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Betriebskostenabrechnung: Prüfen Sie Ihre Mietverträge

Sie wollen innerhalb der Betriebskostenabrechnung Kosten umlegen? Zunächst prüfen Sie sämtliche Mietverträge.

Nur wenn Sie die Umlegbarkeit der Kosten vereinbart haben, können Sie eine Abrechnung erstellen.(

Betriebskostenumlage im Mietvertrag vereinbaren

Deshalb ist für Sie eine Vereinbarung zur Zahlung der Betriebskosten im Mietvertrag besonders wichtig. Falls Sie diesen Punkt nicht geregelt haben, sind sämtliche Nebenkosten in der Grundmiete bereits enthalten.

Sie haben in einem Ihrer Mietverträge eine Umlagemöglichkeit nicht vereinbart. Dies kann absichtlich geschehen sein oder Sie haben es schlicht und ergreifend vergessen. Die Folge ist, dass in der Mietzahlung sämtliche Nebenkosten bereits enthalten sind.

Auch eine Umlage auf Grund von Nebenkostensteigerungen ist nicht ohne Weiteres möglich.

Das Gesetz sieht vor, dass Sie als Vermieter die Betriebskosten zu zahlen haben. Wollen Sie die Nebenkosten umlegen, bedarf es einer Vereinbarung im Mietvertrag. Einen Anspruch auf eine nachträgliche Änderung des Mietvertrags besteht für Sie nicht.

Aus diesem Grund gehen Sie bereits bei Abschluss Ihrer Mietverträge besonders sorgfältig vor.

Auf korrekte Formulierung achten

Entscheidend ist die genaue Formulierung im Mietvertrag:

Keine Probleme haben Sie, wenn im Vertrag auf die gesamte Betriebskostenverordnung

BetrKV) verwiesen wird oder die einzelnen Kostenarten aufgeführt sind.

  • Unwirksam sind hingegen Vertragsbedingungen wie „die Betriebskosten trägt der Mieter“ oder „sämtliche umlagefähigen Kosten zahlt der Mieter“. Diese Formulierungen sind zu unbestimmt.
  • Eine Umlage auf Ihre Mieter ist nicht möglich, wenn Sie eine „Betriebskostenpauschale“ vereinbart haben. Dann sind in den monatlichen Mietzahlungen sämtliche Nebenkosten pauschal enthalten.

BetrKV legt umlegbare Kosten fest

Nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind folgende Positionen grundsätzlich umlagefähig:


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die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks

  • die Kosten
  • der Wasserversorgung
  • der Entwässerung
  • der Heizung
  • der Warmwasserversorgung
  • verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
  • der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • der Gartenpflege
  • der Beleuchtung
  • der Schornsteinreinigung
  • der Sach- und Haftpflichtversicherung
  • für den Hauswart
  • des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
  • des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage oder des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage
  • sonstige Betriebskosten (zum Beispiel Kosten für Pförtnerdienst, Wartung der Feuerlöscher, Blitzableiter, die Reinigung von Dachrinnen, Kosten für Dachrinnenheizungen, die Wartung von Abflussrohren und Gullis, die Wartung der Elektroanlagen und der Lüftungsanlagen, Betriebskosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie Schwimmbad und Hobbyräume).

Wichtig: Eine Umlage ist nur möglich, wenn Sie dies vereinbart haben!

Achtung: Es gibt viele Kosten, die nicht zu den Betriebskosten gehören und die Sie gemäß § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlegen dürfen.

Nie umlegbar: Kosten für Verwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung

Verwaltungskosten dürfen Sie nicht umlegen! Das sind die Kosten, die für die Verwaltung des Gebäudes entstehen. Sie dürfen weder Ihre eigenen Kosten, die für die Verwaltung entstanden sind, noch die Kosten für eine Fremdverwaltung umlegen.

Dazu gehören auch Kosten für die Prüfungen des Jahresabschlusses.

Instandhaltungskosten dürfen Sie nicht umlegen! Das sind Kosten für Maßnahmen zur Erhaltung eines ordnungsgemäßen Zustands (zum Beispiel das Erneuern alter, aber noch funktionsfähiger Wasserleitungen oder Heizungsanlagen).

Instandsetzungskosten dürfen Sie nicht umlegen! Das sind insbesondere Reparaturkosten.

Auch ein pauschaler Abzug ist grundsätzlich nicht möglich.

Ihr Hausmeister führt nicht nur typische Hausmeistertätigkeiten durch, sondern erledigt auch Reparaturarbeit. Sie dürfen nun nicht einfach pauschal 30% der Kosten für die Reparaturarbeiten abziehen und den Rest umlegen (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 27/07).

Wenn Sie Kosten umlegen, müssen diese genau berechnet werden.

Achtung: Haben Sie über viele Jahre keine Betriebskostenabrechnung erstellt, obwohl eine Vereinbarung vorliegt, begründet dies keine Vertragsänderung. Sie können auch noch nach Jahren (im Urteilsfall waren es 2 Jahrzehnte) erstmalig eine Abrechnung erteilen.

Sofern diese innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist erfolgt, dürfen Sie von Ihren Mietern noch eine Nachzahlung verlangen (BGH, Urteil v. 13.02.08, Az. VIII ZR 14/06).

Selbst wenn Ihre Mieter in der Vergangenheit keine Einwände gegen die Umlegung nicht vereinbarter Betriebskosten erhoben haben, hat das keine Wirkung für die Zukunft.

Insbesondere gilt es nicht als Zustimmung Ihrer Mieter. Und eine verbindliche Vertragsänderung kommt nicht dadurch zustande, dass Ihre Mieter keine Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung erheben (BGH, Urteil v. 10.10.07, Az. VIII ZR 279/06).

12. Januar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.