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Betriebskostenabrechnung: Nur sinnvolle Kosten umlegen!

Betriebskostenabrechnungen führen oft zu Differenzen zwischen Vermietern und Mietern.

Etliche Mieter, die sich mit einer Nachzahlungsforderung konfrontiert sehen, lassen nichts unversucht, um die Zahlung herumzukommen.

Zunehmend wird dem Vermieter dann vorgeworfen, die in Rechnung gestellten Kosten seien unwirtschaftlich hoch oder gar nicht erforderlich.

Meist können Sie darauf aber gelassen reagieren.

Grundsätzlich gilt: Legt ein Vermieter Betriebskosten auf die Mieter um, die „bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung nicht gerechtfertigt sind“ (Definition in § 20 der Neubaumietenverordnung), so verstößt seine Abrechnung gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Die Folge: Der Mieter muss die unwirtschaftlichen Kostenanteile nicht bezahlen. Die Betriebskostenabrechnung ist um die entsprechenden Beträge zu kürzen, der Mieter muss entweder weniger nachzahlen oder kann eine Rückzahlung überzahlter Vorschüsse verlangen.

Kurz gesagt: Sie dürfen nur betriebswirtschaftlich sinnvolle Kosten auf Ihren Mieter umlegen, mit unnötigen Kosten dürfen Sie ihn nicht belasten. Aber das versteht sich eigentlich von selbst.

Verweigert ein Mieter nun die Nachzahlung wegen angeblich überhöhter Kosten und präsentiert Ihnen einen sogenannten „Betriebskostenspiegel“, beispielsweise eine Betriebskostenübersicht des Deutschen Mieterbundes, lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern. Solche Übersichten geben lediglich grobe Durchschnittswerte an, aus denen sich für den konkreten Fall kaum etwas herleiten lässt.


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Betriebskostenspiegel sind nicht verbindlich

Zwar gibt es ein Urteil des Amtsgerichts Aachen, das die Klage eines Vermieters auf Zahlung von Nachforderungen abgewiesen hat – mit dem Argument, dass nur die Kosten des Betriebskostenspiegels zuzüglich eines Toleranzzuschlags von 20% mit dem Wirtschaftlichkeitsgebot vereinbar seien (AG Aachen, Urteil v. 10.03.08, Az. 10 C 134/07).

Dieses Urteil ist jedoch nicht allgemein verbindlich und wurde mehrfach kritisiert.

Die Frage der Wirtschaftlichkeit muss immer unter Berücksichtigung der konkreten Verhältnisse des einzelnen Falles beantwortet werden.

Allerdings fordern nicht nur die Mieter, sondern vermehrt auch die Gerichte von den Vermietern, Rechenschaft abzulegen, wenn die Betriebskosten die veröffentlichten Durchschnittswerte in Betriebskostenspiegeln oder in Betriebskostenübersichten der Mietspiegel erheblich überschreiten.

Sie müssen in diesen Fällen genau erläutern, warum die in Rechung gestellten Betriebskosten wirtschaftlich sind.

Mit diesen Argumenten zerstreuen Sie den Verdacht der Unwirtschaftlichkeit

Viele Abweichungen zwischen den Werten eines Betriebskostenspiegels und den bei Ihrer Immobilie entstandenen Betriebskosten lassen sich ganz leicht mit den lokalen Verhältnissen begründen. Grundsteuer, Wasser- und Abwassergebühren oder Straßenreinigungsgebühren: Hier haben Sie gar keinen Kostenspielraum, sondern sind an die Gebührensatzungen Ihrer Gemeinde gebunden.

Andere Abweichungen entstehen daraus, dass die Betriebskostenspiegel alle Beträge pro Quadratmeter Wohnfläche angeben. Viele Betriebskosten hängen aber vorwiegend von anderen Faktoren als der Wohnfläche ab.

Beispielsweise werden Straßenreinigungskosten nach der Grundstückslänge oder der Grundstücksfläche abgerechnet, unabhängig davon, ob sich auf dem Grundstück ein kleines Mehrfamilienhaus mit großem Garten befindet oder ein großer städtischer Wohnblock, der links und rechts bis an die Grundstücksgrenze reicht.

Umgerechnet auf den Quadratmeter Wohnfläche sind die Straßenreinigungskosten bei einem Haus mit großem Garten daher erheblich höher als bei einem Stadthaus.

Auch Kosten der Aufzugswartung oder des Schornsteinfegers hängen nicht unmittelbar von der Wohnfläche ab.

Ein weiteres Beispiel sind die Hausmeisterkosten, die erheblich variieren, je nachdem, welche Aufgaben dem Hausmeister im Einzelfall übertragen sind.

Auch bei den Kosten der Gartenpflege gibt es große Unterschiede je nach Größe und Bepflanzung des Gartens oder der Außenanlagen. Gartenpflegekosten können außerdem von Jahr zu Jahr stark schwanken, wenn Arbeiten nur sporadisch oder in mehrjährigem Turnus anfallen, beispielsweise das Fällen eines durch Unwetter geschädigten Baums oder das Beschneiden von Sträuchern und Hecken.

Tipp: Betriebskostenabrechnung erläutern

Weisen einzelne Betriebskostenpositionen erhebliche Steigerungen gegenüber dem Vorjahr auf, erläutern Sie dies kurz in Ihrer Abrechnung. Durch Offenlegen der Tatsachen begegnen Sie dem Argwohn kritischer Mieter am besten oder können den Vorwurf der Unwirtschaftlichkeit sogar oft schon im Vorfeld entkräften.

Tipp: Belegeinsicht anbieten

Bieten Sie zusätzlich zu den Erläuterungen in Ihrer Betriebskostenabrechnung dem Mieter an, die Belege bei Ihnen einzusehen. Nimmt er das Angebot nicht wahr, kann er in einem Prozess jedenfalls nicht mehr pauschal bestreiten, dass die Kosten dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz entsprechen, sondern er muss seine dahin gehende Behauptung konkret untermauern.

Schließlich bleibt Ihnen trotz des Gebots der Wirtschaftlichkeit immer noch ein eigener Entscheidungsspielraum. So steht es Ihnen beispielsweise frei, ein etwas teureres Wartungsunternehmen zu beauftragen, weil es erfahrungsgemäß besonders zuverlässig arbeitet oder in Notfällen jederzeit erreichbar ist.

20. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.