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Legen Sie Ihre Betriebskosten rechtssicher um – Wir sagen wie

Erstellen Sie eine Abrechnung – und zwar separat für jeden Ihrer Mieter.

Sie beachten die Formalien

Über die Vorauszahlungen rechnen Sie jährlich ab. Das muss nicht zwangsläufig das Kalenderjahr sein. Es reicht ein einmal festgelegtes und dann von Ihnen einzuhaltendes Geschäftsjahr.

Die Abrechnungsperiode läuft vom 1. Mai bis zum 30. April des Folgejahrs.

Wichtig: Bei Vorliegen sachlicher Gründe können Sie später eine Änderung des Abrechnungszeitraums vornehmen. Beachten Sie unbedingt die gesetzlich vorgeschriebene Frist Ihrer Abrechnung.

12-Monats-Frist beachten

Die Abrechnungsfrist Spätestens 12 Monate nach Ablauf des von Ihnen gewählten Abrechnungszeitraums muss Ihren Mietern die Abrechnung zugegangen sein. Häufig ist das der 31.12. eines Jahres.

In diesem Fall muss die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2009 spätestens am 31.12. zugegangen sein.


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Wichtig: Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist. Falls Ihre Mieter die Abrechnung nur einen Tag später erhalten, können Sie grundsätzlich keine Nachforderungen mehr stellen. Sie müssen folglich einen Teil Ihrer Betriebskosten selbst tragen. Besonders ärgerlich ist es, wenn Ihr Mieter Sie nach Ablauf der Frist auffordert, eine Abrechnung zu erstellen.

Dann haben Sie Arbeit, erhalten jedoch keine Nachzahlung.

Postzusendungen anfechtbar

Achtung: Die Postzustellung der Betriebskostenabrechnung ist oftmals zu unsicher. Kommt es zum Rechtsstreit, haben Sie als Vermieter den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung bei Ihren Mietern zu beweisen (BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08).

Ein sicherer Weg ist die Zustellung durch einen Boten oder ein Einwurfeinschreiben.

Innerhalb eines Jahres nach Zugang der Betriebskostenabrechnung kann Ihr Mieter Einwendungen erheben. Versäumt er diese Frist, muss er auch für nicht vereinbarte Betriebskosten zahlen (BGH, Urteil v. 10.10.07, Az. VIII ZR 279/06).

Klage des Mieters

Für Ihre Abrechnung haben Sie 1 Jahr Zeit – ansonsten drohen Ihnen folgende Nachteile:

  • Klage auf Abrechnung: Ihr Mieter darf eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung von Ihnen verlangen und diesen Anspruch nach Ablauf der Abrechnungsfrist auch einklagen.
  • Nachforderungen sind ausgeschlossen: Sie können von Ihrem Mieter keine Nachforderung mehr verlangen, wenn Sie keine oder keine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung innerhalb der Frist erteilt haben. Dies ordnet das Gesetz in § 556 Abs. 3 S. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) an.
  • Vorauszahlungen sind ausgeschlossen: Mit Ablauf der Abrechnungsfrist dürfen Sie von Ihrem Mieter keine Vorauszahlungen mehr verlangen.
  • Keine Schlechterstellung des Mieters: Müssen Sie nach Ablauf der Abrechnungsfrist eine neue Abrechnung erstellen, darf Ihr Mieter durch die korrekte Abrechnung nicht schlechter gestellt werden.
  • Rückzahlung der Nachforderung: Hat Ihr Mieter eine Nachforderung beglichen, obwohl er hierzu nicht verpflichtet gewesen wäre, darf er die Summe später wieder zurückverlangen (BGH, Urteil v. 18.01.06, Az. VIII ZR 94/05).

Einbehalt der Vorauszahlungen möglich

Einbehalt laufender Vorauszahlungen: Hat Ihr Mieter innerhalb der Abrechnungsfrist keine oder keine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten, kann er im laufenden Mietverhältnis die Zahlung der vereinbarten Vorauszahlungen einstellen (BGH, Urteil v. 29.03.06, Az. VIII 191/05).

Rückforderung der Vorauszahlungen: Ist das Mietverhältnis beendet und hat der Mieter für abgelaufene Abrechnungszeiträume keine fristgerechte Abrechnung erhalten, kann er die insoweit geleisteten Vorauszahlungen direkt zurückfordern (BGH, Urteil 09.03.05, Az. VIII ZR 57/04).

5. Januar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.