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Betriebskostenabrechnung 2015: Rechte und Pflichten nach der Abrechnung

In Deutschland betreffen die meisten Rechtsstreitigkeiten vor Gericht das Mietrecht, wobei es dann in fast jedem 5. Fall (18,8%) um Betriebskostenabrechnungen geht. Einem Rechtsstreit vorbeugen bzw. ihn für sich entscheiden kann man nur, indem man eine ordnungsgemäße Abrechnung erstellt und sich mit den Rechten und Pflichten auskennt.

Viele Vermieter und Mieter wissen nicht welche Rechte und Pflichten sie nach der Abrechnung haben. Wir haben das an dieser Stelle zusammengefasst. Die Darstellung erfolgt auf Grundlage aller aktuellen, wichtigen und für Sie vorteilhaften Urteile.

Wichtig: Die Vorauszahlungen anpassen

Ergibt sich aus der Abrechnung, dass die Vorauszahlungen des Mieters nicht ausreichend waren und der Mieter deshalb eine Nachzahlung zu leisten hat, dürfen Vermieter die Vorauszahlungen mit der Abrechnung oder unmittelbar danach auf eine angemessene Höhe erhöhen.

Dieses Recht hat auch der Mieter: Hat sich gezeigt, dass die Vorauszahlungen zu hoch angesetzt waren, dem Mieter also ein Guthaben zu erstatten ist, darf er eine Ermäßigung der Vorauszahlungen verlangen.

Grundlage der Anpassung ist die Betriebskostenabrechnung, die in jeder Hinsicht korrekt sein muss. Oder anders gesagt: Ist die Abrechnung fehlerhaft, muss der Mieter hierauf gestützt keine Erhöhung der Vorauszahlungen akzeptieren, bzw. darf die Vorauszahlungen sogar eigenmächtig neu berechnen (BGH, Urteil v. 06.02.13, Az. VIII ZR 184/12).

Verlangt der Mieter keine Ermäßigung der Vorauszahlungen, sind Vermieter von sich aus hierzu ebenso wenig verpflichtet wie zu einer Erhöhung der Vorauszahlungen, wenn sie nach der Abrechnung möglich wäre. Dies ist zwar wirtschaftlich sinnvoll, aber vorgeschrieben ist die Anpassung nicht.

Für die Anpassung der Vorauszahlungen ist die Textform vorgeschrieben. Vermieter und Mieter können die Mitteilung also per E-Mail oder Fax versenden. Sie können aber auch einen Brief schicken, der dann zwar keine Unterschrift tragen muss, wohl aber am Ende den Namen des Erklärenden (§ 560 Abs. 4 BGB). Wird diese Form nicht gewahrt, ist die Anpassung unwirksam, wobei sie allerdings wiederholt werden kann.

Vorteil Nr. 1: Anpassung der Vorauszahlungen auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist

Auch wenn Vermieter die Abrechnungsfrist versäumt haben, dürfen sie die Betriebskostenvorauszahlungen gemäß § 560 Abs. 4 BGB anpassen. Dies ist möglich, wenn sich aus der (verspäteten) Abrechnung ergibt, dass die bisherigen Vorauszahlungen zu niedrig bzw. nicht kostendeckend angesetzt waren (BGH, Urteil v. 16.06.10, Az. VIII ZR 258/09).

Das gleiche Recht hat aber auch der Mieter: Auch auf Grundlage einer verspäteten Abrechnung darf ein Mieter die Herabsetzung seiner Betriebskostenvorauszahlungen verlangen, wenn die Abrechnung zeigt, dass sie bisher zu hoch angesetzt waren (BGH, Urteil v. 18.05.11, Az. VIII ZR 271/10).

Vorteil Nr. 2: Kündigung wegen Zahlungsverzugs rechtmäßig

Zahlt der Mieter die Vorauszahlungen nicht, kann man ihm wegen Zahlungsverzugs kündigen, wenn der Mieter die Vorauszahlungen nicht (in voller Höhe) leistet, der Rückstand mehr als 2 Monatsmieten erreicht und man sich nicht mit der Abrechnung der Vorauszahlungen in Verzug befindet.

Für die Berechnung dieses Rückstandes dürfen Vermieter auch erhöhte Vorauszahlungen heranziehen, also die Erhöhung, die auf Grundlage der Betriebskostenabrechnung vorgenommen wurde (BGH, Urteil v. 18.07.12, Az. VIII ZR 1/11).

Vorteil Nr. 3: Forderung der Verzugszinsen nach Zahlungsverzug rechtmäßig

Zahlt der Mieter die von ihm geschuldeten Vorauszahlungen nicht oder nicht in voller Höhe, dürfen Vermieter die gesetzlichen Verzugszinsen von ihm verlangen (§ 288 BGB).

Dies gilt sogar dann, wenn bereits Abrechnungsreife eingetreten ist, weshalb der Vermieter die Vorauszahlungen selbst nicht mehr einfordern darf, sondern dem Mieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen muss (BGH, Urteil v. 26.09.12, Az. XII ZR 112/10).


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Für Sicherheitszuschläge braucht ein Mieter nur zu zahlen, wenn sie ganz konkret begründet werden

Betriebskosten steigen ständig und Vermieter finanzieren sie vor, wenn die Vorauszahlungen des Mieters nicht ausreichend sind. Deshalb ist es im eigenen Interesse, einen „Sicherheitszuschlag“ zu kalkulieren. Allerdings darf man das nur, wenn man die erwartete Kostensteigerung ganz konkret begründen kann. Ein Zuschlag allein aufgrund der Lebenserfahrung ist dagegen unzulässig und müsste vom Mieter nicht bezahlt werden (BGH, Urteil v. 28.09.11, Az. VIII ZR 294/10).

Beispiel: Wenn dem Vermieter bekannt ist, dass die Grundsteuer im Laufe des nächsten Abrechnungszeitraums steigt oder die Gärtnerei bereits angekündigt hat, dass sie die Preise anheben wird, darf er insoweit einen Zuschlag für die Vorauszahlungen kalkulieren.

So rechnen Vermieter richtig: Bestehen keine konkreten Anhaltspunkte für eine Kostensteigerung, entspricht die Höhe der künftigen Vorauszahlungen dem Rechenergebnis aus der Summe der in der letzten Abrechnungsperiode angefallenen Betriebskosten, geteilt durch 12 Monate. Einen abstrakten Sicherheitszuschlag darf man – wie gesagt – nicht hinzurechnen. Dieser Rechenweg muss für den Mieter nachvollziehbar sein.

Haben Vermieter die Anpassung in formell ordnungsgemäßer und rechnerisch richtiger und nachvollziehbarer Weise an den Mieter gerichtet, stellt sich nun die Frage, ab wann die geänderten Vorauszahlungen vom Mieter zu zahlen sind.

Die Antwort lautet: Hat die derart korrekte Erklärung den Mietvertragspartner erreicht, sind die neuen Vorauszahlungen ab dem nächsten Fälligkeitstermin geschuldet.

Beispiel: Die Betriebskostenabrechnung mit Erklärung, dass sich auf Grundlage der Berechnung die Vorauszahlungen künftig erhöhen werden, erreicht den Mieter am 15.03. – nun schuldet er die erhöhten Vorauszahlungen zum nächsten Fälligkeitstermin. Und das ist in der Regel die Fälligkeit der Miete, die monatlich bis zum 3. Werktag entrichtet werden muss (§ 556b BGB).

Tipp: Erklären Sie die Anpassung der Vorauszahlungen am besten gleich in der Betriebskostenabrechnung selbst.

Für Gewerbemietverträge besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Anpassung der Vorauszahlungen. Manche Gerichte bejahen ihn aber auf der Grundlage von „Treu und Glauben“ (§ 242 BGB). Freilich kann ein Anpassungsrecht im Mietvertrag vereinbart werden.

Dies sind die Rechte und Pflichten des Vermieters nach der Abrechnung

Nachdem ein Mieter seine Abrechnung erhalten hat, gibt es in der Praxis erfahrungsgemäß häufig Streit – deshalb ist es so wichtig, dass Vermieter über ihre Rechte und Pflichten genau Bescheid wissen.

Das sind Ihre Rechte als Vermieter im Einzelnen

  • Eine Nachzahlung entstandener und von Vorauszahlungen nicht gedeckter Betriebskosten kann man nur verlangen, wenn man dem Mieter eine formell ordnungsgemäße und rechnerisch richtige Betriebskostenabrechnung erteilt hat (BGH, Urteil v. 27.11.02, Az. VIII ZR 108/02).
  • Ist dies der Fall, befindet sich der Mieter spätestens 4 Wochen nach Erhalt der Abrechnung in Verzug und muss die Nachforderung zahlen (manche Gerichte gehen von 2 Wochen aus). Bestimmen Vermieter das Verzugsdatum, gilt dies: Mit Verzugseintritt darf man vom Mieter Verzugszinsen in Höhe von 5% über dem Basiszinssatz fordern (§ 288 BGB).
  • Ein Abrechnungsguthaben dürfen Vermieter mit bestehenden Mietrückständen des Mieters oder Nachforderungen aus vergangenen Betriebskostennachforderungen verrechnen.

Tipp: Wann man innerhalb der 1-jährigen Abrechnungspflicht abrechnet, liegt in den eigenen Händen. Das heißt: Erwartet man eine Nachforderung, sollte man möglichst bald nach Ablauf der Abrechnungsperiode abrechnen, zumal man dann – bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist – auch noch etwaige Abrechnungsfehler zulasten des Mieters korrigieren darf. Erwarten Vermieter, dass die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters ergibt, dürfen sie auch erst am Ende der Abrechnungsfrist abrechnen – und so dessen Auszahlung hinauszögern (hierzu sogleich).

Hintergrund: Zieht ein Mieter während der Abrechnungsperiode aus, kann er keine Zwischenabrechnung verlangen (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB). Vielmehr muss er die reguläre Abrechnung abwarten und es sich auch gefallen lassen, dass die Kaution (teilweise) einbehalten wird (BGH, Urteil v. 18.06.06, Az. VIII ZR 71/05).

Das sind Ihre Pflichten als Vermieter im Einzelnen

  • Ein Abrechnungsguthaben müssen Vermieter dem Mieter unverzüglich auszahlen, wenn man keine fälligen Gegenforderungen hat. Tun Vermieter dies nicht, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht: Er darf seine laufenden Zahlungen (Miete und Betriebskosten) als Druckmittel vorübergehend einstellen. Das Guthaben auf die neue Abrechnungsperiode vortragen dürfen Vermieter nur mit Zustimmung des Mieters.
  • Dem Mieter hat man Einsicht in die Original-Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Ein Mieter darf also auch Einsicht in die einschlägigen Verträge nehmen, etwa in Wärmelieferungsverträge oder Wartungsverträge für den Fahrstuhl. Ebenso darf er relevante Arbeitsverträge einsehen, und zwar auch diejenigen, die mit dem Hausmeister geschlossen wurden (BGH, Beschluss v. 13.09.11, Az. VIII ZR 45/11). Der Datenschutz steht dem nicht entgegen.
  • Das Fotokopieren haben Vermieter dem Mieter zu gestatten. Sie können hierfür aber ein Nutzungsentgelt (ca. 0,25 € pro kopierter Seite) verlangen. Die Einsichtnahme hat grundsätzlich am Ort der Aufbewahrung der Unterlagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten und nach Vereinbarung eines Termins zu erfolgen. Befindet sich am Ort der Einsichtnahme kein Fotokopierer, ist einem Mieter zumutbar, die Betriebskostenbelege mit einer Digitalkamera abzufotografieren (AG Berlin-Charlottenburg, Beschluss v. 05.08.10, Az. 216 C 111/10).
  • Nur ausnahmsweise haben Vermieter dem Mieter die Abrechnungsbelege zu kopieren und zuzusenden, wenn ihm eine Einsichtnahme vor Ort nicht zumutbar ist (wegen Krankheit oder großer Entfernung von mehr als 40 km). Unzumutbar ist einem Mieter die Einsichtnahme auch, wenn das Mietverhältnis „zerrüttet“ ist (LG Berlin, Urteil v. 11.06.14, Az. 65 S 233/13). In diesem Fall darf man dem Mieter 0,25 € pro kopierter Seite berechnen (BGH, Beschluss, v. 13.04.10, Az. VIII ZR 80/09). Auch die Zusendung auf einer CD ist zulässig. Unterhält der Vermieter einen Zweitsitz am Ort des Mietobjekts, muss er dem Mieter dort die Einsicht ermöglichen (AG Günzburg, Urteil v. 21.07.14, Az. 2 C 837/13).

Bitte beachten: Wird einem Mieter die Einsicht in die Betriebskosten-Belege verweigert, darf er eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung verweigern und auch die Zahlung der laufenden Vorauszahlungen einstellen (BGH, Beschluss v. 22.11.11, Az. VIII ZR 40/11). Allerdings müssen Vermieter bzw. Mietverwalter nicht von sich aus dem Mieter die Einsicht in die Betriebskostenbelege anbieten, sondern diesem Wunsch nur entsprechen (AG Pankow-Weißensee, Urteil v. 14.07.14, Az. 101 C 85/14).

Tipp: Bieten Sie Ihrem Mieter zur Vermeidung von Auseinandersetzungen gleichwohl schon in der Abrechnung an, Einsicht in die relevanten Abrechnungsbelege nehmen zu können, und zwar nach entsprechender Terminvereinbarung zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten.

Vorteil – diese Unterlagen müssen nicht vorgelegt werden

Unterlagen, die nicht Gegenstand der Abrechnung sind, darf ein Mieter aber nicht einsehen – insbesondere darf ein Mieter nicht verlangen, die Beschlüsse oder die Teilungserklärung der Wohnungseigentümergemeinschaft einzusehen (BGH, Beschluss v. 13.09.11, Az. VIII ZR 45/11).

Hat man mit einem sogenannten Contractor einen Wärmelieferungsvertrag abgeschlossen, braucht man dem Mieter aber nicht die Rechnung vorzulegen, die der Contractor von seinem Vorlieferanten erhielt (BGH, Urteil v. 03.07.13, Az. VIII ZR 322/12).

24. Juli 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Tobias Mahlstedt. Über den Autor

Dr. Tobias Mahlstedt ist Chefredakteur vom „Immobilien-Berater“, „VermieterRecht aktuell“ und „Der Eigentümer Brief“. Außerdem ist er Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Wirtschaftsmediator. Dr. Mahlstedt ist Rechtsanwalt in der auf das gesamte Bau- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei BÖRGERS Fachanwälte & Notare in Berlin und Herausgeber/Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht.