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Betriebskostenpauschale: So erhöhen Sie rechtssicher

Sie können im Mietvertrag zur Abgeltung einzelner oder sämtlicher Betriebskosten die Zahlung einer monatlichen Pauschale vereinbaren.

Mit Zahlung dieses Pauschalbetrags durch Ihren Mieter sind die Betriebskosten abgegolten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt eine Erhöhung der Betriebskostenpauschale rechtssicher durchsetzen.

Eine Anpassung können Sie grundsätzlich jederzeit vornehmen.

1. Schritt: Prüfen Sie, ob Sie eine Betriebskostenpauschale vereinbart haben. Eine Pauschale liegt dann vor, wenn Ihr Mieter zur Abgeltung der Betriebskosten einen monatlichen Betrag zahlt, der nicht von Ihnen abgerechnet werden soll.

Erhöhung muss vereinbart sein

2. Schritt: Prüfen Sie, ob Sie die Erhöhung der Betriebskostenpauschale im Mietvertrag vereinbart haben. Nur in diesem Fall ist überhaupt eine Erhöhung durchführbar! So könnte eine solche Vereinbarung lauten:

Der Vermieter ist berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten im Fall einer Betriebskostenpauschale anteilig durch schriftliche Erklärung auf den Mieter umzulegen.

Prüfen Sie die umlegbaren Positionen

3. Schritt: Schauen Sie nach, welche Kosten von der Betriebskostenpauschale umfasst werden. Am einfachsten ist es, wenn Sie in Ihrem Mietvertrag prüfen, welche einzelnen Kostenpositionen dort aufgeführt sind. Für diese Betriebskosten können Sie die Pauschale grundsätzlich erhöhen.

Haben Sie dort keine einzelnen Kosten vereinbart, gehen Sie zunächst davon aus, dass Sie die Kosten erhöhen dürfen, die Sie auch bislang erhoben haben.

Aber Achtung: Es gibt viele Kosten, die nicht zu den Betriebskosten gehören und die Sie nicht – auch nicht bei einer Pauschale – auf Ihren Mieter umlegen dürfen.

Nicht umlegen dürfen Sie …

  • Verwaltungskosten: Das sind die Kosten, die für die Verwaltung des Gebäudes entstehen. Sie dürfen weder Ihre eigenen Kosten, die für die Verwaltung entstanden sind, noch die Kosten für eine Fremdverwaltung umlegen.

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  • Instandhaltungskosten: Das sind Kosten für Maßnahmen, welche einen ordnungsgemäßen Zustand aufrechterhalten sollen – wie das Erneuern alter aber noch funktionsfähiger Heizungsanlagen.
  • Instandsetzungskosten: Dabei handelt es sich insbesondere um Kosten für Reparaturen.

Umlage nur bei zuvor getroffener Vereinbarung

4. Schritt: Erst nach Abschluss des Mietvertrags neu entstandene Betriebskosten können Sie nur dann auf den Mieter umlegen, wenn diese zuvor im Mietvertrag vereinbart wurden.

Haben Sie also im Mietvertrag einzelne Betriebskosten aufgeführt, für die Ihr Mieter eine Pauschale zahlt, können Sie neue Betriebskosten, die nicht im Vertrag stehen, nicht umlegen.

Sie blieben in diesem Fall auf Ihren Kosten für die neuen Betriebskosten sitzen.

Hinweis auf BetrKV wichtig

Beziehen Sie die Pauschale daher bereits im Mietvertrag auf die gesamte Betriebskostenverordnung (BetrKV). Damit sind Sie auch bei zukünftig anfallenden Betriebskosten auf der sicheren Seite.

Aber Achtung: Vermeiden Sie unbedingt allgemeine Formulierungen wie „die Betriebskosten trägt der Mieter“ oder „sämtliche umlagefähigen Kosten zahlt pauschal der Mieter“. Diese Formulierungen sind unwirksam.

Eine solche unwirksame Formulierung führt dazu, dass Sie auf sämtlichen Betriebskosten sitzen bleiben. Sie erhalten noch nicht einmal eine Betriebskostenpauschale.

Erhöhung der Pauschale für neue Betriebskosten

5. Schritt: Berechnen Sie die Erhöhung. Stellen Sie die Betriebskosten Ihres Mieters im letzten Jahr fest. Dividieren Sie diesen Betrag durch 12, damit Sie den Monatsbetrag erhalten. Von dieser Summe ziehen Sie die tatsächlichen, durchschnittlich geleisteten Zahlungen ab und Sie erhalten den Betrag, den Ihr Mieter künftig zusätzlich zahlen muss.

Sie verlangen eine Anpassung im Mai. Ihr Schreiben ist Ihrem Mieter bis zum 31. Mai zugegangen. Er schuldet die erhöhte Miete ab Juli.

6. Schritt: Prüfen Sie die Möglichkeit einer rückwirkenden Erhöhung.

Sie haben einen nachträglichen Bescheid zur Grundsteuer erhalten. Diese nachträglich entstandenen Kosten können Sie unter bestimmten Voraussetzungen noch von Ihrem Mieter fordern.

Rückwirkende Erhöhung möglich

Stützen Sie Ihr Erhöhungsverlangen auf eine rückwirkende Steigerung der Betriebskosten, ziehen Sie den Zeitraum des vorausgehenden Kalenderjahrs heran.

Reagieren Sie allerdings innerhalb von drei Monaten, nachdem Sie von der Steigerung der Betriebskosten erfahren haben. Sie dürfen eine rückwirkende Erhöhung mit einer entsprechenden Nachzahlung für den Mieter vornehmen.

Diese wirkt auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten zurück, höchstens jedoch auf den Beginn des Ihrer Erklärung vorausgehenden Kalenderjahr.

7. Schritt: Sie beachten, dass

  • Sie auch bei einer Veränderung der Pauschale den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit wahren,
  • eine Anpassung der Betriebskostenpauschale auch durch eine Ermäßigung bei sinkenden Betriebskosten von Ihnen durchzuführen ist und
  • Ihrem Mieter trotz einer Erhöhung kein Sonderkündigungsrecht zusteht.

8. Schritt: Sie fertigen ein Schreiben an Ihren Mieter und verlangen darin eine Anpassung der Pauschale. Dabei haben Sie den Grund der Erhöhung genau zu bezeichnen und zu erläutern. Unterschreiben Sie eigenhändig Ihren Brief! Andernfalls entfaltet er keine Wirkung.

9. Schritt: Sie stellen das Erhöhungsverlangen rechtssicher zu, am besten durch einen vertrauenswürdigen Boten. Dann kann Ihr Mieter später nicht behaupten, er hätte Ihr Schreiben nicht erhalten.

18. Januar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.