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Betriebskostenabrechnung 2015: In 6 Schritten einfach erstellen

Damit Ihre Betriebskostenabrechnung wirksam ist, muss sie „formell ordnungsgemäß“ sein. Nur dann wahren Sie Ihre 1-jährige Abrechnungsfrist und können eine Nachzahlung von Ihrem Mieter verlangen. Wie Sie mühelos eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung in nur 6 Schritten fertigen, lesen Sie hier.

Formell ordnungsgemäß ist Ihre Abrechnung, wenn sie für den Mieter aus sich heraus verständlich und nachvollziehbar ist. Das ist nicht schwer, denn der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ergibt sich aus der Teilung der Gesamtkosten durch den Umlageschlüssel. Vom Ergebnis ziehen Sie dann nur seine geleisteten Vorauszahlungen ab.

Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss Ihre Abrechnung diese 4 Angaben enthalten, um formell ordnungsgemäß zu sein:

  1. Geordnete Zusammenstellung aller Gesamtkosten
  2. Angabe des Verteilungsschlüssels
  3. Ausweisung des Anteils Ihres Mieters
  4. Abzug aller Vorauszahlungen des Mieters

Und so gehen Sie Schritt für Schritt vor, um Ihre Abrechnung unangreifbar zu machen.

1. Prüfen Sie Ihre Abrechnungspflicht

Über die Betriebskosten Ihres Mieters müssen Sie nur abrechnen, soweit der Mieter hierfür Vorauszahlungen leistet. Zahlt Ihr Mieter die Betriebskosten als Pauschale oder sind sie in der Miete enthalten (Inklusivmiete), ist keine Betriebskostenabrechnung notwendig.

2. Ermitteln Sie die Kosten Ihres Mieters

Abrechnen dürfen Sie nur über solche Betriebskosten, für die Ihr Mieter nach seinem Mietvertrag zahlen muss. Haben Sie darin keine Betriebskosten aufgeführt, braucht Ihr Mieter auch nichts zu zahlen. Sind im Mietvertrag Betriebskosten einzeln aufgelistet, zahlt Ihr Mieter auch nur für diese Kosten.

Jede Vereinbarung muss nach aktueller Rechtsprechung zweifelsfrei erkennen lassen, welche Betriebskosten genau der Mieter zahlen muss. Ist das nicht der Fall, ist die Vereinbarung unwirksam und der Vermieter trägt die Kosten (BGH, Urteil v. 02.05.12, Az. XII ZR 88/10). Etwa, wenn nur vereinbart ist, „der Mieter trägt die üblichen Kosten“ – denn was „üblich“ ist, ist nicht ohne Zweifel bestimmbar.

Ihr Optimum haben Sie sichergestellt, wenn Ihr Mietvertrag einen Verweis enthält, wonach der Mieter „Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung“ oder „Betriebskosten gemäß Anlage 3 zu § 27 II. BV“ zahlen soll. Denn nun hat Ihr Mieter alle angefallenen, gesetzlich anerkannten Betriebskosten zu tragen.


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Besonderheit: Nach Mietbeginn erstmals angefallene Kosten

Fallen im Laufe des Mietverhältnisses neue Betriebskosten an, etwa weil Sie sich erst später für eine regelmäßige Ungezieferbekämpfung entschieden haben, muss Ihr Mieter auch diese Kosten tragen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde (BGH, Urteil v. 27.09.08, Az. VIII ZR 80/06).

Gebräuchlich ist etwa folgende Regelung: „Neu entstehende Betriebskosten können nach den gesetzlichen Vorschriften umgelegt  werden.“ Allerdings muss die betreffende Kostenposition im Mietvertrag entweder bereits angegeben oder Bestandteil des gesetzlichen Betriebs-Kostenkatalogs sein, auf den der Mietvertrag verweist.

Hiervon gibt es eine erfreuliche Ausnahme: Haben Sie Ihre Wohnung modernisiert und macht die Modernisierung künftig Betriebskosten erforderlich, muss der Mieter sie immer zahlen – egal was der Mietvertrag hier vorsieht. So etwa die regelmäßigen Kosten für den infolge einerModernisierung eingerichteten Breitbandkabelanschluss (BGH, Urteil v. 27.06.07, Az. VIII ZR 202/06).

3. Geben Sie die Gesamtkosten an

Für alle angefallenen Betriebskostenarten führen Sie in Ihrer Abrechnung zunächst die Gesamtkosten auf. Tun Sie das nicht, ist Ihre Abrechnung allein aus diesem Grund formell nicht ordnungsgemäß. Der Mieter muss diese Kosten dann nicht zahlen (BGH, Urteil v. 14.02.07, Az. VIII ZR 1/06).

Ihr Vorteil: Bei Ermittlung der Gesamtkosten können Sie nach dem sogenannten Abflussprinzip verfahren: Sie setzen einfach alle Kosten an, die während der Abrechnungsperiode von Ihrem Konto „abgeflossen“ sind, also von Ihnen bezahlt wurden.

Die Kosten auf verschiedene Abrechnungsräume verteilen – also nach dem Leistungs- oder Zeitabgrenzungsprinzip abrechnen – müssen Sie nur dann, wenn Sie es mit dem Mieter vereinbart haben (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 49/07) oder es sich um „warme“ Betriebskosten (Heiz- und Warmwasserkosten) handelt (BGH, Urteil v. 01.02.12, Az. VIII ZR 156/1).

Besonderheit: Mischmietverhältnisse

Wenn Sie in einer Abrechnungseinheit gleichzeitig Wohn- und Gewerberäume haben, müssen Sie die Gesamtkosten ebenfalls angeben. Also auch dann, wenn Sie bestimmte Kosten vorweg abziehen und den Gewerbemietern direkt in Rechnung stellen (BGH, Urteil v. 01.08.10, Az. VIII ZR 45/10).

Wichtig: Zu einem solchen Abzug sind Sie aber nur verpflichtet, wenn für die Gewerberäume bestimmte Kosten überproportional entstehen, etwa bei den Wasserkosten eines Friseursalons (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05). Generell gilt aber auch hier, dass zunächst alle Gesamtkosten in der Abrechnung anzugeben sind, damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist.

Ihr Vorteil: Dass „überproportionale“ Kosten angefallen sind, hat im Streitfall Ihr Mieter zu beweisen (BGH, Urteil v. 01.08.10, Az. VIII ZR 45/10).

Ihr Vorteil: Gleichartige Kosten dürfen Sie zusammenfassen

Der BGH hat entschieden, dass die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung“ abgerechnet werden können (BGH, Urteil v. 16.09.09, Az. VIII ZR 346/08).

Außerdem dürfen Sie auch die Kosten für Frisch- und Schmutzwasser in einer Summe zusammenfassen und einheitlich abrechnen, wenn die Umlage dieser Kosten einheitlich nach dem – durch Zähler erfassten – Frischwasserverbrauch vorgenommen wird (BGH, Urteil v. 15.07.09, Az. VIII ZR 340/08).

4. Geben Sie verständlich den Verteilungsschlüssel an

Geben Sie in Ihrer Abrechnung den Kostenverteilungsschlüssel an. Notwendig ist, die Herleitung des Quotienten deutlich zu machen (OLG Düsseldorf, Urteil v. 04.07.13, Az. 10 U 52/13). Ist der Schlüssel nur als Bruchteil oder Prozentsatz angegeben, ohne die Bezugsgröße zu nennen, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.

Beispiel: Richtig ist es, wenn Sie schreiben „Gesamtwohnfläche: 540 m², Ihre Wohnfläche: 90 m², Umlageschlüssel: 1/6“. Dagegen wäre die bloße Angabe des Quotienten „1/6“ oder „16,67%“ nicht ausreichend, weil die konkreten einzelnen Daten fehlen.

Ihr Vorteil:Bekannte Abkürzungen können Sie verwenden, etwa „MEA“ für Mieteigentumsanteil (LG Karlsruhe, Urteil v. 08.01.14, Az. 9 S 294/13). Ist der Umlageschlüssel durch die Angabe der Bezugsgröße verständlich, brauchen Sie ihn darüber hinaus nicht zu erläutern.

Insbesondere ist es nicht erforderlich, dass Sie dem Mieter erklären, wie Sie die Flächenangaben ermittelt haben. Und zwar selbst dann nicht, wenn sich diese seit der letzten Abrechnung (durch Baumaßnahmen oder Neuvermessung) verändert haben sollten (BGH, Urteil v. 28.05.08, Az. VIII 261/07).

Wichtig: Auch wenn Sie als Umlageschlüssel die Zahl der Nutzer vereinbart haben, ist zwingend die Bezugsgröße anzugeben. Hier müssen Sie Ihrem Mieter neben der Zahl der Nutzer seiner Wohnung immer auch die Zahl aller Nutzer im Gebäude angeben.

Besonderheit: Tatsächliche Kopfzahl statt Melderegister

Haben Sie laut Mietvertrag über (einzelne) Betriebskosten nach Personenzahl abzurechnen, reicht es nicht, wenn Sie diese anhand einer Melderegisterauskunft angeben. Notwendig ist stattdessen, dass Sie die exakte Personenzahl Ihrer Mieter vor Ort klären (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).

Ihr Vorteil: Personenschlüssel muss nicht begründet werden

Für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung ist nicht erforderlich, dass Sie angeben, wie Sie die Gesamtpersonenzahl ermittelt haben. Weder muss der Abrechnung eine Belegungsliste beigefügt werden, noch müssen Sie darlegen, wann es zu einem Wechsel in der Belegung gekommen ist (BGH, Urteil v. 15.09.10, Az. VIII ZR 181/09).

Besonderheit: Falsche Wohnfläche

Die im Mietvertrag angegebene Wohnfläche ist für die Betriebskostenabrechnung auch dann maßgeblich, wenn sie falsch ist. Dies gilt, solange die Abweichung nicht mehr als 10% ausmacht. Andersherum: Beträgt die Abweichung von der vereinbarten zur tatsächlichen Wohnfläche mehr als 10%, haben Sie die Betriebskosten, ausgehend von der tatsächlichen Wohnfläche, zu berechnen (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).

Besonderheit: Leerstand richtig berücksichtigen

Die Kosten, die in Ihrem Gebäude auf leerstehende Wohnungen entfallen, dürfen Sie nicht auf Ihre übrigen Mieter umlegen. Es gilt der Grundsatz: Das Leerstandsrisiko trägt der Vermieter – und damit auch die Kosten (BGH, Urteil v. 08.01.13, Az. VIII ZR 180/12).

5. Berechnen Sie die Kosten des Mieters

Nachdem Sie die Gesamtkosten einer jeden einzelnen Betriebskostenposition ermittelt haben, berechnen Sie anhand des Verteilungsschlüssels den Anteil Ihres jeweiligen Mieters und weisen Sie ihn aus.

6. Ziehen Sie die Vorauszahlungen des Mieters ab

Geben Sie nun in Ihrer Abrechnung die geleisteten Abschlags- und Vorauszahlungen an. Möglich – aber nicht empfehlenswert – ist es auch, dass Sie anstelle der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) die mietvertraglich geschuldeten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) angeben.

Ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend angesetzt sind, ist nämlich für die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Abrechnung ohne Bedeutung (BGH, Beschluss v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08).

Stellen Sie Ihre Abrechnung fristgemäß zu – an alle Mieter

Wenn Ihre Abrechnung nach diesen 6 Schritten formell ordnungsgemäß ist, haben Sie nun noch dafür Sorge zu tragen, dass diese Ihrem Mieter nachweislich innerhalb der Abrechnungsfrist zugeht.

Hierfür reicht es nicht, die Abrechnung so rechtzeitig zur Post zu geben, dass der Mieter sie normalerweise innerhalb der Jahresfrist erhält. Denn Verzögerungen und Verluste bei der Postzustellung gehen zulasten des Absenders (BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08).

Tipp: Jeder Mieter ist Abrechnungsadressat

Sind mehrere Personen Mieter Ihrer Wohnung, sollten Sie unbedingt jedem eine einzelne Abrechnung unter seinem Namen zustellen oder Ihre Abrechnung an alle Mieter namentlich adressieren. Denn eine Nachzahlung dürfen Sie nur von dem Mieter verlangen, der auch eine Abrechnung erhalten hat (BGH, Urteil v. 28.04.10, Az. VIII ZR 263/09).

20. Januar 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Tobias Mahlstedt. Über den Autor

Dr. Tobias Mahlstedt ist Chefredakteur vom „Immobilien-Berater“, „VermieterRecht aktuell“ und „Der Eigentümer Brief“. Außerdem ist er Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Wirtschaftsmediator. Dr. Mahlstedt ist Rechtsanwalt in der auf das gesamte Bau- und Immobilienrecht spezialisierten Kanzlei BÖRGERS Fachanwälte & Notare in Berlin und Herausgeber/Fachautor zahlreicher Publikationen zum Immobilienrecht.