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Eigentümerversammlung vorbereiten: So gelingt die perfekte WEG-Versammlung

Für den Hausverwalter ist die jährliche Eigentümerversammlung der Höhepunkt seiner Verwaltungsarbeit. Spricht man sonst nur mit einzelnen Eigentümern, hat man an diesem Abend (fast) alle Eigentümer vor sich sitzen. Dann ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit des vergangenen Jahres – oder werden mit Fallobst beworfen.

In der Eigentümerversammlung zeigt sich, ob Sie als Verwalter im Laufe des Jahres einen guten Job gemacht haben und dieser von den Eigentümern auch so wahrgenommen und bewertet wird. Denn nicht immer beurteilen Ihre Kunden Ihre Arbeit so positiv wie Sie.

Die allgemeine Stimmungslage während der Versammlung hängt wesentlich von Ihren Leistungen und von der bestmöglichen Vorbereitung dieses, aus Sicht der Eigentümer einmaligen, Events ab. Nur, dass für Sie als Verwaltung eine Menge mehr an Aufwand, Zeit und Arbeit dahinter steckt, als Ihre Kunden vermuten oder gar wissen.

Unterteilt man die anstehenden Arbeitsprozesse in einzelne Phasen, so ergibt sich für Ihr Tagesgeschäft folgende Aufteilung:

  • Planen
  • Durchführen

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  • Kontrollieren
  • Verbessern

Die einzelnen Bereiche sind sicherlich unterschiedlich zu gewichten. Sowohl vom Arbeitsaufwand als auch, was die Auswirkungen von Fehlern oder Mängeln betrifft. Eine intensive, und nach Möglichkeit auf alle Eventualitäten ausgerichtete Planung sind der Grundstein für Ihre perfekte Eigentümerversammlung.

Je besser Sie sich und Ihr Team auf diese so wichtigen Ereignisse vorbereiten, desto ruhiger und entspannter können Sie auch eine noch so lange Versammlungsphase durchstehen. Auf den folgenden Seiten dieser Sonderausgabe unterbreiten wir Ihnen für die einzelnen Phasen Ihres Handelns nützliche Vorschläge zur Strukturierung und Organisation.

Die jährlichen Eigentümerversammlungen sind für Sie als WEG-Verwaltung die Chance zur Präsentation Ihrer guten Leistung. Aber trotz aller Routine können Fehler passieren. Diese vermeiden Sie am einfachsten mit einer gut durchdachten Planung und den folgenden Checklisten.

Eigentümerversammlungen (EVs) bedürfen einer intensiven und sehr detaillierten Vorbereitung. Vieles ist zu bedenken – da kann man schon einmal etwas vergessen. Im schlechtesten Fall hat das zur Folge, dass die Versammlung anders als geplant abläuft, dass Versammlungsziele nicht erreicht werden oder sich der Termin zu einer Endlossitzung ausweitet.

Unsere Checkliste, mit der dazu passenden Arbeitshilfe, erleichtert Ihnen die Organisation einer normal ablaufenden Eigentümerversammlung. Beachten Sie alle Punkte, dann steht Ihrer perfekten Eigentümerversammlung nichts mehr im Weg.

Richtige Reihenfolge der Tagesordnungspunkte

Legen Sie die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte nach reiflicher Überlegung fest. Nutzen Sie Ihr Wissen darum, dass am Ende der Versammlung die meisten Eigentümer müde sind – und somit beschlussfreudiger.

Checkliste: Haben Sie für Ihre „perfekte Eigentümerversammlung“ an alles gedacht?

Auswahl des Versammlungsorts

Eigentümerversammlungen sind in Gaststätten eher ungern gesehen. Daher wird oft eine „Saalgebühr“ erhoben, um den geringen Verzehr der Gäste auszugleichen. In der Januar-Ausgabe 2009 haben wir als Alternative Golfclubs und deren Gastronomie empfohlen. Auf die richtige Auswahl Ihres Veranstaltungsortes sollten Sie großes Augenmerk legen.

Passen Sie das Lokal oder Hotel der Gemeinschaft an. Grundsätzlich gilt: Je schwieriger die Gemeinschaft oder die erwartete Diskussion, umso edler sollte der Veranstaltungsort sein. Raum und Gestaltung haben einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf Stimmung und Verhalten Ihrer Eigentümer.

Reservierung des Versammlungsorts

Reservieren Sie den separaten Saal/ Raum für Ihre Versammlung immer schriftlich. Erst wenn Sie eine schriftliche Bestätigung Ihrer Buchung erhalten, können Sie sicher sein, dass der Raum am Versammlungstag für Sie bereit steht. Im Negativfall, falls der Raum kurzfristig anderweitig vergeben wird, können Sie Ihren Kunden nachweisen, dass Sie korrekt gehandelt haben.

Sammlung der Tagesordnungspunkte

Ihre Eigentümer wollen daran erinnert sein, dass die Eigentümerversammlung vor der Tür steht. Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, sich frühzeitig mit diesem Thema und eventuellen Vorschlägen zur Tagesordnung ausein

26. Mai 2014

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.