, der mit einer Aufhebung durch das Gericht gleichwertig sein muss.

Beschlüsse immer im Wortlaut

In der Beschlusssammlung müssen alle in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse enthalten sein. Ort und Datum jedes Beschlusses müssen daraus genauso hervorgehen, wie ob ein Beschluss in einer ordentlichen oder in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst wurde.

Für die Darstellung eines Beschlusses reichen ein oder zwei Stichworte nicht aus. Vielmehr muss der Verwalter den gesamten Wortlaut jedes Beschlusses aufnehmen.

Achtung: Das gilt aber nicht nur für positive Beschlüsse, also solche, die einen Antrag bejahen. Auch negative Beschlüsse, durch die ein gestellter Antrag abgelehnt wird, muss Ihr Verwalter mit vollem Wortlaut in die Sammlung aufnehmen.

Beispiel für einen ablehnenden Beschluss:

In einer Eigentümerversammlung kommt eine doppelt qualifizierte Mehrheit eines Beschlussantrags auf Modernisierung der Heizungsanlage nicht zustande. Das heißt, es stimmen entweder nicht 3?4 der Miteigentümer nach Kopfprinzip zu oder die zustimmenden Miteigentümer repräsentieren nicht mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile.

Ihr Verwalter stellt die Ablehnung des Beschlusses fest und protokolliert dies. Er trägt die Ablehnung jedoch nicht in die Beschlusssammlung ein, da er der Auffassung ist, dort habe er nur positiv gefasste Beschlüsse einzutragen.

Welchen Inhalt Ihre Beschlusssammlung haben muss

Ihr Verwalter muss die Beschlusssammlung mit folgenden Eintragungen versehen, die chronologisch geordnet, nummeriert und mit Datum versehen sein müssen:

  • Beschlüsse, die in der Wohnungseigentümerversammlung gefasst wurden sowie Umlaufbeschlüsse (Ein Umlaufbeschluss kommt nicht in der Eigentümerversammlung, sondern im schriftlichen Verfahren zustande. Bei diesem Beschluss müssen grundsätzlich alle Eigentümer schriftlich zustimmen, auch wenn in der Eigentümerversammlung die einfache Mehrheit ausreichen würde.)
  • Alle gerichtlichen Entscheidungen, die die Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen
  • Anmerkung von Aufhebungen und Anfechtungen

Verwalter muss Beschlusssammlung zusätzlich führen

Seit dem 01.07.2007 ist Ihr Wohnungsverwalter verpflichtet, eine Beschlusssammlung zu führen. In der Praxis gibt es hierum häufig Streit, weshalb die wesentlichen Neuerungen hier für Sie noch einmal dargestellt sind.

Zunächst einmal gilt: Diese Pflicht ersetzt weder die Verkündung der Beschlüsse noch das Führen eines Versammlungsprotokolls. Es handelt sich um eine zusätzliche Verpflichtung.

Kommt Ihr Verwalter dieser Verpflichtung nicht nach können Sie ihn aus wichtigem Grund abberufen.

Achtung: Wenn Sie für das Objekt, in dem sich Ihre Wohnung befindet, keinen Verwalter haben, bedeutet das nicht, dass Sie auf das Führen der Beschlusssammlung verzichten können. Vielmehr obliegt das Führen dieser Sammlung dann dem Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung. Es sei denn, Sie haben durch Stimmenmehrheit für die Aufgabe eine andere Person bestellt.

Als Wohnungseigentümer haben Sie jederzeit das Recht, Einsicht in die Beschlusssammlung zu verlangen. Dieses Recht steht auch von Ihnen zur Einsicht berechtigten Dritten zu. Diese müssen ein berechtigtes Interesse besitzen, wie es zum Beispiel bei Kaufinteressenten der Fall ist.

Welchen Mehrwert Ihnen die Beschlusssammlung bietet

Die Verpflichtung zur Führung einer Beschlusssammlung dient primär dem Schutz zukünftiger Wohnungseigentümer.

Da Beschlüsse und auch gerichtliche Entscheidungen nicht ins Grundbuch eingetragen werden müssen, erhalten Sie als zukünftiger Wohnungseigentümer die Möglichkeit, sich über bestehende Rechtsund Beschlusslagen zu informieren.

Darüber hinaus dient das Führen einer Beschlusssammlung Ihrem Schutz als Wohnungseigentümer. Haben Sie an einer Wohnungseigentümerversammlung nicht teilgenommenen, müssen Sie nicht lange auf Ihre Ausfertigung des Versammlungsprotokolls warten, um Einblick in die Inhalte und Beschlüsse der Versammlung zu erhalten.

Vielmehr können Sie sich durch die Beschlusssammlung zeitnah über getroffene Beschlüsse informieren.

Tipp: Die Verpflichtung zur Führung einer Beschlusssammlung erhöht den Verwaltungsaufwand Ihres Verwalters. Er muss die Sammlung bearbeiten und Einsichtnahmen gewähren. Aus diesem Grund wird er eine Sondervergütung verlangen. Diese setzt aber einen Mehrheitsbeschluss der Gemeinschaft voraus.

Welche Form Ihre Beschlusssammlung haben muss

Im WEG hat der Gesetzgeber keine besonderen Formvoraussetzungen für die Beschlusssammlung festgelegt. Die Eintragungen müssen lediglich nummeriert werden.

Es spielt dagegen keine Rolle, ob Ihr Verwalter die Beschlusssammlung handschriftlich oder in elektronischer Form führt. Entscheidend ist allein, dass die Sammlung übersichtlich und bei Ihrem Verwalter einsehbar ist.

27. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.