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Betriebskostenabrechnung erstellen und abrechnen

Die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung kann viel Zeit und Geld beanspruchen. Doch was davon darf auf den Mieter umgelegt werden? Und darf die Abrechnung im Nachhinein korrigiert werden?

Abrechnungskosten

Für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung können Sie keine Kosten berechnen. Das gilt insbesondere auch in den Fällen, in denen Sie beispielsweise eine Hausverwaltung oder einen Rechtsanwalt damit beauftragen.

Die Ihnen dadurch entstehenden Abrechnungskosten müssen Sie selbst tragen, sie sind aber in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abzugsfähig.

Achtung: Eine Ausnahme gilt bei den Wasserzählern und den Heizkosten. Beauftragen Sie ein Unternehmen mit der Berechnung und Aufteilung der Wasserkosten beziehungsweise Heizkosten, sind die Kosten dieses Unternehmens ausnahmsweise umlagefähig, obwohl es sich in diesen Fällen eigentlich um nicht umlagefähige Verwaltungskosten handelt.

Abrechnungsperiode

Mit Abrechnungsperiode wird der Zeitraum bezeichnet, über den die Betriebskostenabrechnung zu erteilen ist. Die Abrechnungsperiode beträgt ein Jahr. Längere Abrechnungsperioden, wie etwa 15 oder 18 Monate, führen dazu, dass die Abrechnung nicht ordnungsgemäß und der Mieter nicht verpflichtet ist, eine in der Abrechnung ausgewiesene Nachzahlung zu leisten.

Der Abrechnungszeitraum muss mit dem Kalenderjahr nicht überein stimmen. Als Beginn der Abrechnungsperiode können Sie jedes beliebige Datum wählen.

Dadurch wird aber der Verwaltungsaufwand unnötig aufgebläht. Deshalb dient in der Vermietungspraxis fast immer das Kalenderjahr als Abrechnungsperiode für die „kalten“ Betriebskosten.

Bei der Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten ist es dagegen sinnvoll, den Abrechnungszeitraum an der Heizperiode zu orientieren. Übliche Abrechnungsperioden sind hier 1. Juni bis 31. Mai oder 1. Juli bis 30. Juni.

Kostentrennung

Die Trennung der Betriebskosten ist zweifach ein Thema:


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  • Die Mietwohnung befindet sich in einem kombinierten Geschäfts-/Wohnhaus.
  • Bei den berechneten Kosten kann es sich um nicht umlagefähige Instandhaltungs- oder auch Verwaltungskosten handeln.

Betriebskosten, die nicht für Wohnraum entstanden sind, müssen vorweg abgezogen werden. Gemeint sind damit die Kosten für Geschäftsräume. Aber auch Garagen gehören in diesem Zusammenhang dazu.

Achtung: Befinden sich beispielsweise im Erdgeschoss des Hauses eine Bäckerei, ein Lebensmittelgeschäft, ein Schnellimbiss oder ein Restaurant, ist beispielsweise der Wasserverbrauch ungleich höher als in den darüber liegenden Wohnungen.

Aber auch bei den Versicherungskosten muss beispielsweise differenziert werden. So ist den Wohnungsmietern nicht zuzumuten, sich an den Prämien für eine Glasversicherung zu beteiligen, die angesichts der Schaufensterfront im Erdgeschoss ohnehin in die Höhe schnellen.

Auch fallen in den Geschäftsräumen noch weitaus höhere Mengen Müll an. Das muss ebenfalls berücksichtigt werden.

Immer dann, wenn der Umfang oder die Art der gewerblichen Nutzung darauf hinweist, dass in diesem Bereich höhere Betriebskosten anfallen als bei den Wohnungen, müssen Sie die auf die Geschäftsräume entfallenden Kosten vorweg ermitteln und abziehen.

Betriebskostenabrechnungen, die diesen Anforderungen nicht gerecht werden, gelten als nicht ordnungsgemäß erstellt. So lange sie nicht korrigiert werden, ist ein etwaiger Nachzahlungsbetrag nicht fällig.

Wie wichtig die Kostentrennung ist, zeigt sich am Beispiel der Kosten für einen Hausmeister. Hier ist sehr sorgfältig danach zu differenzieren, ob es sich bei den von ihm wahrgenommenen Aufgaben um typische Hausmeistertätigkeiten oder aber um eine Tätigkeit handelt, die der Hausverwaltung zuzuordnen ist.

Die auf die Hausverwaltung entfallenden Anteile der Vergütung für den Hausmeister sind im Rahmen der Betriebskostenabrechnung herauszurechnen und von Ihnen als Vermieter zu tragen.

Entsprechendes gilt für die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung. Diese Kosten sind nicht umlagefähig und dürfen deshalb nicht mit auf die Mieter umgelegt werden.

Korrektur der Betriebskostenabrechnung

Hat Ihr Mieter Ihre Betriebskostenabrechnung akzeptiert, können Sie nicht wegen eines Fehlers, den Sie selbst hätten erkennen können, eine Korrektur verlangen. Eine Ausnahme soll nur in extremen Ausnahmefällen möglich sein.

Die Gerichte argumentieren dazu wie folgt: Wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung vorlegt und der Mieter diese akzeptiert und die in der Abrechnung ausgewiesene Nachzahlung vornimmt, gehen beide Vertragsparteien davon aus, dass wenigstens größenordnungsmäßig der errechnete dem tatsächlichen Verbrauch annähernd entspricht.

Abweichungen, die sich in diesem Rahmen halten, sollen zur Vermeidung langwieriger Streitigkeiten anschließend grundsätzlich von keinem Vertragspartner mehr geltend gemacht werden dürfen.

Anders verhält es sich jedoch bei solchen Differenzen zwischen errechnetem und tatsächlichem Verbrauch, wenn beide Werte unterschiedlichen Größenordnungen zuzuordnen sind, insbesondere der eine Wert ein Vielfaches des anderen ausmacht.

Beispiel: In der Betriebskostenabrechnung sind 87 m² Wasserverbrauch berücksichtigt, obwohl es richtigerweise 800 m² sein müssten.

Die Abweichung ist so groß, der Abrechnungsfehler so offensichtlich, dass an sich beide Parteien es sofort hätten bemerken müssen. Eine solche Diskrepanz berechtigt Sie als Vermieter dazu, die Betriebskostenabrechnung zu berichtigen.

Auch Ihr Mieter kann im Einzelfall verlangen, die Betriebskostenabrechnung zu korrigieren. Das ist etwa dann der Fall, wenn er erst im Nachhinein feststellt, dass in der Betriebskostenabrechnung Ausgaben-Positionen in Ansatz gebracht sind, die bei der Vermietung von Wohnraum nicht umlagefähig sind.

Beispiel: Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklage.

27. Mai 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.