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Betriebskostenabrechnung: hilfreiche Tipps für eine mustergültige Abrechnung

Bei der Betriebskostenabrechnung kann einiges schief gehen. Damit das nicht geschieht, muss man zumindest die Grundlagen der Abrechnung beherrschen:

Wichtige Termine und Fristen

Grundsätzlich muss man wissen, dass der Mieter fordern darf, dass er innerhalb von einem Jahr nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhält. Nach Erhalt der Abrechnung darf der Mieter 1 Jahr lang Einwendungen hiergegen erheben. Spätere Einwendungen sind rechtlich unerheblich.

Hat der Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten, muss er nach 2 Wochen einen etwaigen Nachzahlungsbetrag zahlen. Aber: Hat der Mieter die Abrechnung nicht innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist erhalten, braucht er eine etwaige Nachforderung aus der Abrechnung nicht zu begleichen.

Für Vermieter bedeutet das: Zahlt der Mieter Vorauszahlungen auf Betriebskosten, muss der Vermieter ihm innerhalb von einem Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erstellen.


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Soweit der Vermieter an der rechtzeitigen Erstellung der Betriebskostenabrechnung schuldlos gehindert ist, darf er die Abrechnung auch nach der Abrechnungsfrist noch erstellen bzw. korrigieren oder ergänzen. Das ist aber sicherlich ein großer Ausnahmefall.

Und: Der Mieter kann nicht verlangen, dass der Vermieter ihm die Belege zur Abrechnung kopiert und zusendet, wenn dem Mieter die Einsicht in die Belege vor Ort zu den üblichen Geschäftszeiten möglich und zumutbar ist (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05).

Betriebskostenabrechnung sollte schriftlich erfolgen

Die Abrechnung sollten Vermieter am besten schriftlich erstellen: Zwar ist es nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, die Schriftform einzuhalten, eine korrekte und wirksame Abrechnung anders zu erstellen, ist aber praktisch weder machbar noch überhaupt denkbar.

Die Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des jeweiligen Mieters, den Abzug der Vorauszahlungen und die am Ende noch zu zahlende oder von ihm zu erstattende Gesamtsumme enthalten.

Noch einmal: Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des vom Vermieter gewählten Abrechnungszeitraums muss den Mietern eine formal ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen sein.

Muster einer Betriebskostenabrechnung

So sollte eine Betriebskostenabrechnung über den Allgemeinstrom, die Gebäudeversicherung und die Müllentsorgungskosten für folgendes Gebäude aussehen:

Gesamtquadratmeter: 300 m2; drei Wohnungen zu je 100 m2; in jeder Wohnung wohnen drei Personen. Die Umlage nach dem Mietvertrag: Strom und Versicherung nach m2, Müllkosten nach Köpfen. Gesamtkosten: Allgemeinstrom 100 €; Versicherung 300 € und Müll 1.000 €. Jeder Mieter hat 400 € Vorauszahlungen geleistet.

 Gesamt-kostenUmlage-schlüsselMieterAMieterBMieterC
Allgemeinstrom100m233,3333,3333,33
Gebäudeversicherung300m2100100100
Müllentsorgung1000Personenzahl333,33333,33333,33
Summe466,66466,66466,66
abzgl. Vorauszahlungen400400400
Zahlbetrag66,6666,6666,66

(sämtliche Beträge in €)

Erläuterung der Betriebskostenabrechnung:

Gesamtquadratmeter:300
Mieter A:100
Mieter B:100
Mieter C:100
Personen:9
Mieter A:3
Mieter B:3
Mieter C:3

Ergebnis: Jeder Wohnungsmieter muss noch 66,66 € nachzahlen.

Fazit: Wenn Sie die Fristen befolgen und alle Angaben in der Betriebskostenabrechnung schriftlich aufnehmen, sollte bei der nächsten Abrechnung auch nichts mehr schiefgehen. Das hier angewandte Muster kann dabei eine große Hilfe sein.

9. Mai 2016

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