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Dienstreisen und Pendlerpauschale – Steuern sparen mit beruflichen Fahrten

Es lohnt sich, die Steuererklärung abzugeben. Denn im Durchschnitt winkt eine Erstattung von 800 bis 900 €. Ganz oben auf der Hitliste des Steuersparens stehen die berufsbedingten Fahrten.

Diese können Sie als Werbungskosten geltend machen – und das sollten Sie auch tun. Aber aufgepasst: Es ist nicht egal, ob Sie für eine Fahrt die Pendlerpauschale oder die Kilometerpauschale ansetzen!

Pendlerpauschale: Einfache Entfernung für regelmäßige Fahrten zur Arbeit

Für die Pendlerpauschale gibt es spezielle Felder in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Dort tragen Sie die Zahl der Arbeitstage, die einfache Entfernung und das Verkehrsmittel ein. Die meisten Menschen dürften wohl mit dem Auto zur Arbeit fahren. Hier gibt es 0,30 € pro Kilometer.

Aber Achtung: Bei der Pendlerpauschale zählen nicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer (hin und zurück), sondern angeben dürfen Sie nur die einfache Entfernung! Sie ist immer maßgeblich bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (früher hieß diese „regelmäßige Arbeitsstätte“).

Es muss die kürzeste Straßenverbindung sein, es sei denn, ein weiterer Weg ist deutlich verkehrsgünstiger und bringt Ihnen eine nennenswerte Zeitersparnis.

Beispiel: Sie fahren an 200 Arbeitstagen pro Jahr mit Ihrem Auto zu Ihrem Arbeitsplatz, der 40 Kilometer von Ihrem Wohnhaus entfernt ist. Dann rechnet das Finanzamt: 200 Tage x 40 km/Tag x 0,30 €/km = 2.400 €. Bei einem persönlichen Einkommensteuersatz von beispielsweise 30 % sparen Sie damit stolze 720 €.

Erfreulicherweise kann nur ein Arbeitsstandort „erste Tätigkeitsstätte“ sein. Falls Sie zu mehreren verschiedenen Orten pendeln, dann gilt nur einer dieser Orte als „erste Tätigkeitsstätte“. Für die anderen können Sie dann die Kilometerpauschale geltend machen (siehe nächster Abschnitt). Das bringt Ihnen sogar noch mehr:

Kilometerpauschale: Doppelte Entfernung für Dienstreisen & Co.

Sie sind häufiger dienstlich unterwegs? Das heiß: im Auftrag Ihres Arbeitgebers? Fahrten, die Ihnen der Arbeitgeber nicht erstattet, sollten Sie unbedingt ebenfalls als Werbungskosten geltend machen – und zwar als Reisekosten.

Achtung, dafür gibt es kein spezielles Feld in der Anlage N. Sie müssen die Kosten unter „sonstige Werbungskosten“ eintragen und auf einem separaten Blatt gesondert aufschlüsseln.

Das mag mühsam sein, aber es lohnt sich. Denn für alle Fahrten, die keine Pendelfahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind, dürfen Sie die Kilometerpauschale ansetzen.

Auf gut Deutsch heißt das: Sie bekommen 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer steuerlich anerkannt; also die doppelte Strecke.

Auch hierzu ein Rechenbeispiel:

Sie besuchen im Auftrag Ihres Arbeitgebers 3 Messen in verschiedenen Großstädten Deutschlands. Für Messe 1 fahren Sie 500 Kilometer, für Messe 2 fahren Sie 200 Kilometer, für Messe 3 legen Sie sogar 600 Kilometer zurück. Insgesamt sind Sie also 1.300 Kilometer gefahren.

Mit dem Arbeitgeber ist keine Erstattung der Fahrtkosten vereinbart. Dann machen Sie diese Fahrten in der Steuererklärung geltend. 1.300 km x 0,30 €/km = 390 €. Bei einem Steuersatz von 30 % sparen Sie dadurch immerhin 117 €.

Fazit: Dienstliche Fahrten aufschreiben – es lohnt sich!

An dieser letzten Beispielrechnung sehen Sie: Es lohnt sich, dienstliche Fahrten aufzuschreiben.

Dieser Aufwand lohnt sich allerdings nur, wenn die Reisekosten und Pendelfahrten zusammen mit allen anderen Werbungskosten (z. B. Fachliteratur, Arbeitsmittel) den Betrag von 1.000 € bzw. 1.130 € (ab Steuererklärung 2015) überschreiten.

Bleiben die tatsächlichen Werbungskosten darunter, wird automatisch die Pauschale berücksichtigt, und Sie brauchen nichts anzugeben oder aufzuschlüsseln. Sie müssen dazu als Nicht-Selbstständiger kein akribisches Fahrtenbuch führen. Es genügt, wenn Sie sich Datum, Reiseziel und -anlass sowie Kilometerleistung notieren.

Die Entfernung können Sie nachträglich auch anhand eines Internet-Routenplaners errechnen lassen. Wenn Sie die Aufzeichnungen später der Steuererklärung beilegen, ist Ihnen die Steuerersparnis gewiss.

3. Februar 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Judith Engst
Von: Judith Engst. Über den Autor

Judith Engst hat sich auf die publizistische Beratung im Bereich Wirtschaft und Finanzen spezialisiert und speziell zum Thema Geldanlage mehrere Bücher verfasst.