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Buchungssätze verstehen: eine Zusammenfassung

Nicht nur Auszubildende und Studierende im Finanzwesen müssen sich mit Buchungssätzen auskennen. Auch Unternehmer kommen im Rahmen der Buchführung nicht um Buchungssätze herum. Diese werden in der täglichen Berufspraxis schnell zur Routine, sind in der Theorie jedoch zunächst sehr komplex. Für Kleinunternehmer und Freiberufler gilt jedoch keine Buchführungspflicht, für sie genügt die Einnahmenüberschussrechnung.

In 5 Schritten kann man einen Buchungssatz erstellen. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten hilft dabei, Buchungssätze zu verstehen und damit die praktische Anwendung zu erleichtern.

Grundlegendes zu Buchungssätzen

In der heute gängigen doppelten Buchführung wird mit Hilfe von Buchungssätzen festgelegt, wie und auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall (ein Geschäftsvorgang, der das Vermögen eines Unternehmens beeinflusst) gebucht wird. Dies ist zum Beispiel wichtig, um eine korrekte Bilanz zu erstellen. Ein Geschäftsvorfall – also beispielsweise der Ankauf von Waren – wird immer auf mindestens 2 Konten gebucht. Der Grund: Einerseits verringert sich das Barvermögen eines Unternehmens, andererseits erhöht sich aber der Warenbestand.

Die größte Herausforderung ist dabei das Erkennen der jeweiligen Konten, die für einen Geschäftsvorfall relevant sind. Zu unterscheiden sind hier zunächst die Aktiv- und die Passivkonten. Aktivkonten betreffen beispielsweise die Immobilien einer Firma, ihren Fuhrpark, Maschinen oder auch die Kasse. Passivkonten betreffen hingegen das Aufnehmen von Krediten oder Verbindlichkeiten wie unbeglichene Rechnungen.

Die 5 Schritte zum Erstellen eines Buchungssatzes – ein Beispiel

Wird ein Buchungssatz erstellt, so lässt sich das Vorgehen in 5 Schritten darstellen. Dazu ein konkretes Beispiel: Der Computer des Geschäftsführers eines kleinen Unternehmens geht kaputt und es muss schnell Ersatz her. Deshalb geht er in den nächsten Laden und kauft sich ein Gerät für 1.000 €. Den Computer bezahlt er bar.

In Schritt 1 wird bestimmt, welche Konten für den Geschäftsvorfall zu verwenden sind. In diesem Fall sind das die Konten Kasse und Büroausstattung. In Schritt 2 wird ermittelt, ob es sich um aktive oder passive Bestandskonten handelt. In dem Beispiel sind es beides aktive Bestandskonten. In Schritt 3 muss nun geschaut werden, ob jeweils eine Mehrung oder Minderung stattfindet. Während bei dem Konto Büroausstattung eine Mehrung stattfindet (man hat ja nun einen PC mehr), wird die Kasse durch die Barzahlung belastet und somit gemindert.

In Schritt 4 wird betrachtet, auf welcher Konto-Seite die Buchung stattfinden muss – auf der Soll- oder der Haben-Seite. Im Beispiel handelt es sich bei beiden Konten um aktive Bestandkonten, so dass eine Mehrung auf der Soll-Seite und eine Minderung auf der Haben-Seite gebucht werden. Dies führt zu Schritt 5, bei dem der Buchungssatz in dem Format per Sollkonto an Habenkonto oder einfacher Soll an Haben erstellt wird. Daraus ergibt sich im 5. Schritt die Zusammenfassung in einen Buchungssatz:

per Büroausstattung (1.000 €) an Kasse (1.000 €)

oder auch: Büroausstattung 1.000 € / Kasse 1.000 €

Zusammenfassung: Buchungssätze leicht verständlich

Etwas komplexer wird es bei den sogenannten zusammengesetzten Buchungssätzen. Bei diesen werden mehr als 2 Konten verwendet. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn ein Kunde ein Produkt (Konto Waren) kauft, und dieses zu einem Teil in bar (Konto Kasse) und den Rest per Überweisung (Konto Bank) bezahlt. In einem solchen Fall wird der Buchungssatz im die zusätzliche Position erweitert.

Somit ist auch ein zusammengesetzter Buchungssatz kein großes Problem, wenn man sich an der 5-schrittigen Vorgehensweise orientiert. Mit Hilfe dieser Zusammenfassung sowie etwas Übung lassen sich Buchungssätze gut verstehen und einfach handhaben.

16. Januar 2014

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.