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Betriebskostenabrechnung-Tips: Wie Sie Ihre Kosten ordnungsgemäß umlegen

Die meisten Vermieter haben als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr vereinbart.

Damit Ihre Abrechnung rechtssicher ist und Sie wirklich alle Kosten von Ihrem Mieter ersetzt bekommen, müssen Sie besonders viele wichtige Urteile beachten.

Ihre Abrechnung muss ordnungsgemäß sein

Zu Anfang ein kleiner Test: Stellen Sie die Kosten für eine neue Glühbirne im Hausflur in die Betriebskostenabrechnung ein? Nun, die meisten Vermieter tun dies – zu Unrecht. Denn Kosten der Instandsetzung sind niemals Betriebskosten.

Immer mehr Mieter prüfen aber ganz genau, ob und für was sie zahlen sollen. Auf den Cent genau.

Und so kommt es, dass auch über besagte Glühbirne schon ein Gericht entscheiden musste, wobei der Mieter recht bekam(OLG Düsseldorf, Urteil v. 08.06.00, Az. 10 U 94/99).

Dazu muss es aber nicht kommen: Achten Sie zunächst darauf, dass Ihre Abrechnung formell ordnungsgemäß ist. Denn nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung wahren Sie Ihre 1-jährige Abrechnungsfrist und können eine Nachzahlung verlangen.

Den Maßstab, an dem Ihre Betriebskostenabrechnung gemessen wird, formuliert das Gesetz in § 259 BGB:

„Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine, die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltene Rechnung mitzuteilen, und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen“.


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Die folgenden Mindestangaben sind daher zwingend erforderlich:

  • Zusammenstellung aller Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung der Umlageschlüssel
  • Ausweisung des Anteils Ihres Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen Ihres Mieters

Verständlichkeit ist oberstes Gebot

Das Wichtigste an einer Abrechnung ist die Verständlichkeit. Dies betonen die Richter am BGH in fast jedem ihrer Urteile.

Sie müssen Ihrem Mieter die Angaben über seinen Kostenanteil so verständlich darstellen, dass diese für ihn ohne Weiteres nachvollziehbar sind.

Eigentlich ist das nicht so schwer, denn der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ergibt sich aus der Division der Gesamtkosten mit dem Verteilerschlüssel. Von dem Ergebnis sind dann nur noch die vom Mieter schon geleisteten Vorauszahlungen anzugeben und abzuziehen.

Pauschalabzüge für nicht umlegbare Kosten jetzt verboten

Zur Verständlichkeit gehört nach einem neuen Urteil aber auch, dass Sie die nicht umlegbaren Kosten ebenfalls genau berechnen und in der Abrechnung angeben. Also etwa die Reparaturkosten des Aufzugs oder die nicht umlegbaren Kosten für den Hausmeister.

Die früher übliche Angabe dieser Kosten nur als Pauschale ist seit einem aktuellen BGH-Urteil nicht (mehr) zulässig (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 27/07).

Würden Sie dagegen eine Pauschale ansetzen, könnte Ihr Mieter einfach bestreiten, dass diese angemessen ist. Sie müssten Ihrem Mieter dann das Gegenteil beweisen – und hierzu eine neue Abrechnung erstellen, in der die Kosten sauber nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten getrennt sind.

Innerhalb der Frist sind Korrekturen zum Nachteil des Mieters möglich

Enthält Ihre Abrechnung nicht die Mindestangaben (vgl. untenstehendes Muster), kann sie nur innerhalb der Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode) korrigiert werden.

Wenn diese Korrektur nicht erfolgt, darf der Mieter die betroffenen Positionen aus dem Abrechnungsergebnis vollständig herausnehmen und muss sie nicht bezahlen (BGH, Urteil v. 14.02.07, Az. VIII ZR 1/06).

Daher ist es wichtig, dass Sie so früh wie möglich abrechnen und nicht bis zum Jahresende damit warten. Kalkulieren Sie ein, dass Sie eventuell noch Berichtigungen vornehmen müssen. Dies ist nämlich erst dann mit negativen Folgen für Sie verbunden, wenn die 1-jährige Abrechnungsfrist schon abgelaufen ist.

Denn dann braucht der Mieter eine höhere Nachzahlung als die ursprünglich ausgewiesene nicht mehr zu bezahlen – selbst wenn die Abrechnung nun korrekt ist. In diesem Fall würden Sie also auf den Betriebskosten Ihres Mieters sitzen bleiben.

20. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.