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Buchhaltung für Anfänger: Ablage für Existenzgründer leicht gemacht

Gerade für Anfänger ist die Buchhaltung nicht leicht und es passieren schnell Fehler. Für Existenzgründer und Kleinunternehmer ist es daher wichtig, die Übersicht über die eigenen Finanzen zu behalten und zumindest die Grundlagen der Buchhaltung zu beherrschen.

Mit ein paar einfachen Schritten erledigt sich die Buchhaltung fast von alleine. Sorgfalt, Ordnung und eine wohlüberlegte Struktur sind die Grundlagen für eine gute Buchhaltung. Gerade für Anfänger gestaltet es sich aber manchmal schwerer als gedacht. Dank ein paar wertvollen Hinweisen kann die Buchhaltung optimiert werden.

Tipps für eine gute Buchhaltung

Ein erster Tipp ist es, auf einzelne Dokumentenhüllen zu verzichten. Es macht zwar Sinn, Belege in Hüllen zu sortieren, aber pro Beleg eine Hülle zu nehmen wäre zu viel des Guten und kostet den Buchhalter nur Zeit und Nerven, wenn alles immer einzeln herausgenommen werden muss. Auch sollten Dokumente nicht zusammengetackert werden. Sie mit Büroklammern zusammenzuheften reicht völlig. Nur so können sie gut wieder voneinander gelöst werden, um bearbeitet zu werden.

Banal, aber bedeutsam

Zu Problemen in der Buchhaltung kann ebenfalls eine falsche Lochung führen. Dies mag zwar banal klingen, aber es ist wichtig, dass Dokumente immer gleichmäßig an der langen linken Seite gelocht werden, um abgeheftet und ohne Aufwand gelesen werden zu können. Außerdem sollte auch unbedingt vermieden werden, dass Informationen durch das Lochen verlorengehen.

Im Hinblick auf Thermopapier, ein wärmeempfindliches Papier, auf dem häufig Quittungen gedruckt sind, gilt eine der Hauptregeln der Buchhaltung, die Anfänger häufig übersehen: Thermopapier muss unbedingt kopiert werden!  Belege aus Restaurants oder von Tankstellen, die auf diesem Papier gedruckt sind, verblassen mit der Zeit und es kann passieren, dass sie pünktlich zur Steuererklärung nicht mehr lesbar sind. Dieses Problem kann mit einer einfachen Kopie gelöst werden.

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Eine Sortierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die alphabetisch geordnet wird, sorgt dafür, dass ohne große Probleme alles auf einen Blick auffindbar ist und dann, wenn es gebraucht wird, hervorgeholt werden kann. Für eine ordentliche Buchhaltung gibt es nichts Schlimmeres als lose Zettelsammlungen in Schuhkartons. Dies kostet nur Zeit und Nerven.

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Weitere Hinweise für eine gute Buchhaltung

Wichtig ist es auch, dass die Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist und so keine Säumniszuschläge an das Finanzamt gezahlt werden müssen, falls Unterlagen zu spät eingereicht werden.

Einmal im Monat alles zu aktualisieren und durchzugehen, kann ungemein hilfreich sein, wenn der Termin der Steuererklärung näher rückt.

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Im Rahmen der Buchhaltung sollte unbedingt auf eine Trennung zwischen privaten und beruflichen Ausgaben geachtet werden. Dies führt sonst nur zu unnötigen Verwirrungen. Mit der richtigen Grundordnung und einer zeitnahen Ablage sollte die Buchhaltung auch für Anfänger kein Problem sein.

10. September 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.