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Betriebskostenabrechnung – Diese 7 Fehler sollten Vermieter unbedingt vermeiden

Jedes Jahr erstellen Vermieter und Verwalter mit viel Mühe die Betriebskostenabrechnungen für ihre Mieter. Und jedes Jahr aufs Neue bemängeln Mieter die Abrechnung, weigern sich, die Nachzahlung zu leisten, oder geben sich mit der Höhe des Guthabens nicht zufrieden.

Doch Vermieter sollten gegenüber Einwendungen stets kritisch sein. Die Praxis zeigt: Die meisten Beanstandungen der Mieter sind unerheblich, – wie auch die nachfolgende Übersicht zeigt.

Übersicht „Betriebskostenabrechnung“: Diese Einwände Ihres Mieters sind unbeachtlich
Das bemängelt Ihr MieterSo kontern Sie erfolgreichGerichtsurteil
„Zu dieser großen Nachzahlung bin ich nicht verpflichtet. Der Vermieter hätte die Vorauszahlungen angemessen kalkulieren müssen.“Eine angemessene Kalkulation der Vorauszahlungen liegt auch im Vermieterinteresse. Eine Verpflichtung hierzu besteht aber nicht.BGH, Urteil v. 11.02.04, Az. VIII ZR 195/03
„Die Abrechnung enthält Fehler und ist daher unwirksam, sodass ich die Nachzahlung nicht zu leisten brauche.“Unwirksam ist Ihre Abrechnung nur, wenn eine der folgenden Mindestangaben fehlt:

·         eine Zusammenstellung aller jeweiligen Gesamtkosten,

·         die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,

·         die Berechnung des Anteils des Mieters,

·         der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

BGH, Urteil v. 09.04.08, Az. VIII ZR 84/07

 

„Die Abrechnung ist unwirksam, weil die Gesamtkosten aus mehreren Abrechnungsjahren anteilig zusammengesetzt sind.“Wenn sich Ihre Abrechnungsperiode und die des Versorgungsunternehmens nicht decken, dürfen Sie die Rechnungen des Versorgungsunternehmens aus verschiedenen Jahren jeweils anteilig berücksichtigen. Dieses Vorgehen brauchen Sie in Ihrer Betriebskostenabrechnung nicht offenzulegen.BGH, Urteil v. 02.04.14, Az. VIII ZR 201/13
„Solange der Vermieter mir keine Belege zuschickt, brauche ich nicht zu zahlen.“Grundsätzlich ist der Mieter verpflichtet, beim Vermieter bzw. im Büro des Verwalters Einsicht in die Belege zu nehmen. Eine Zusendung kann er nur ausnahmsweise verlangen, wenn er etwa wegen großer Entfernung oder aus gesundheitlichen Gründen an der Einsichtnahme vor Ort gehindert ist. Die Zusendung der Belege dürfen Sie von einer Gebührenerstattung (25 bis 50 Cent pro Seite) abhängig machen.BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05
„Nach Ablauf der Abrechnungsfrist darf der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht mehr zu meinen Lasten abändern.“Auf den ersten Blick erkennbare „offenkundige Abrechnungsfehler“ darf ein Vermieter auch noch nach Ablauf der einjährigen Abrechnungsfrist zulasten des Mieters korrigieren.BGH, Urteil v. 30.03.11, Az. VIII ZR 133/10
„Der Vermieter hat mir bereits ein Guthaben aus der Abrechnung ausgezahlt. Das kann er nun nicht mehr zu meinen Lasten ab­ ändern.“Trotz Auszahlung eines Betriebskostenguthabens ist eine spätere Korrektur auch noch zulasten des Mieters möglich. Vorausgesetzt, die einjährige Abrechnungsfrist ist noch nicht abgelaufen.BGH, Urteil v. 12.01.11, Az. VIII ZR 296/09 und Urteil v. 10.07.13, Az. XII ZR 62/12
„Die in Rechnung gestellten Kosten liegen weit über den Angaben eines Betriebskostenspiegels. Sie verstoßen daher gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot.“Die bloße Behauptung eines Verstoßes gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot ist unbeachtlich. Der Mieter muss unter Bezugnahme auf Ihre konkreten Abrechnungsunterlagen genau belegen können, dass für die Auswahl Ihres Anbieters keine sachlichen Gründe gegeben sind. Für diesen Nachweis reicht der Hinweis auf einen sogenannten Betriebskostenspiegel nicht aus.BGH, Urteil v. 06.07.11, Az. VIII ZR 340/10
„Das Heizöl hätte billiger eingekauft werden können. Den in Rechnung gestellten Preis zahle ich nicht.“Sie sind nicht verpflichtet, das Heizöl zu dem bestmöglichen Preis einzukaufen.LG Berlin, Urteil v. 30.07.14, Az. 65 S 12/14
Der Mieter legt Ihnen preisgünstigere Angebote anderer Anbieter vor und ist nur bereit, in der dort ausgewiesenen Höhe zu zahlen.Sie brauchen ungünstige Verträge nicht vor Ende ihrer Laufzeit zu kündigen, um zu einem preisgünstigeren Anbieter zu wechseln.BGH, Urteil v. 28.11.07, Az. VIII ZR 243/06
„Die hohen Kosten der alten Heizungsanlage zahle ich nicht. Der Vermieter müsste die Heizung endlich modernisieren.“Das Weiterbetreiben einer technisch fehlerfrei arbeitenden alten Heizungsanlage verstößt nicht gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Auch hohe Kosten dürfen Sie in Ihre Abrechnung einstellen.BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06
„Was ich nicht nutze, muss ich auch nicht bezahlen.“ So verweigern Mieter die Zahlung von Gartenpflegekosten oder Erdgeschossmieter die Zahlung von Aufzugskosten.Der gute optische Eindruck eines gepflegten Gartens kommt jedem Mieter zugute, auch wenn keine Gartennutzung vereinbart ist.

An den Aufzugskosten dürfen Sie den Erdgeschossmieter beteiligen, selbst wenn weder Keller noch Dachboden zur Wohnung gehören.

BGH, Urteil v. 26.05.04, Az. VIII ZR 135/03

BGH, Urteil v. 20.09.06, Az. VIII ZR 103/06

„Sperrmüllkosten sind keine Betriebskosten.“Die Kosten für wiederkehrende Sperrmüllbeseitigung von den Gemeinschaftsflächen dürfen Sie selbst dann in Ihrer Betriebskostenabrechnung umlegen, wenn der Müll von Dritten abgeladen wurde.BGH, Urteil v. 13.01.10, Az. VIII ZR 137/09
„Die Wasserzähler, auf denen die Abrechnung der Wasserkosten beruht, sind nicht (mehr) geeicht.“Ihre Betriebskostenabrechnung wird hinsichtlich der Wasserkosten nicht deshalb unwirksam, weil die Eichfrist bereits abgelaufen ist. Können Sie nachweisen, dass die angezeigten Werte zutreffend sind, dürfen Sie diese Ihrer Abrechnung zugrunde legen.BGH, Urteil v. 17.11.10, Az. VIII ZR 112/10

Vereinbarungen zu den Betriebskosten: Diese 7 Fehler sollte man unbedingt vermeiden

Die Betriebskosten steigen kontinuierlich – nicht nur aufgrund vielerorts erfolgter Anhebung der öffentlichen Gebühren. Daher ist es für Vermieter von besonderer Bedeutung, bereits zu Beginn des Mietverhältnisses die Weichen richtig zu stellen.

Denn von den Vereinbarungen im Mietvertrag hängt ab, ob Vermieter von ihren Mietern eine Erstattung der entstandenen Betriebskosten verlangen dürfen. Wir zeigen, wie Vermieter garantiert nicht auf ihren Kosten sitzen bleiben.

Fehler 1: Fehlende Vereinbarung zu den Betriebskosten

Wurde im Mietvertrag nicht ausdrücklich geregelt, dass der Mieter neben der Miete noch die Betriebskosten trägt, können Vermieter von ihm keine Betriebskostenzahlung verlangen. Denn gemäß § 535 Abs. 1 BGB hat der Vermieter den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache zu gewährleisten und die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.

Also: Nur wenn der Mietvertrag die Verpflichtung des Mieters enthält, Betriebskosten zu tragen, können ihm diese separat berechnet werden. Prinzipiell stehen Vermietern 2 Arten von Betriebskostenvereinbarungen zur Verfügung (§ 556 Abs. 2 BGB):

  • Pauschale
  • Vorauszahlung

Bei der Pauschale zahlt der Mieter einen festen monatlichen Betrag für die Betriebskosten. Eine Abrechnung hierüber findet nicht statt. Vielmehr liegt es in der Verantwortung des Vermieters, den Pauschalbetrag so zu kalkulieren, dass er die tatsächlich entstehenden Kosten deckt.

Hierin liegt zugleich ein Risiko: Betriebskosten, die vom individuellen Verbrauch des Mieters abhängen, beispielsweise Heizung, Wasser oder Müllbeseitigung, lassen sich nur sehr grob abschätzen. Verursacht der Mieter höhere Kosten, als bei der Kalkulation zugrunde gelegt wurde, geht das zu Lasten des Vermieters und mindert den Mietertrag. Finanziell auf der sicheren Seite ist man demgegenüber, wenn stattdessen eine Betriebskostenvorauszahlung mit dem Mieter vereinbart wurde.

Tipp: Unser Formular verwenden

Verwenden Sie beim Abschluss eines neuen Mietvertrags das Vertragsformular von VermieterRecht aktuell, das Sie unter www.gevestor-login.de herunterladen können. 7


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Es sieht die Vereinbarung von Betriebskostenvorauszahlungen vor. Sie brauchen lediglich den konkreten monatlichen Vorauszahlungsbetrag in die entsprechende Zeile des Formulars einzutragen.

Fehler 2: Unbestimmte Vereinbarung

Aus dem Mietvertrag muss sich eindeutig ergeben, welche Betriebskostenarten separat vom Mieter zu tragen sind. Eine allgemeine Vereinbarung, dass der Mieter

  • „alle Nebenkosten“,
  • „die mit dem Mietobjekt verbundenen Betriebskosten“ oder
  • „die üblichen Nebenkosten“ zu tragen hat, genügt nicht. Denn hier kann der Mieter nicht erkennen, welche Kosten neben der Miete auf ihn zukommen kö

Das bedeutet nun nicht, dass Vermieter die einzelnen Betriebskostenarten im Mietvertrag detailliert aufzählen müssen. Vielmehr genügt es, auf die entsprechenden gesetzlichen Regelungen, nämlich § 556 Abs. 1 BGB oder die Betriebskostenverordnung, Bezug zu nehmen.

Dies hat der BGH in einem Grundsatzurteil bereits entschieden (Urteil v. 27.06.07, Az. VIII ZR 202/06). Vom Mieter kann erwartet werden, dass er diese Verordnung kennt oder sich entsprechend informiert. Vermieter brauchen den Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV nicht dem Mietvertrag beizulegen.

Fehler 3: Bezugnahme auf einen veralteten Betriebskostenkatalog

Dieser Fehler passiert Vermietern leicht, wenn sie für ihren Mietvertrag ein veraltetes Formular verwenden. Denn die gesetzlichen Regelungen zur Betriebskostenumlage haben sich geändert:

  • Bis zum 31.12.2003 galt die Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung (BV).
  • Seit dem 01.01.2004 gilt die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

In Mietverträgen, die ab dem 01.01.2004 abgeschlossen werden, ist daher immer auf die §§ 1 und 2 BetrKV zu verweisen.

Musterformulierung: „Der Mieter trägt die Betriebskosten gemäß §§ 1, 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV).“

Ein Verweis auf die außer Kraft gesetzte Berechnungsverordnung wäre in diesen Verträgen unwirksam. Die fatale Folge: Eine Abrechnung der Betriebskosten am Jahresende kommt dann nicht in Betracht. Der Mieter schuldet eine etwa vereinbarte monatliche Vorauszahlung in einem solchen Fall jedoch als Teil der Miete.

Fehler 4: Hervorhebung einiger Betriebskostenarten

Manche Mietverträge enthalten zwar einen allgemeinen Verweis auf die Betriebskostenverordnung, daneben aber noch eine Aufzählung konkreter Betriebskostenarten. Mitunter finden sich solche Betriebskostenaufstellungen auch in einer durch den Vermieter besonders angefertigten Anlage zum Mietvertrag.

Hier ist Vorsicht geboten: Fehlen in einer solchen separaten Auflistung nämlich die Betriebskostenarten, die nach der Betriebskostenverordnung umlegbar wären, dürfen Vermieter die fehlenden Betriebskostenarten dem Mieter nicht in Rechnung stellen.

Gleiches gilt, wenn der Betriebskostenkatalog zwar vollständig wiedergegeben ist, aber nur einige der aufgelisteten Betriebskostenarten angekreuzt oder anders hervorgehoben sind. Denn auch dann gelten nur diese besonders gekennzeichneten Betriebskostenarten als umlegbar.

Fehler 5: Keine Konkretisierung der „sonstigen Betriebskosten“

In manchen Gebäuden entstehen Betriebskosten, die in § 2 Ziff. 1 bis 16 BetrKV nicht genannt sind. Hier ist eine Umlage nicht grundsätzlich ausgeschlossen, denn § 2 Ziff. 17 BetrKV sieht ausdrücklich die Umlage „sonstiger Betriebskosten“ vor.

Die Rechtsprechung verlangt jedoch auch hier eine konkrete Vereinbarung. Das bedeutet: Wollen Vermieter über den Katalog der Ziffern 1 bis 16 hinaus weitere Betriebskosten gegenüber den Mietern abrechnen, müssen sie diese im Mietvertrag konkret benennen. Denn der Mieter kann sonst beim Mietvertragsabschluss nicht erkennen, mit welchen Kosten er unter dem Begriff „sonstige Betriebskosten“ möglicherweise zu rechnen hat.

Sieht das Mietvertragsformular keine Rubrik für die „sonstigen Betriebskosten“ vor, können Vermieter diese einfach unter den sonstigen Vereinbarungen am Vertragsende mit aufnehmen. Musterformulierung: „Als sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Ziff. 17 BetrKV trägt der Mieter die Kosten für …“

Fehler 6: Fehlende Anpassungsvereinbarung bei Betriebskostenpauschalen

Mancher Vermieter bevorzugt, trotz des oben beschriebenen Risikos, die Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale, um sich die Arbeit der jährlichen Betriebskostenabrechnung zu sparen. Gehören Sie zu diesen Vermietern, denken Sie unbedingt daran, im Mietvertrag eine Anpassungsmöglichkeit der vereinbarten Pauschale zu vereinbaren.

Musterformulierung: „Bei Erhöhung oder Neueinführung von Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung nach Abschluss dieses Mietvertrags ist der Vermieter berechtigt, diese durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen. § 560 BGB ist dabei zu beachten.“

Fehlt eine solche Regelung, braucht der Mieter trotz steigender Kosten immer nur den konstanten, bei Mietvertragsbeginn vereinbarten Pauschalbetrag zu zahlen. Das kostet Vermieter Jahr für Jahr bares Geld.

Eine Ausnahme zu Gunsten der Vermieter besteht allerdings bei Altverträgen, die noch vor dem 01.09.2001 abgeschlossen wurden: Hier dürfen die Betriebskostenpauschalen auch ohne besondere Vereinbarung im Mietvertrag an gestiegene Kosten angepasst werden. In solchen Altverträgen können sogar unter Darlegung der Kostensteigerung den in der Brutto- oder Teilinklusivmiete enthaltenen Betriebskostenanteil erhöhen. In heutigen Mietverträgen besteht diese Möglichkeit nicht mehr.

Fehler 7: Umlageschlüssel nicht abgestimmt

Haben Vermieter im Mietvertrag den Umlageschlüssel, nach dem die Betriebskosten auf die Mieter verteilt werden sollen, nicht angegeben? Dann können die Betriebskosten dennoch dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Allerdings sind gemäß § 556a BGB die Kosten, wenn eine besondere Vereinbarung fehlt, immer nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.

Das kann zu einem Mehraufwand der Abrechnung führen, falls Vermieter mit den übrigen Mietern einen von der Wohnfläche abweichenden Umlageschlüssel vereinbart haben. Vermieter sollten sich daher immer beim Abschluss eines neuen Mietvertrags vergewissern, ob die vereinbarten Verteilerschlüssel denen entsprechen, die mit den übrigen Mietern im Haus bereits vereinbart wurden.

Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Vereinbarung des Verteilerschlüssels gelegt werden, wenn Sie eine Eigentumswohnung vermieten. Denn häufig werden die Betriebskosten unter den einzelnen Wohnungseigentümern nicht nach Quadratmetern/Wohnfläche, sondern nach Miteigentumsanteilen abgerechnet.

Musterformulierung: „Die Umlage der Betriebskosten erfolgt entsprechend den Umlageschlüsseln in der Hausgeldabrechnung des Verwalters. Zur Konkretisierung ist die Abrechnung vom … (Datum) als Anlage diesem Mietvertrag beigefügt.“

Gut zu wissen

Bitte beachten: Die Abrechnung von Betriebskosten ist trotz unwirksamer Umlagevereinbarung nicht formell unwirksam. Hat der Mieter die vereinbarungswidrige Kostenumlage nicht innerhalb der Jahresfrist nach Erhalt der Abrechnung gerügt, muss er die Kosten zahlen (BGH, Urteil v. 18.05.11, Az. VIII ZR 240/10, und Beschluss v. 18.02.14, Az. VIII ZR 83/13).

Hat der Vermieter angekündigt, vom Mieter nicht geschuldete Betriebskosten in Zukunft abzurechnen, und zahlt der Mieter daraufhin, liegt darin eine Vertragsänderung. Das bedeutet, dass der Mieter diese Betriebskosten auch in den folgenden Jahren zu zahlen hat (BGH, Urteil v. 09.07.14, Az. VIII ZR 36/14).

Beispiele: Diese Kosten dürfen Vermieters als sonstige Betriebskosten in Wohnraum-Mietverträgen vereinbaren

  • Wartung von Rauchmeldern
  • gesetzlich vorgeschriebene Wartung von Brandmeldeanlagen
  • Wartung und Befüllung von Feuerlöscheinrichtungen
  • regelmäßige Prüfung von Blitzschutzanlagen
  • Dachrinnenbeheizung
  • regelmäßige Dachrinnenreinigung
  • Dichtigkeitsprüfung von Gasleitungen
  • Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsräumen: Fitnessraum, Sauna, Schwimmbad, Hobby- oder Partyraum

23. Juli 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Tobias Mahlstedt. Über den Autor

Dr. Tobias Mahlstedt ist Chefredakteur vom „Immobilien-Berater“, „VermieterRecht aktuell“ und „Der Eigentümer Brief“. Außerdem ist er Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Wirtschaftsmediator. Dr. Mahlstedt ist Rechtsanwalt in der auf das gesamte Bau- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei BÖRGERS Fachanwälte & Notare in Berlin und Herausgeber/Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht.