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Betriebskostenabrechnung: Von der Abrechnung bis zum Aushang

Im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung Ihrer Immobilie werden Sie spätestens bei Ihrer jährlichen Betriebskostenabrechnung mit konkreten Einzelfragen konfrontiert.

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält insgesamt 17 Positionen, die gegenüber dem Mieter umlagefähig sind. Die Formulierungen in dieser Regelung helfen Ihnen aber häufig allein nicht weiter, wenn es darum geht, ob Sie bestimmte Kosten an Ihren Mieter weitergeben dürfen, die Ihnen in Rechnung gestellt worden sind.

Das Ziel dieses Beitrages ist es, Sie schnell und übersichtlich „von A-Z“ unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung und neuerer Entwicklungen über die Umlagefähigkeit einzelner Betriebskosten und deren Abrechnung zu informieren. In diesem Artikel finden Sie alles von der Abrechnung bis zum Aushang.

Betriebskostenabrechnung nach Gebäude oder Wirtschaftseinheit

Wenn Sie Vermieter mehrerer Objekte sind, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen anstelle der Abrechnung der Betriebskosten für jedes einzelne Gebäude auch größere Abrechnungseinheiten bilden und dadurch die Verwaltung vereinfachen. Man spricht hier von Wirtschaftseinheiten.

Danach können Sie zum Beispiel die Kosten der Gartenpflege für alle Gebäude zusammenrechnen und dann nach der Wohnfläche anteilig auf die jeweiligen Wohnungen umlegen. Zwar ist grundsätzlich die Bildung von kleinen Abrechnungseinheiten übersichtlicher und wird von den Mietern überwiegend wohl auch als gerechter empfunden.

Die Bildung von Wirtschaftseinheiten kann aber auch für den Mieter sinnvoll sein, wenn zum Beispiel durch Auftragsvergaben für größere Einheiten etwa im Bereich der Gartenpflege oder der Hauswartstätigkeit niedrigere Preise ausgehandelt werden könnten und somit Betriebskosten gespart würden.

Die Rechtsprechung lässt aber die Bildung von derartigen Wirtschaftseinheiten nur unter folgenden Voraussetzungen zu:


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Wichtig: Wenn jahrelang die Betriebskosten nach Gebäude abgerechnet worden sind oder sich eine entsprechende Verpflichtung sogar aus dem Mietvertrag ergibt, kommt eine nachträgliche Bildung von Wirtschaftseinheiten ohne Zustimmung des Mieters nicht in Betracht.

Praxis-Tipp: Bei der Vermietung neu erstellter Objekte sollten Sie, wenn Sie eine Abrechnung nach Wirtschaftseinheiten beabsichtigen, dies konkret im Mietvertrag vereinbaren. Musterformulierung: „Die Mieträume gehören zur Wirtschaftseinheit der Häuser …“ Wenn Sie den „Wohnraummietvertrag“ Ihres „Immobilien-Beraters“ verwenden, könnte eine solche Regelung in den „Zusätzlichen Vereinbarungen“ (§ 20) erfolgen.

Verwaltungskosten gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung

Zu den Betriebskosten gehören nicht die Verwaltungskosten. Deshalb können Sie Ihren Wohnraummieter nicht mit

  • Die Gebäude werden einheitlich verwaltet.
  • Die Gebäude stehen in einem unmittelbaren örtlichen Zusammenhang. Es genügt ein zusammenhängendes Bau- und Wohngebiet, d. h. eine unmittelbare Nachbarschaft ist nicht erforderlich.
  • Zwischen den einzelnen Gebäuden dürfen keine wesentlichen Unterschiede im Wohnwert bestehen.

den Kosten belasten, die Ihnen oder Ihrer Hausverwaltung durch die Erstellung der Betriebskostenabrechnung entstehen.

Die Abrechnungskosten können Sie aber als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Aber: Wenn Sie ein Unternehmen mit der Berechnung und Aufteilung der Wasserkosten wegen der Verwendung von Kaltwasserzählern oder der Heizungs- und Warmwasserkosten beauftragen, können Sie die dabei entstehenden Kosten als Betriebskosten, und zwar als Kosten der Wasser- bzw. Wärmeund Warmwasserversorgung, auf Ihren Mieter umlegen.

Betriebskostenabrechnung: Heizkostenverordnung lässt Abweichungen zu

Die Heizkostenverordnung (HKVO) schreibt vor, dass mindestens 50%, höchstens aber 70% der Heizkosten nach Verbrauch, der Rest, also 50% bis 30%, nach einem festen Maßstab, also in der Regel nach der Wohn- oder Nutzfläche, abgerechnet werden müssen (bei zentralen Warmwasserversorgungsanlagen gilt dies auch für die Warmwasserkosten).

Die Verordnung lässt aber zu, dass Sie mit Ihrem Mieter bei Vertragsschluss oder später ausdrücklich vereinbaren können, dass ein höherer Maßstab, also bis zu 100%, gelten soll.

Betriebskostenabrechnung: Aushänge und Fristen

Durch einen Aushang, insbesondere im Eingangsbereich des Hauses oder im Treppenhaus, können Sie Ihren Mietern schnell und unbürokratisch Informationen zukommen lassen, zum Beispiel, wenn zeitweilig das Wasser wegen Reparaturarbeiten im Haus abgestellt werden muss. Sie können dort jedoch nicht die Betriebskostenabrechnung aushängen.

Die Betriebskostenabrechnung müssen Sie jedem Ihrer Mieter innerhalb eines Jahres nach dem Ende der Abrechnungsperiode einzeln zukommen lassen und dies im Fall eines Rechtsstreits gegebenenfalls auch beweisen können. Daher genügt eine Betriebskostenabrechnung per Aushang nicht.

10. April 2006

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.