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Betriebskostenabrechnung: So vermeiden Sie Fehler beim Wirtschaftlichkeitsgebot

Ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot kann sich in zweierlei Hinsicht ergeben:

  1. Die Betriebskosten sind nicht sinnvoll.
  2. Die Betriebskosten sind zu hoch.

Ihre Betriebskosten sind bereits dem Grund nach nicht wirtschaftlich, wenn sie per se – unabhängig von der Wohnanlage, für die sie anfallen – nicht sinnvoll sind.

Es gibt aber auch konkret nicht erforderliche Betriebskosten – also solche, die je nach Einzelfall bei dem einen Objekt Sinn ergeben, bei dem anderen dagegen nicht.

So kann es durchaus notwendig sein, bei einem großen Einkaufscenter oder bei einem Haus mit Luxusappartements einen Wachdienst zu engagieren.

Bei einer kleinen Wohnanlage ist diese Maßnahme dagegen nicht angebracht.

Diese Betriebskosten sind generell nicht erforderlich:

  • Kosten für Wartungsverträge für Einrichtungen und Anlagen, die keiner Wartung bedürfen. Beispiel: Wartung von Lüftungen sanitärer Anlage
  • Kosten, die tatsächlich gar nicht anfallen. Beispiel: Der Leistungskatalog Ihres Hausmeisters enthält die Position „Rasenmähen 1-mal wöchentlich“. Tatsächlich ist der ehemals vorhandene Garten zur Parkfläche umfunktioniert worden.
  • Nicht geschuldete Kosten. Beispiel: Trinkgelder
  • Kosten, die wegen Säumnis des Vermieters entstehen. Beispiele: Mahngebühren, Verzugszinsen

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  • Kosten infolge von Doppelbeauftragung

Diese Betriebskosten sind für konkrete Anlage nicht erforderlich

Prüfen Sie, ob die Betriebskosten für Ihre konkrete Anlage sinnvoll sind. Bei folgenden Betriebskosten ist das nicht der Fall:

  • Volle Hausmeisterstelle für kleine Wohneinheit
  • Müllcontainer für Wohneinheit mit 3 Wohnungen
  • Anschaffung unnötiger Gartengeräte (Aufsitzrasenmäher für kleine Rasenfläche)
  • Hausreinigungsvertrag für kleine Wohneinheit, obwohl Mieter bislang problemlos selbst gereinigt haben
  • Abschluss einer Terrorversicherung für kleine, auf dem Land befindliche Wohnanlage
  • Abschluss einer Hochwasserversicherung für Gebäude, die nicht in hochwassergefährdetem Gebiet stehen

Diese Betriebskosten sind hinsichtlich ihrer Höhe unwirtschaftlich

Ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot ist auch gegeben, wenn Ihre Betriebskosten zu hoch sind.

Als Anhaltspunkt für eine Überhöhung können Sie eine Grenze von 20% im Verhältnis zu den üblichen Kosten ansetzen.

Das ist aber lediglich eine Richtlinie, überhöhte Kosten können durchaus auch bei geringeren Abweichungen gegeben sein. Letztlich müssen Sie die Überhöhung für jeden Einzelfall gesondert entscheiden.

Betriebskostenspiegel nicht verbindlich

Der Deutsche Mieterbund hat einen Betriebskostenspiegel für Deutschland veröffentlicht. Dieser enthält Ober- und Untergrenzen sowie Durchschnittswerte für die einzelnen Betriebskostenarten.

Allerdings sollen Mieter hierdurch nur in die Lage versetzt werden, Betriebskosten bei extremen Abweichungen zu überprüfen.

Er enthält keine verbindlichen Angaben zur Höhe der Betriebskosten, insbesondere berücksichtigt er lokale Unterschiede bei kommunalen Abgaben oder Schwankungen bei Energiepreisen nicht. Beruft sich Ihr Mieter auf den Betriebskostenspiegel, teilen Sie ihm mit, dass dieser nur eine Orientierungshilfe und nicht verbindlich ist.

Hier sind die Kosten zu hoch und/oder Sie handeln unwirtschaftlich:

  • Sie entscheiden sich ohne sachlichen Grund für das teurere Angebot.
  • Sie nutzen mögliche Rabattsysteme nicht aus, wählen etwa statt eines Versicherungspakets viele Einzelversicherungen.
  • Sie nutzen saisonale Schwankungen nicht aus, bestellen Heizöl im Winter und nicht im Sommer.
  • Sie nehmen keine Sammelbestellungen von Heizöl vor, obwohl die Möglichkeit besteht.
  • Keine Reduzierung von übermäßigen Kapazitäten Sie stellen nicht auf kleinere Mülltonnen um, obwohl die Abfallbehälter Ihrer Anlage so gut wie nie voll sind.
  • Keine Einholung von Vergleichsangeboten Sie beauftragen einen Dienstleister, ohne anhand von Vergleichsangeboten zu überprüfen, ob Sie die gleiche Leistung günstiger haben können.
  • Kostensteigerung über 10% ohne Begründung

Daher ist es besonders wichtig, gestiegene Betriebskosten gut zu begründen.

24. Februar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.