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Betriebskostenabrechnung: Die 8 häufigsten Mieter-Einsprüche

Als Vermieter erstellen Sie mit viel Mühe die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter und was kommt dabei heraus? Er bemängelt die Abrechnung, weigert sich, die Nachzahlung zu leisten, oder gibt sich mit der Höhe des Guthabens nicht zufrieden. Doch seien Sie gegenüber Einwendungen kritisch, denn die Praxis zeigt: Viele Beanstandungen der Mieter sind unerheblich.

Zunächst einmal: Hat Ihr Mieter etwas an Ihrer Betriebskostenabrechnung zu beanstanden, muss er dies innerhalb 1 Jahres nach Erhalt der Abrechnung vorbringen. Danach sind seine Ansprüche verspätet und damit unbeachtlich. Ihr Mieter muss dann eine Nachzahlung begleichen, obwohl die Abrechnung tatsächlich fehlerhaft ist.

Tipp: Guthaben müssen Sie auszahlen, Zinsen nicht

Erhält Ihr Mieter die Betriebskostenabrechnung erst nach Ablauf der 1-jährigen Abrechnungsfrist, muss er keine Nachzahlung mehr leisten.

Ergibt sich aus der verspäteten Abrechnung jedoch ein Guthaben, müssen Sie ihm dieses auszahlen. Zinsen für die verspätete Auszahlung des Guthabens kann Ihr Mieter allerdings nicht von Ihnen verlangen (BGH, Urteil v. 05.12.12, Az. XII ZR 44/11).

Einwand 1: Die Abrechnung ist unwirksam, weil sie Fehler enthält

Ein solches Schreiben haben Sie vielleicht auch schon erhalten: Es werden einige Fehler der Betriebskostenabrechnung bemängelt und erklärt, wegen dieser Mängel sei die Abrechnung unwirksam und der Mieter brauche die Nachzahlung nicht zu leisten.

Lassen Sie sich durch solche Schreiben nicht verunsichern, denn in der Regel sind sie bedeutungslos. Ihre Abrechnung ist nach dem BGH nur unwirksam, wenn eine der folgenden Mindestangaben fehlt (Urteil v. 09.04.08, Az. VIII ZR 84/07):

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkoste
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • und der Abzug seiner Vorauszahlungen

Die Praxis zeigt, dass die meisten Betriebskostenabrechnungen diesem Mindeststandard genügen und damit wirksam sind. Inhaltliche Fehler bei den Kostenpositionen machen Ihre Abrechnung auch dann nicht unwirksam, wenn diese gehäuft auftreten.

Einwand 2: Die Kosten sind zu hoch, da kann etwas nicht stimmen

Eine mieterseits gerne vorgebrachte Rüge ist: „Bei diesen hohen Kosten kann doch etwas nicht stimmen.“ Durch solche Anmerkungen brauchen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen, sie sind rechtlich ohne Bedeutung. Ihr Mieter muss seine Beanstandungen nämlich genau benennen, das heißt, er muss detailliert darlegen, welche Kostenposition er warum für fehlerhaft hält.

Einwand 3: Ein Punkt der Abrechnung verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot

Auch auf einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot berufen sich Mieter immer wieder gerne, um die Nachzahlung zu minimieren. So wird beispielsweise ein solcher Verstoß daran festgemacht, dass Hausmeisterkosten einer anderen Wohnanlage um 15% unter den eigenen Kosten liegen. Das macht aber nicht unbedingt einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot aus.

Das Gebot der Wirtschaftlichkeit verpflichtet Sie als Vermieter zwar insoweit zur Sparsamkeit, als Sie Ihre Mieter vor überflüssigen Kosten zu bewahren haben. Dieser Grundsatz besagt aber nicht, dass Sie sich stets für die billigste Lösung entscheiden müssen.

Sofern sachliche Gründe für eine teurere Lösung sprechen, dürfen Sie diese durchaus wählen. Bringt also Ihr Hausmeister mehr Leistung als ein anderer Hausmeister, dürfen Sie sich problemlos für ihn entscheiden, obwohl er teurer ist. Das gilt auch dann, wenn er bessere Referenzen zur Leistungsqualität hat oder einfach flexibler in seiner Arbeitszeit ist.


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Im Übrigen hat der BGH entschieden, dass der Mieter auch einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot konkret darlegen und beweisen muss (Urteil v. 06.07.11, Az. VIII ZR 340/10). Also nur, wenn Ihr Mieter Ihnen nachweist, dass Sie keine sachlichen Gründe für die Auswahl Ihres Anbieters hatten, gilt der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz als verletzt.

Einwand 4: Die Kosten müssen getrennt voneinander aufgeführt werden

Vielfach bemängeln Mieter, die Abrechnung sei fehlerhaft, da die Kosten nicht getrennt aufgelistet sind. Das ist aber nur grundsätzlich richtig. Denn nach dem BGH können Sie gleichartige Kosten durchaus zusammenfassen (Urteil v. 16.09.09, Az. VIII ZR 346/08).

Daher ist es kein Problem, wenn Sie etwa die Positionen „Sach- und Haftpflichtversicherung“ unter dem Kostenpunkt „Versicherung“ zusammenfassen. Sofern Sie allerdings Kostenpositionen ohne sachlichen Grund zusammen abrechnen, muss Ihr Mieter diese Kosten nicht bezahlen.

Einwand 5: Was ich nicht nutze, muss ich nicht bezahlen

Ein immer wieder gern genutzter Einwand ist: „Was ich nicht nutze, muss ich auch nicht bezahlen.“ Mit diesem Argument weigern sich beispielsweise Erdgeschossmieter, die Aufzugkosten zu bezahlen. Dies allerdings ohne Erfolg, denn nach dem BGH müssen sie sich an diesen Kosten selbst dann beteiligen, wenn weder ein Keller noch ein Dachboden zur Wohnung gehört, den sie mit dem Aufzug erreichen könnten (Urteil v. 20.09.06, Az. VIII ZR 103/06).

Auch bei den Kosten der Gartenarbeit gibt es immer wieder Streit, da Mieter, die den Garten nicht nutzen, sich auch nicht an diesen Kosten beteiligen möchten. Aber auch hier können Sie Ihre Mieter anteilig zu Kasse bitten. So müssen sich diese an den Kosten der Vorgartenpflege auch dann beteiligen, wenn Ihre Wohnung nach hinten hinausgeht.

Einwand 6: Sperrmüllkosten sind keine Betriebskosten

Immer wieder fällt in Mietshäusern Sperrmüll an: Ein Dritter legt ihn auf dem Grundstück ab, oder ein Mieter hinterlässt beim Auszug Sachen, die entsorgt werden müssen. Da dies nicht in regelmäßigen Abständen vorkommt, meinen viele Mieter, die Entsorgungskosten seien nicht umlagefähig. Doch das ist falsch. Wie der BGH entschieden hat, dürfen Sie auch Sperrmüllkosten in Ihrer Betriebskostenabrechnung umlegen (Urteil v. 13.01.10, Az. VIII ZR 137/09).

Einwand 7: Ich muss nachträglich entstandene Kosten nicht zahlen

Im Laufe eines Mietverhältnisses können durchaus neue Kostenpositionen entstehen: Es wird eine neue Versicherung abgeschlossen, oder der Kammerjäger wird beauftragt, weil im Garten Ratten sind. Immer wieder versuchen Mieter, sich der Beteiligung an diesen Kostenpositionen zu entziehen.

Das geht aber dann nicht, wenn Ihr Mietvertrag die Umlage neuer Kostenpositionen vorsieht. Mit einer solchen Klausel ist die Umlage neuer Positionen kein Problem:

„Werden öffentliche Abgaben neu eingeführt oder entstehen Betriebskosten neu, können diese vom Vermieter im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften umgelegt und angemessene Vorauszahlungen festgesetzt werden.“

Prinzipiell auf der sicheren Seite sind Sie, wenn der Mietvertrag alle möglichen Betriebskosten einbezieht. Etwa durch die Regelung: „Der Mieter zahlt die Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung.“ (BGH, Urteil v. 27.06.2007, Az. VIII ZR 202/06). In diesem Fall ist es egal, wann die Kosten erstmals entstehen.

Einwand 8: Mir steht die Zusendung der Belegkopien zu

Als Vermieter sind Sie dazu verpflichtet, Ihrem Mieter Einsicht in die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, darf Ihr Mieter seine Nachzahlung aus der Abrechnung verweigern (BGH, Beschluss v. 13.09.11, Az. VIII ZR 45/11).

Doch die Ausgestaltung der Belegeinsicht führt oft zu Streit. So verlangen Mieter immer wieder die Zusendung von Belegkopien, obwohl Sie als Vermieter dazu nicht verpflichtet sind. Sie können von Ihrem Mieter verlangen, dass er die Belege zu den üblichen Geschäftszeiten in Ihrem Büro oder Ihrer Wohnung einsieht.

Lediglich wenn das Ihrem Mieter wegen Krankheit oder großer Entfernung nicht zumutbar ist, müssen Sie ihm gegen eine Kostenerstattung von 0,25 € pro Kopie die Belege kopieren. Weitere wichtige Urteile zum Thema Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung:

Mieter darf die Betriebskostenabrechnung nicht pauschal bestreiten

Ohne Einsicht in die Kostenbelege ist das pauschale Bestreiten einzelner Positionen einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung durch den Mieter unzulässig. So hat es das Amtsgericht München mit einem jetzt veröffentlichten, nunmehr rechtskräftigem Urteil entschieden (Urteil v. 27.01.12, Az. 472 C 26823/11).

In dem Urteilsfall hatte ein Mieter – wie so häufig dieser Tage – an seiner Betriebskostenrechnung einen „zu hohen Verbrauch“ bemängelt ohne diese Kritik näher präzisiert zu haben. Der Vermieter klagte den Nachzahlungsbetrag kurzerhand ein – und bekam Recht:

Ohne Einsicht in die Kostenbelege ist das pauschale Bestreiten einzelner Positionen einer Betriebskostenabrechnung unzulässig. Damit das Bestreiten beachtlich ist, muss der Mieter Einsicht in die Belege nehmen und dann im Einzelnen vortragen, welche der ausgewiesenen Rechnungsbeträge er warum bestreitet.

Bitte beachten Sie: In jedem Fall muss Ihre Abrechnung aber formell ordnungsgemäß sein. Dies ist sie dann, wenn die Abrechnung gedanklich und rechnerisch leicht nachzuvollziehen ist und sie 4 Angaben enthält:

  1. Zusammenstellung der Gesamtkosten
  2. Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels
  3. Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen
  4. Die Berechnung des Anteils des Mieters

Muss mein Mieter erhöhte Betriebskostenvorauszahlungen trotz Zweifeln an der Abrechnung zahlen?

Frage: Ich habe meinem Mieter nach der letzten Betriebskostenabrechnung die Vorauszahlungen erhöht. Er zahlt aber weiter nur die alten Beträge. Auch die Nachzahlung hat er nicht beglichen. Sein Argument: Meine Abrechnung sei falsch. Kann ich auf Zahlung bestehen?

Antwort: Hat Ihr Mieter nur pauschal behauptet, Ihre Abrechnung sei falsch, ohne dass er konkrete Kritikpunkte nennt, dann brauchen Sie die Einwände nicht zu berücksichtigen. Er muss sowohl die Nachzahlung als auch die daraufhin errechneten erhöhten Vorauszahlungen leisten.

Und selbst wenn er seine Einwände konkret begründet hat, bleibt Ihre Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen verbindlich, solange nicht eindeutig feststeht, dass Ihre Abrechnung fehlerhaft ist und der richtige Saldo eine Erhöhung der Vorauszahlungen nicht rechtfertigen würde. Weisen Sie Ihren Mieter auf ein entsprechendes Urteil des Bundesgerichtshofs hin (BGH, Urteil v. 28.11.07, Az. VIII ZR 145/07).

Hat Ihr Mieter Sie aber auf einen tatsächlich bestehenden Fehler hingewiesen, korrigieren Sie Ihre Abrechnung selbstverständlich und passen die Vorauszahlungen dem neuen Abrechnungssaldo an.

Bitte beachten Sie: Angepasste Vorauszahlungen können Sie übrigens sogar dann fordern, wenn Ihre Abrechnung oder deren Korrektur erst nach Ablauf der 12-monatigen Abrechnungsfrist erfolgt ist (BGH, Urteil v.16.06.10, Az. VIII ZR 258/09).

Welche Messdifferenzen muss mein Mieter hinnehmen?

Frage: Bei der Ablesung der Wasseruhren für 2009/10 hat sich eine enorme Differenz von 18% zwischen der Summe aller 5 Einzelzähler und dem Hauptzähler ergeben. Dabei sind alle Wasseruhren erst 2 Jahre alt. Die städtischen Wasserbetriebe haben mir eine Überprüfung der Wasseruhren angeboten, deren Kosten sich auf etwa 200 € belaufen würde. Kann ich diese Kosten auf die Mieter umlegen? Und bis zu welcher Höhe müssen die Mieter solche Messdifferenzen eigentlich hinnehmen?

Antwort: In dieser Frage sind die Gerichte großzügig: Messdifferenzen von 20%, in Einzelfällen sogar von bis zu 25% halten die Richter für zulässig (zum Beispiel LG Duisburg, Beschluss v. 22.02.06, Az. 13 T 9/06).

Der in Ihrem Fall festgestellte Unterschied zwischen dem Haupt- und den Einzelzählern in Höhe von 18% kann daher von Ihren Mietern nicht beanstandet werden. Erfahrungsgemäß treten solche Abweichungen zwangsläufig auf und haben mit Messfehlern nichts zu tun.

Vielmehr hängen sie mit technischen Unterschieden zwischen den beiden Zählerarten zusammen: Die Einzelwasseruhren sprechen bei geringem Wasserdurchfluss oft nicht sofort an, selbst wenn sie neu und technisch einwandfrei sind. Ein Hauptwasserzähler reagiert demgegenüber sehr empfindlich auch bei geringem Wasserverbrauch.

Doch Vorsicht: Die Kosten für die Überprüfung der Wasserzähler können Sie aus 2 Gründen nicht in Ihrer Betriebskostenabrechnung umlegen. Zum einen handelt es sich nicht um regelmäßig wiederkehrende Kosten, sondern um einmalige Aufwendungen.

Zum anderen würde eine Überprüfung gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen, da die Überprüfung, wie dargelegt, nicht notwendig ist. Im Ergebnis hat Ihr Mieter die Messdifferenzen also zu akzeptieren; die Kosten für eine Überprüfung der Zähler braucht er aber nicht als Betriebskosten zu tragen.

Mein Rat: Gehen Sie nach der folgenden Methode vor, dann sind Sie auf der sicheren Seite. In Ihrer Abrechnung teilen Sie die gesamten Wasserkosten durch die Summe der von den Einzelwasserzählern gemessenen Verbräuche. Das Ergebnis multiplizieren Sie für jede Mietpartei mit dem vom entsprechenden Einzelzähler gemessenen Verbrauch. So trägt jeder Mieter einen verbrauchsgerechten Anteil an der Messdifferenz.

23. Mai 2014

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Tobias Mahlstedt. Über den Autor

Dr. Tobias Mahlstedt ist Chefredakteur vom „Immobilien-Berater“, „VermieterRecht aktuell“ und „Der Eigentümer Brief“. Außerdem ist er Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Wirtschaftsmediator. Dr. Mahlstedt ist Rechtsanwalt in der auf das gesamte Bau- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei BÖRGERS Fachanwälte & Notare in Berlin und Herausgeber/Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht.