MenüMenü

Checkliste Betriebskosten zum kostenlosen Download:
Hilfreiche Checkliste zum Ausdrucken & zum täglichen Gebrauch als PDF . . . . . .
Hier Klicken und Checkliste erhalten ➜

So stellen Sie eine Betriebkostenabrechnung auf

Zur Erstellung der Abrechnung listen Sie die Gesamtkosten zunächst übersichtlich auf.

Sie nehmen alle Kostenarten auf, deren Umlage Sie mit den Mietern vereinbart haben. Bei Wohnraummietern können das alle Kostenarten sein, die in der BetrKV aufgeführt sind.

Eine ausführliche Übersicht mit Beispielen finden Sie am Ende des Beitrags.

Benennen Sie in Ihrer Abrechnung die einzelnen Kostenarten!

Eine ordnungsgemäße Abrechnung setzt voraus, dass Sie für jede einzelne Betriebskostenart die angefallenen Gesamtkosten angeben (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).

Also auch die Kosten, die nicht umgelegt werden, etwa die nicht umlagefähigen Hausmeisterkosten.

Schriftliche Abrechnung für jeden Mieter

Die Voraussetzungen einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung hat der BGH in einer aktuellen Entscheidung definiert (BGH, Beschluss v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08). Danach muss Ihre Abrechnung die folgenden 4 Mindestangaben enthalten:

  1. Zusammenstellung aller Gesamtkosten
  2. Angabe des Umlageschlüssels
  3. Ausweisung des Anteils Ihres Mieters
  4. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Verständlichkeit ist oberstes Gebot

Das Wichtigste an einer Abrechnung ist, dass sie für den Mieter selbsterklärend und nachvollziehbar ist. Der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten muss sich aus der Division der Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel ergeben.

Vom Ergebnis sind dann nur noch die vom Mieter schon geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen.

Neue Kosten abwälzbar

Auch erst nach Abschluss des Mietvertrags neu entstandene Betriebskosten müssen Ihre Mieter zahlen. Dies müssen Sie grundsätzlich im Mietvertrag vereinbart haben. In einem vom BGH entschiedenen Fall ging es um eine Sach- und Haftpflichtversicherung, die erst nach Mietbeginn abgeschlossen wurde.


Betriebskostenabrechnung 2016:
Alles, was Ihr Mieter zahlen muss – kompakt im Überblick

Vermeiden Sie unnötige Streitereien mit Ihren Mietern. Erstellen Sie von vornherein eine unangreifbare Betriebskostenabrechnung.

Alle Positionen, die Sie für das letzte Jahr abrechnen dürfen – kompakt zusammengefasst in einer praktischen Übersicht –, finden Sie in der top-aktuellen Sonderveröffentlichung „Betriebskostenabrechnung 2016“.

Klicken Sie jetzt hier, um sich "Betriebskostenabrechnung 2016" GRATIS zu sichern! ➜


Im Mietvertrag war vereinbart, dass der Mieter die Kosten gemäß der Betriebskostenverordnung zu tragen hat, und dass erstmals nach Mietbeginn neu entstehende Betriebskosten umgelegt werden dürfen.

Der BGH entschied, dass die Mieter die Kosten zahlen müssen (BGH, Urteil v. 27.09.08, Az. VIII ZR 80/06).

Sie möchten erstmalig die Kosten für Ihren neuen Kabelanschluss umlegen. Falls Sie im Mietvertrag auch einen Verweis auf die BetrKV haben, ist das möglich.

Legen Sie die Gesamtkosten anhand der Umlageschlüssel um

Nachdem Sie die Gesamtkosten Ihrer Immobilie ermittelt haben, legen Sie diese anhand der Umlageschlüssel auf Ihre Mieter um. Ist in Ihrer Betriebskostenabrechnung der Umlageschlüssel unverständlich, liegt ein formeller Mangel vor.

Dies führt zur Unwirksamkeit der Abrechnung.

Erforderlich ist also, dass für Ihre Mieter die Umlageschlüssel für jede einzelne Betriebskostenart ersichtlich sind (BGH, Urteil v. 09.04.08, Az. VIII ZR 84/07). Sie geben für jede Kostenposition den entsprechenden Schlüssel in der Abrechnung an.

Verträge prüfen

Nach welchem Schlüssel Sie die Gesamtkosten umlegen, hängt in erster Linie von den Vereinbarungen in Ihren Mietverträgen ab.

Die Umlageschlüssel können Sie grundsätzlich frei vereinbaren, mit Ausnahme des Schlüssels für die Heiz- und Warmwasserkosten. Für die „kalten“ Betriebskosten kommen beispielsweise als Umlageschlüssel in Betracht:

  • Verhältnis der Wohnfläche
  • Anzahl der Wohneinheiten
  • Personenzahl
  • Verbrauch (zum Beispiel bei Wasser)

Sie können im Mietvertrag die Umlage der Müllgebühren nach Personen, des Allgemeinstroms nach der Anzahl der Wohnungen und des Wassers nach Verbrauch vereinbaren. Ebenfalls ist es möglich, in einem Objekt verschiedene Umlageschlüssel anzuwenden.

Wichtig: Haben Sie keinen Umlageschlüssel vereinbart, verteilen Sie die Kosten nach Quadratmetern, also dem Verhältnis der Fläche. So steht es im Gesetz.

Flächenabweichungen ab 10% beachten

Bei einer Umlage nach der Wohnfläche ist auch eine falsche Angabe im Mietvertrag zur Flächengröße unbeachtlich. Etwas anderes gilt nur, wenn die Abweichung mehr als 10% ausmacht. Dann legen Sie die tatsächliche Wohnfläche zugrunde (BGH, Urteil vom 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).

Achtung: Sie haben bei einer Verteilung nach Personen die exakte Zahl zu ermitteln.

Dabei dürfen Sie sich nicht auf die Auskunft aus dem Melderegister verlassen. (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).

Herleitung des Umlageschlüssels

Ihre Abrechnung ist formell fehlerhaft, wenn der Schlüssel nur als Bruchteil oder Prozentsatz angegeben wird.

Hier müssen Sie aufpassen und immer angeben, wie Sie den Quotienten herleiten.

Richtig machen Sie es mit folgenden Angaben: „Gesamtwohnfläche: 540 m², Ihre Wohnfläche: 90 m²; der Umlageschlüssel: 1/6“. Die bloße Angabe des Quotienten (1/6 bzw. 16,67%) ist dagegen falsch.

Personenzahl angeben

Das Gleiche gilt, wenn Sie als Umlageschlüssel die Zahl der Nutzer vereinbart haben. Auch hier müssen Sie immer Ihrem Mieter die Zahl der Nutzer seiner Wohnung sowie die Zahl aller Nutzer im Gebäude angeben.

Die Personenzahl müssen Sie vor Ort ganz genau ermitteln, denn es ist nicht zulässig, dass Sie diese anhand einer Melderegisterauskunft zugrunde legen (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).

Wenn der Umlageschlüssel danach verständlich ist, brauchen Sie ihn darüber hinaus nicht erläutern. Insbesondere ist es nicht erforderlich, dass Sie dem Mieter erklären, wie Sie die Flächenangaben im Einzelnen ermittelt haben (BGH, Urteil v. 28.05.08, Az. VIII 261/07).

Die Änderung der Umlageschlüssel

Ihre Umlageschlüssel können Sie nicht einfach ändern, mit 2 Ausnahmen:

  • Sie einigen sich mit Ihren Mietern.
  • Sie wollen künftig den individuellen Verbrauch oder die Verursachung erfassen. Ihr Mieter braucht dann nicht zustimmen. Sie teilen ihm dies vor Beginn des Abrechnungszeitraums schriftlich mit.
  • Sie installieren Wasseruhren. Damit können Sie den individuellen Verbrauch erstmalig ermitteln.

3. Januar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.