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Betriebskostenabrechnung Frist: Verspätete Abrechnung hat Folgen

Das Gesetz legt in § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB fest, dass Sie Ihren Wohnungsmietern binnen eines Jahres nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine Betriebskostenabrechnung zu erteilen haben.

Bei der Vermietung von Gewerberäumen gilt diese Frist nicht, so der BGH (Urteil v. 27.01.10, Az. XII ZR 22/07).

Halten Sie diese Frist für die  Betriebskostenabrechnung nicht, hat dies folgende Konsequenzen für Sie.

Ihr Mieter kann die Abrechnung einklagen

Zunächst einmal: Der Mieter darf eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung von Ihnen verlangen. Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, kann er diesen Anspruch einklagen.

In einem solchen Fall würden Sie zur Erstellung der Abrechnung gerichtlich verurteilt – wobei der Mieter zur Vollstreckung des Urteils ein Zwangsgeld und Ordnungshaft gegen Sie beantragen kann (BGH, Beschluss v. 11.05.06, Az. I ZB 94/05).

Nachforderungen können Sie nicht mehr fordern

Haben Sie Ihrem Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist keine Abrechnung erteilt oder ist die erteilte Abrechnung nicht formell ordnungsgemäß, können Sie von Ihrem Mieter keine Nachzahlung mehr verlangen.

Ihr Vorteil: Was viele Vermieter aber nicht wissen ist, dass sie die vertraglich geschuldeten Betriebskosten- Vorauszahlungen von ihrem Wohnungsmieter noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist verlangen können (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).

Nach seinem Mietvertrag hat der Wohnungsmieter jeden Monat Vorauszahlungen in Höhe von 200 € zu leisten. Von den im Jahr geschuldeten Vorauszahlungen in Höhe von 2.400 € hat der Mieter aber nur 1.750 € gezahlt.

Die Betriebskostenabrechnung, die Sie erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erstellen, ergibt, dass auf den Mieter Betriebskosten in Höhe von 2.670 € entfallen sind.

Lösung: Wegen dem Fristversäumnis können Sie die Nachforderung in Höhe von 270 € nicht mehr von Ihrem Mieter fordern.


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Allerdings bleibt die Forderung der Differenz zwischen geschuldeten und entrichteten Vorauszahlungen in Höhe von 650 € bestehen.

Diesen Betrag muss Ihnen Ihr Mieter nach erfolgter – wenn auch verspäteter Abrechnung – dennoch nachzahlen.

Vorauszahlungen können Sie nicht mehr fordern

Mit Ablauf der Abrechnungsfrist dürfen Sie von Ihrem Mieter keine Vorauszahlungen mehr für die Monate der nun fällig gewordenen Abrechnungsperiode verlangen.

Denn mit Ablauf der Abrechnungsperiode ist die sogenannte Abrechnungsreife eingetreten. Das heißt, dass Sie dann, wenn Sie abrechnen können, auch abrechnen müssen, um die wirkliche Zahlungspflicht Ihres Mieters auf Grundlage der Abrechnung zu bestimmen.

Wichtig: Einem aktuellen Urteil des BGH zufolge können Sie trotz Versäumung der Abrechnungsfrist aber eine Anpassung der Betriebskosten-Vorauszahlungen gemäß § 560 Abs. 4 BGB verlangen.

Dies ist möglich, wenn sich aus der (verspäteten) Abrechnung ergibt, dass die bisherigen Vorauszahlungen zu niedrig bzw. nicht kostendeckend angesetzt waren (BGH, Urteil v. 16.06.10, Az. VIII ZR 258/09).

Der Mieter darf nicht schlechter gestellt werden

Haben Sie Ihrem Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist eine Abrechnung erteilt, die zwar inhaltlich falsch, aber formell ordnungsgemäß ist, müssen Sie diese Abrechnung korrigieren. Allerdings darf der Mieter durch die korrekte Abrechnung nicht schlechter gestellt werden.

Die rechtzeitige, aber falsch berechnete, formell ordnungsgemäße Abrechnung ergibt eine Nachforderung gegen den Mieter in Höhe von 179 €; die Korrektur ergibt dann aber eine Nachforderung von 212 €.

Hier kann Ihr Mieter die Erteilung der korrekten Abrechnung von Ihnen fordern. Ihre Nachforderung ist aber auf den Betrag der falschen Abrechnung (179 €) begrenzt; darüber hinaus ist der Mieter nicht zur Zahlung verpflichtet.

Schlechterstellung möglich bei Korrektur innerhalb Frist

Wichtig: Dies gilt nur, wenn Sie die Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist vornehmen. Erfolgt die Korrektur innerhalb der Abrechnungsfrist, kann sie sich auch zulasten des Mieters auswirken.

Dieser hat dann gegebenenfalls eine höhere Nachforderung zu zahlen bzw. darf von Ihnen die Auszahlung eines korrekten, aber geringeren Guthabens, als ursprünglich falsch ermittelt, fordern.

3 Monate Zeit für Korrektur

Ihr Vorteil: Erhalten Sie nach Ablauf der 1-jährigen Abrechnungsfrist einen Bescheid über die rückwirkende Neufestsetzung des Grundsteuermessbetrags, dürfen Sie eine schon erstellte Abrechnung noch korrigieren – ausnahmsweise auch zulasten des Mieters.

Voraussetzung ist aber, dass Sie die Korrektur innerhalb von 3 Monaten nach Zugang des Bescheids vornehmen. Warten Sie länger, dürfen Sie eine Nachforderung nicht mehr fordern (BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05).

Mieter darf Nachzahlung zurückverlangen

Hat ein Mieter eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung beglichen, obwohl er hierzu wegen nicht eingehaltener Abrechnungsfrist nicht verpflichtet war, darf er die Summe später wieder zurückverlangen.

Denn in diesem Fall ist der Vermieter „ungerechtfertigt bereichert“ (BGH, Urteil v. 18.01.06, Az. VIII ZR 94/05).

Mieter darf laufende Zahlungen zurückbehalten

Hat der Mieter eines noch andauernden Mietvertrags innerhalb der Abrechnungsfrist keine oder keine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten, kann er im laufenden Mietverhältnis die Zahlung der vereinbarten Vorauszahlungen einstellen.

Dies kann er so lange tun, bis er eine in jeder Hinsicht korrekte Abrechnung erhalten hat (BGH, Urteil v. 29.03.06, Az. VIII 191/05).

Rückforderung der Zahlungen nach Mietende

Ist das Mietverhältnis beendet und hat der Mieter für abgelaufene Abrechnungszeiträume keine fristgerechte Abrechnung erhalten, kann er die insoweit geleisteten Vorauszahlungen direkt zurückfordern.

Er muss nicht zunächst auf Erteilung einer Abrechnung klagen, wie der BGH entschieden hat (BGH, Urteil v. 09.03.05, Az. VIII ZR 57/04).

Wichtig: In einem solchen Fall sollten Sie unverzüglich abrechnen. Denn in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bis maximal zur Höhe der vertraglich geschuldeten Vorauszahlungen dürfen Sie die Auszahlung ja verweigern (siehe oben).

21. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.