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Hausverwaltung: Auskunftspflicht und Datenschutz

Zu den Pflichten jeder Hausverwaltung gehören teils auch sensible Bereiche, dies gilt es jedenfalls mit Blick auf eventuelle Auskünfte und das Datenschutzgesetz zu vermerken.

Aus dieser Warte heraus beginnt denn dieser Artikel mit zwei dieser sensiblen Bereiche und befasst sich dann mit der Auskunftspflicht des Verwalters, sowie dem Datenschutzgesetz.

Das Hauptaugenmerk gilt dabei einer Praxisorientierung der genannten Aspekte.

Hausverwaltung ist für die Jahresabrechnung zuständig

Es gehört zu den Pflichten des Verwalters einer Wohnungseigentumsanlage, jeweils nach Ablauf eines Kalender- oder Wirtschaftsjahres eine Jahresabrechnung zu erstellen.

Die Abrechnung ist die Rechenschaft des Verwalters über die von ihm verwalteten gemeinschaftlichen Gelder und wird in einer Eigentümerversammlung erläutert. Sie dient der endgültigen Feststellung, wie Einnahmen und Ausgaben zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden.

Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss Aufschluss über die Verwendung der gemeinschaftlichen Gelder und die Veränderung des Vermögens der Wohnungseigentümer zum Ende des Abrechnungszeitraums geben.

Praxis-Tipp: Im Interesse der Eigentümer ist im Verwaltervertrag eine Regelung hinsichtlich des Protokolls einer Eigentümerversammlung sinnvoll. Beispiel: „Niederschriften über die Wohnungseigentümerversammlung sind binnen zwei Wochen nach der Versammlung an die Eigentümer zu verschicken“.

Indem die Eigentümergemeinschaft der Jahresabrechnung zustimmt, erteilt sie dem Verwalter Entlastung und billigt dadurch auch sonstige Verwaltungshandlungen des Verwalters in der Vergangenheit.


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Durch eine Entlastung werden jegliche Ansprüche gegen den Verwalter ausgeschlossen, die für die Eigentümergemeinschaft erkennbar waren.

Bei Notmaßnahmen kann die Hausverwaltung eingreifen

Der Verwalter kann in dringenden Fällen für die Wohnungseigentümer auch ohne vorherige Beschlussfassung, beispielsweise bei einem unaufschiebbaren Reparaturfall Verträge abschließen.

Es muss dabei berücksichtigt werden, dass der Verwalter sich schadensersatzpflichtig macht, wenn er in dringenden Fällen – insbesondere bei Gefährdung der Wohnanlage – untätig bleiben würde.

Auskunftspflicht des Verwalters und Datenschutzgesetz

Eine in der Praxis wichtige Frage ist, inwieweit die Hausverwaltung Ihnen oder anderen Eigentümern zur Auskunft verpflichtet ist. Das Bundesdatenschutzgesetz schützt nur personenbezogene Daten.

Es ist der Hausverwaltung aber grundsätzlich nur untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt anderen bekannt zu geben. Erteilt beispielsweise der Verwalter eine Auskunft darüber, ob eine Reparatur durch einen Handwerker ordnungsgemäß ausgeführt worden ist, so liegt keine Personenbezogenheit vor.

Fragen Sie beim Verwalter über Tatsachen an, die nur Sie selbst betreffen, beispielsweise die Höhe der von Ihnen zu zahlenden Vorschüsse oder der von Ihnen bereits geleisteten Zahlungen, so darf der Verwalter natürlich hierüber die Auskunft nicht verweigern. Es besteht insofern eine Auskunftspflicht.

Der Verwalter ist Ihnen und anderen Eigentümern gegenüber verpflichtet, über seine Verwaltung in der Jahresabrechnung Rechenschaft abzulegen und eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben vorzulegen.

Dazu gehört auch notwendig die Vorlage von Belegen, Rechnungen und sonstigen Unterlagen, welche den Einnahmen und Ausgaben zu Grunde liegen. Ihr Informationsrecht umfasst dabei auch einen Anspruch auf Fotokopien gegen Kostenerstattung. Um hier Streit zu vermeiden, sollte auch dieser Punkt vorsorglich im Verwaltervertrag geregelt sein.

Beispiel: „Fordert ein Wohnungseigentümer Einsicht in Verwaltungsunterlagen, so können diese Unterlagen nur im Büro des Verwalters zu einem vereinbarten Zeitpunkt eingesehen werden. Fotokopien werden gegen Kostenerstattung von 0,30 Euro pro Seite angefertigt.“

Hausverwaltung: Gemeinschaftliche Angelegenheit aller Wohnungseigentümer

Bei Ihrem Informationsrecht ist zudem zu berücksichtigen, dass jeder Eigentümer für die gemeinschaftlichen Kosten zusammen mit den anderen Eigentümern aufkommen muss, und dass Sie zugleich auch Mitinhaber aller Forderungen gegen andere Wohnungseigentümer sind.

Die Hausverwaltung der Wohnanlage ist eine gemeinschaftliche Angelegenheit aller Wohnungseigentümer.

Die Rechtsprechung geht deshalb davon aus, dass Sie und die übrigen Eigentümer zur Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und Belege berechtigt sind. Das Geheimhaltungsinteresse einzelner Wohnungseigentümer ist hier sehr gering.

Es ist beispielsweise kein schutzwürdiges Geheimnis, wie viel jeder Eigentümer zu den gemeinschaftlichen Ausgaben beizutragen hat.

Ein wichtiges Problem stellt jedoch die Frage dar, ob der Verwalter im Anschluss an die Jahresabrechnung berechtigt ist, beispielsweise bei Zahlungsrückständen von Hausgeldern, Ihnen oder anderen die Namen der zahlungssäumigen Eigentümer auf Nachfrage zu nennen.

Da die Forderungen allen Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft gemeinschaftlich zustehen und jeder einzelne Eigentümer Mitinhaber der Forderungen ist, hat jeder einzelne auch ein Auskunftsrecht. Der Verwalter muss Ihnen somit auf Nachfrage den Namen der säumigen Mieter nennen.

1. Juni 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.