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Forderungsmanagement bei Vermietung: Zahlungseingänge kontrollieren!

Nachlässigkeiten in der Forderungsüberwachung können für Sie als Vermieter besonders teuer werden.

Halten Sie die an Sie fälligen Zahlungen nicht nach, kann es leicht passieren, dass Sie Geld „liegenlassen“.

Damit es nicht erst so weit kommt, werden im Folgenden drei typische Fehler aufgezählt.

Wenn Sie diese vermeiden, sind Sie auf der sicheren Seite.

1. Fehler: Sie überwachen Ihre Zahlungseingänge nicht

Sie haben einen rechtswirksamen Mietvertrag abgeschlossen.

Ab sofort kontrollieren Sie zu Beginn des Monats Ihre Zahlungseingänge.

Häufig tappen Vermieter unversehens in die „Routinefalle“. Mieter zahlen seit Jahren pünktlich und regelmäßig ihre Miete, dann fehlt jedoch plötzlich ein Zahlungseingang.

Dabei muss es sich nicht einmal um eine böse Absicht Ihrer Mieter handeln. Teilweise kann es auch durch Kontenumstellungen oder ähnliche Bankprobleme dazu kommen, dass Überweisungen nicht ausgeführt werden.


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Erst recht prüfen Sie den Eingang von Einmalzahlungen wie Nebenkostennachzahlungen oder vereinbarten Erstattungszahlungen.

2. Fehler: Sie versäumen die Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen

Vergessen Sie nicht die Anpassung der Betriebskosten! Gerade bei insolventen Mietern können hohe Nachzahlungsbeträge zu bösen Überraschungen führen. Immer häufiger bleiben Zahlungen aus und Sie auf den Kosten sitzen.

  • Haben Sie eine Pauschale vereinbart, können Sie Erhöhungen der Betriebskosten jederzeit schriftlich auf den Mieter umlegen. Das muss jedoch im Mietvertrag vereinbart sein. Ferner haben Sie den Grund für die Umlage zu bezeichnen und zu erläutern.
  • Bei einer monatlichen Betriebskostenvorauszahlung können Sie ebenfalls schriftlich eine Anpassung verlangen.

Formulierungsbeispiel:

Sehr geehrter Mieter, derzeit leisten Sie eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung von 150 €. Nachdem Ihnen die Abrechnung für das vergangene Jahr zugegangen ist, nehme ich eine Anpassung auf 200 € vor.

Bitte zahlen Sie künftig monatlich diesen Betrag zuzüglich Ihrer Grundmiete, insgesamt also 800 €.

Datum, Unterschrift Vermieter

3. Fehler: Sie zahlen die Kaution zu früh zurück

Die Rückzahlung einer ordnungsgemäß vereinbarten Kaution kann Ihr Mieter frühestens am Ende des Mietverhältnisses verlangen. Sie zahlen dann maximal einen Teil der Kaution aus, da Sie im Regelfall über die Betriebskosten des letzten Jahres noch abrechnen müssen.

Sobald die Abrechnung vorliegt,

  • rechnen Sie über die Kaution ab und
  • rechnen mit Ihrem Betriebskostenguthaben und
  • dem Kautionsrückzahlungsanspruch Ihrer Mieter auf. Nur den Differenzbetrag zahlen Sie dann an Ihren Mieter aus.

Formulierungsbeispiel:

Sehr geehrter Mieter, Ihnen steht die Rückzahlung der Kaution von 500 € zu. Weiterhin übersende ich Ihnen die letzte Betriebskostenabrechnung. Danach haben Sie eine Nachzahlung von 300 € zu leisten.

Ich erkläre die Aufrechnung und überweise Ihnen auf das bekannte Konto 200 €.

Datum, Unterschrift Vermieter

Wichtig ist die Klarheit der Formulierungen, damit Ihr Mieter Ihr Vorgehen  nachvollziehen kann.

14. Juni 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.