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Betriebskostenabrechnung: Geben Sie stets alle Kosten an

Die Aufstellung der gesamten Betriebskosten ist mit Tücken verbunden, denn der BGH ist hier sehr streng:

Sowohl dann, wenn Sie Ihren Gewerberaummietern bestimmte Kosten direkt in Rechnung stellen, als auch dann, wenn nicht alle Hauswartkosten umlagefähig sind.

Es gilt: Geben Sie in Ihrer Abrechnung dennoch stets alle Kosten an – also auch die, für die Ihr Mieter gar nicht zahlen soll.

Tun Sie das nicht, ist Ihre Abrechnung allein aus diesem Grund nicht formell ordnungsgemäß und der Mieter muss dann für diese Kosten nicht zahlen (BGH, Urteil v. 14.02.07, Az. VIII ZR 1/06).

Ihre Abrechnung muss fristgemäß zugehen

Ist Ihre Abrechnung formell ordnungsgemäß, müssen Sie seit einem Urteil des BGH vom Januar 2009 ganz besonders darauf achten, dass sie Ihrem Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist auch zugeht (BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08).

Es reicht nicht, wenn Sie die Abrechnung rechtzeitig zur Post geben, sodass der Mieter sie innerhalb der Jahresfrist erhält. Denn Verzögerungen und Verluste bei der Postzustellung gehen zu Ihren Lasten.

Entscheidend ist also, dass der Mieter Ihre Abrechnung rechtzeitig erhält und Sie dies auch nachweisen können (etwa durch eine Bestätigung des Botendiensts oder auch der Post bei Einschreiben).

Tipp: Nutzen Sie Botendienste

Rechnen Sie erst am Ende der Abrechnungsfrist ab und fällt diese in die Weihnachtszeit, sollten Sie Ihre Abrechnung mit einem Botendienst zustellen. Zu Verzögerungen bei der Postzustellung kommt es am Ende des Jahres häufiger – und Briefsendungen per Einschreiben sind hiervon oft ebenso betroffen.

Wichtig: Waren Sie an einer rechtzeitigen Abrechnung ganz oder teilweise gehindert, ohne dass Sie hieran ein Verschulden trifft, können Sie trotz Versäumnis der Abrechnungsfrist noch eine Nachforderung gegen Ihren Mieter geltend machen.

Dies sieht das Gesetz in § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ausdrücklich vor.

Es gilt die 3-Monats-Frist

Was viele Vermieter aber nicht wissen ist, dass die Abrechnung ab dem Zeitpunkt, an dem sie erstellt werden kann, auch innerhalb von 3 Monaten erstellt werden muss. Anderenfalls können Sie nach einer Entscheidung des BGH auch in diesem Fall keine Nachforderung mehr geltend machen (BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05).


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Den Grundsteuerbescheid für 2008 erhalten Sie erst am 8. März des darauffolgenden Jahres. Ihre Abrechnung, die Sie Ihrem Mieter am 10. Dezember 2008 übergeben haben, können Sie nun bis zum 8. Juni 2009 zum Nachteil Ihres Mieters ändern und eine Nachzahlung von ihm verlangen. Danach geht dies nicht mehr.

Und zum Schluss noch ein Wort zur Musterabrechnung rechts, und dort zur Position (Kalt-)Wasser:

Nach Meinung des BGH ist es zulässig, wenn Sie eine Verbrauchsabrechnung, die Sie vom Versorger erhalten, im Rahmen Ihrer Betriebskostenabrechnung direkt an den Mieter weiterleiten (BGH,Urteil v. 16.04.08, Az. VIII ZR 75/07).

Sonstige Betriebskosten

Die folgenden Kosten können Sie auf Ihre Mieter umlegen, sofern sie in Ihrem Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind.

Kosten für…

  • die regelmäßige, in Abständen von bis zu 4 Jahren erforderliche Prüfung von Gebäude-Elektroanlagen
  • die Wartung und Befüllung von Feuerlöscheinrichtungen
  • die Reinigung von Lichtschächten
  • die Wartung von Pumpen
  • die Wartung von Rauchabzugsanlagen
  • die gesetzlich vorgeschriebene Wartung von Brandmeldeanlagen
  • die Wartung der Alarmanlage und der Fernsehüberwachung der Haustür und der Gebäudefront
  • die regelmäßige Prüfung von Blitzschutzanlagen
  • die wiederkehrende Dachrinnenreinigung
  • die Überprüfung von Abwasserrohren
  • den Wachschutz, wenn er vorrangig dem Schutz der Mieter dient
  • die Prüfung einer Druckerhöhungsanlage
  • die Beheizung der Dachrinnen
  • die Wartung von Abwasserreinigungsanlagen
  • die Wartung der Rolltore in Tiefgaragen
  • die Wartung und Bedienung von Schneeräumungsgeräten
  • die Reinigung von Wärmeversorgungsräumen

Anmerkungen: Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Daten der Rechnungen zu den einzelnen Kostenpositionen angeben; auch die vergleichsweise Angabe der Kosten oder Werte aus der vorherigen Betriebskostenabrechnung sind nicht erforderlich.

Sind einzelne Betriebskosten im Verhältnis zum Vorjahr um mehr als 10% gestiegen, haben Sie hierfür allerdings eine nachvollziehbare Begründung zu geben (so sagt es das KG Berlin in seinem Urteilv.12.01.06, Az. 12 U 216/04).

Grundsätzlich haben Sie die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen anzugeben. Geben Sie statt dessen die mietvertraglich geschuldeten Vorauszahlungen an, beeinträchtigt dies die formelle Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung aber nicht (so BGH, Urteil v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08).

28. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.