MenüMenü

Checkliste Betriebskosten zum kostenlosen Download:
Hilfreiche Checkliste zum Ausdrucken & zum täglichen Gebrauch als PDF . . . . . .
Hier Klicken und Checkliste erhalten ➜

Nebenberuflicher Hausmeister: Als Vermieter alle Vorteile ausschöpfen

An den Hausmeisterkosten entzünden sich immer wieder Meinungsverschiedenheiten zwischen Mietern und Vermietern. Die Mieter argwöhnen meist, dass sie hierbei auch mit nicht umlagefähigen beziehungsweise unnötigen Verwaltungskosten belastet werden.

Als Vermieter können Sie dagegen einem Hausmeister nur Gutes abgewinnen. Seine Aufgabe ist es, Ihnen insbesondere zeit- und aufwandsintensive Arbeiten abzunehmen.

Seit 01.04.2003 ist es für Sie noch interessanter geworden, einen Hausmeister zu engagieren. Seither gelten die neuen Regelungen für Mini-Jobs. Die Einkommensgrenze ist auf 400 Euro pro Monat gestiegen, und die Arbeitszeit kann flexibler geregelt werden als bisher. Besondere Steuer-Spar- Chancen bieten dabei Arbeitsverträge mit Angehörigen.

Wenn Sie also mehrere kleinere Mietobjekte, beispielsweise einige Eigentumswohnungen im selben Ort oder auch schon ein größeres Mietobjekt, wie etwa ein Wohn- und Geschäftshaus, besitzen, stellt sich diese Frage dringender denn je: Wollen Sie einen Hausmeister einstellen, der Ihnen als Vermieter Zeit und Arbeit spart?

Entschließen Sie sich dazu, sind Sie naturgemäß vor allem an zwei Dingen interessiert:

Die wichtigsten Bestimmungen und Praxis-Tipps dazu lesen Sie in diesem Beitrag.

Achtung: Dieser Beitrag betrifft ausschließlich die Anstellung eines Hausmeisters, der im Rahmen eines Mini-Jobs nebenberuflich tätig wird. Das kann einer Ihrer Mieter sein, aber ebenso gut auch ein Angehöriger oder ein Dritter, den Sie über eine Stellenanzeige finden.

Hauptberufliche Hausmeister, denen oft auch eine Dienstwohnung im Haus überlassen wird, sind ein Thema für Wohnungsgesellschaften, nicht aber für private Vermieter, die ihren Haus- und Wohnungsbesitz selbst verwalten.

Wie Sie die Kosten für Ihren Hausmeister auf Ihre Mieter umlegen

Die Hausmeisterkosten gehören dem Grunde nach zu den umlagefähigen Betriebskosten. Voraussetzung ist allerdings eine eindeutige Regelung im Mietvertrag, wonach Ihre Mieter die Betriebskosten zusätzlich zur Miete zahlen müssen. Ist dies der Fall, geht es in der Vermieterpraxis nur noch darum, in welchem Umfang die Hausmeisterkosten umgelegt werden können.

Grundsätzlich gilt: Ihre Mieter haben keinen Einfluss auf die Höhe der zwischen Ihnen und Ihrem Hausmeister ausgehandelten Vergütung. Zu den Hausmeisterkosten gehören auch die Fahrtkosten einschließlich der Pkw-Kosten, die nach Kilometerpauschalen abgerechnet werden.

Verteilt sich die Tätigkeit des Hausmeisters auf mehrere Mietobjekte, so dürfen Sie jeweils nur den Teil der Vergütung in Ansatz bringen, der auf das Haus entfällt, in dem Ihr Mieter wohnt. Falls nichts Abweichendes geregelt ist, werden die Kosten des Hausmeisters anteilig nach der Anzahl der Wohnungen in den einzelnen Mietobjekten aufgeteilt.

Beschäftigung eines Hausmeisters muss wirtschaftlich sinnvoll sein

Die Beschäftigung eines Hausmeisters muss dem Erfordernis einer ordentlichen Geschäftsführung entsprechen und damit dem Gebot der Wirtschaftlichkeit Rechnung tragen.

Ob für die Beschäftigung eines Hausmeisters überhaupt noch ein Aufgabenbereich übrig bleibt, wenn Sie beispielsweise die Gartenpflege, die Treppenhausreinigung und die Schneebeseitigung bereits anderweitig vergeben haben, hängt jeweils von der Größe des Hauses und der Zahl der Wohnungen ab.

So haben die Gerichte beispielsweise entschieden, dass es einem Vermieter zumutbar ist, dass er gelegentliche Kontrollgänge persönlich durchführt und dafür nicht extra einen Hausmeister einstellt.

Achtung: Ob es überhaupt erforderlich ist, einen Hausmeister zu beauftragen, prüfen die Gerichte auch dann sehr kritisch, wenn ein Hausmeister neu eingestellt wird, ohne dass dieser Posten bisher besetzt war und sich die Verhältnisse im Haus auch nicht wesentlich geändert haben.

Anerkannte Gründe für die Einstellung eines Hausmeisters bei ansonsten unveränderten Verhältnissen sind beispielsweise Krankheit oder Umzug des Vermieters eines Mehrfamilienhauses. Und auch ein auf mehrere Objekte angewachsener Wohnungsbestand zählt dazu.

Das sind die Aufgaben eines Hausmeisters

Der Aufgabenbereich eines Hausmeisters ist nirgends gesetzlich geregelt, auch nicht im Betriebskostenkatalog der Zweiten Berechnungsverordnung. Der Betriebskostenkatalog setzt den Begriff des Hausmeisters vielmehr voraus.

Die Tätigkeit eines Hausmeisters ist zunächst von der des Hausverwalters abzugrenzen. Hausverwalter ist, wer die Fürsorge für die pflegliche Behandlung und die geregelte Nutzung des Haus- und Wohnungsbesitzes eines anderen übernommen hat.

Demgegenüber werden dem Hausmeister solche Aufgaben übertragen, die mehr praktisch-technischer Natur sind und den bestimmungsgemäßigen Gebrauch sowie die pflegliche Behandlung und ordnungsgemäße Benutzung des Grundstücks und des Gebäudes gewährleisten sollen.

Mit anderen Worten: Ein Hausmeister ist generell für die Instandhaltung, Reinigung und Einhaltung der Ordnung im Haus verantwortlich.

Beschränkt sich die Tätigkeit des Hausmeisters auf diese Bereiche, sind die dadurch entstandenen Kosten in voller Höhe als Betriebskosten umlagefähig. Das sind einmal die Personalkosten eines angestellten Hausmeisters. Darunter sind der Arbeitslohn und die Lohnnebenkosten sowie die zusätzlichen Kosten für eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung zu verstehen.

Achtung: Auch die Kosten selbstständiger Hausmeisterfirmen sind umlagefähige Betriebskosten.

Sachaufwendungen sind keine Hausmeisterkosten; sie sind immer nur bei den Positionen abzugsfähig, bei denen dies vorgesehen ist. Braucht der Hausmeister also etwa Düngemittel und Arbeitsgeräte für die Gartenarbeit, sind diese Ausgaben bei der Betriebskostenposition „Gartenpflege“ zu berücksichtigen. Die Arbeitskosten für das Tätigwerden wiederum sind Bestandteil der Hausmeisterkosten.

Eine Ausnahme gilt lediglich für solche Kosten, die unmittelbar mit der Hausmeistertätigkeit zusammenhängen. Das sind speziell Telefongebühren. Die Anschaffungskosten für Arbeitsschuhe beispielsweise gehören wiederum zu den Sachaufwendungen.

Zu den Aufgaben, die typischerweise auf einen Hausmeister übertragen werden, gehören insbesondere

  • die Haus-, Treppen- und Straßenreinigung,

  • die Gartenpflege,

  • die Bedienung und Überwachung der Sammelheizung,

  • die Bedienung und Überwachung der Warmwasserversorgungsanlage,

  • die Bedienung und Überwachung des Fahrstuhls,

  • die Behebung kleinerer Schäden,

  • die Annahme, Weiterleitung oder sonstige Erledigung von Schadensanzeigen und Reparaturwünschen der Mieter,

  • die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung.

Im Einzelfall kann der Aufgabenkreis erweitert werden. So kann mit dem Hausmeister beispielsweise vereinbart werden, dass er Reparaturaufträge bis zu einem bestimmten Betrag selbst vergibt und deren Ausführung anschließend auch überwacht. Die Kontrolle von Handwerkerarbeiten kann dem Hausmeister auch generell übertragen werden.

Es gibt keine Vorschriften, die den Einsatz des Hausmeisters auf bestimmte Tätigkeiten begrenzen. Beachten Sie allerdings, dass Sie die Vergütung für den Hausmeister immer nur insoweit auf Ihre Mieter umlegen können, als er typische Hausmeistertätigkeiten ausübt.

Soweit er Aufgaben wahrnimmt, die zur Haus- und Wohnungsverwaltung zählen, ist die darauf entfallende Vergütung nicht umlagefähig. Einzelheiten dazu lesen Sie unten auf dieser Seite.

Achtung: Den nicht umlagefähigen Teil der Vergütung für den Hausmeister müssen Sie aus eigener Tasche bezahlen, können ihn dann allerdings als Werbungskosten-Position bei Ihren Einkünften absetzen.

Wenn Ihr Hausmeister außerdem auch Verwaltungsaufgaben wahrnimmt

Ist Ihr Hausmeister auch für Verwaltungsarbeiten und/oder kleinere Reparaturen zuständig, so sind die hierauf entfallenden Anteile aus seiner Vergütung herauszurechnen.


Betriebskostenabrechnung 2016:
Alles, was Ihr Mieter zahlen muss – kompakt im Überblick

Vermeiden Sie unnötige Streitereien mit Ihren Mietern. Erstellen Sie von vornherein eine unangreifbare Betriebskostenabrechnung.

Alle Positionen, die Sie für das letzte Jahr abrechnen dürfen – kompakt zusammengefasst in einer praktischen Übersicht –, finden Sie in der top-aktuellen Sonderveröffentlichung „Betriebskostenabrechnung 2016“.

Klicken Sie jetzt hier, um sich "Betriebskostenabrechnung 2016" GRATIS zu sichern! ➜


Ausnahme: Es handelt sich um solche Tätigkeiten, die auch bei anderen umlagefähigen Betriebskostengruppen in Ansatz gebracht werden könnten.

Beispiel: Der Hausmeister ist auch für die Treppenhausreinigung oder beispielsweise die Gartenpflege zuständig. Dann können die Hausmeisterkosten in voller Höhe berücksichtigt werden. Bei den Betriebskostenarten „Hausreinigung“ und „Gartenpflege“ können Sie dann aber allenfalls noch Materialkosten umlegen.

Nicht umlagefähig sind beispielsweise folgende Tätigkeiten des Hausmeisters:

  • die Entgegennahme von Mietzahlungen (bei Barzahlungen),

  • die Durchführung von Abrechnungen und sonstige Tätigkeiten anlässlich eines Mieterwechsels,

  • Maklertätigkeiten,

  • sämtliche Arbeiten, die die Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung von Anlagen betreffen,

  • die Durchführung von Schönheitsreparaturen nach Beendigung des Mietverhältnisses.

Folge: Der auf diese Tätigkeiten entfallende Teil seiner Vergütung kann bei den Betriebskosten grundsätzlich nicht angesetzt werden.

Wichtig: Ist eine Aufteilung zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Tätigkeiten des Hausmeisters erforderlich, so gehört die Erläuterung der Aufteilung zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung.

Bestreitet Ihr Mieter, dass einzelne Kosten auf die Hausmeistertätigkeiten entfallen, sind Sie als Vermieter verpflichtet, im Einzelnen die Umstände darzulegen, aus denen sich der Aufwand für die Tätigkeit des Hausmeisters ergibt.

Dazu gehört auch die Schilderung des genauen Aufgabenbereichs, sofern er im Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Leistungsverzeichnis festgehalten ist.

Achtung: Auch wenn es sich „nur“ um einen nebenberuflich tätigen Hausmeister handelt: Achten Sie penibel darauf, dass Sie seinen Ausgabenbereich detailliert regeln.

Der Grund: In unklaren Situationen, in denen keine Stundenzettel oder Arbeitsnachweise vorliegen, können die Gerichte den umlagefähigen Anteil an den Hausmeisterkosten notfalls schätzen. Dazu brauchen sie jedoch eine Schätzgrundlage. Und dazu bietet sich in erster Linie der – schriftlich vereinbarte – Leistungskatalog des Hausmeisters an.

Was ein Hausmeister kostet

Die dem Hausmeister zustehende Vergütung richtet sich allein nach der getroffenen Vereinbarung. Bei Anstellung eines hauptberuflichen Hausmeisters wird die Vergütung oftmals ganz oder zumindest teilweise durch die Überlassung einer Wohnung abgegolten. Das kommt bei einem nebenberuflich tätigen Hausmeister nicht in Betracht.

Praxis-Tipp: Sofern Sie einen Mieter aus dem Haus als Hausmeister engagieren, sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, die Vergütung mit der Miete zu verrechnen. Wie die Praxis zeigt, führt dies immer wieder zu Abrechnungsschwierigkeiten.

Behandeln Sie deshalb das Mietverhältnis einerseits und das Beschäftigungsverhältnis des Mieters als Hausmeister andererseits strikt getrennt, und rechnen Sie beides immer auch getrennt ab. So vermeiden Sie von vornherein unnötigen Ärger.

Ist ein Hausmeister nebenberuflich tätig, wird er nahezu ausnahmslos im Rahmen eines Mini-Jobs tätig. Das bietet sowohl für Sie als Vermieter und Arbeitgeber als auch für den Hausmeister Vorteile.

Wie Sie jetzt einen Hausmeister kostengünstig einstellen

Geringfügig Beschäftigte können jetzt monatlich statt 325 bis zu 400 Euro verdienen. Bis zu dieser Grenze zahlen Arbeitnehmer keine Steuern und Sozialabgaben (brutto für netto).

Als Arbeitgeber zahlen Sie für Ihren Hausmeister eine Pauschalabgabe von 25% an die Bundesknappschaft (Rentenversicherung: 12%, Krankenversicherung: 11%, Pauschalsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer: 2%).

Achtung: Besonders interessant ist ein Mini-Job für Ihren Ehegatten. Sie ermöglichen ihm einen jährlichen Zusatzverdienst von bis zu 4.800 Euro – steuerfrei und damit ohne Auswirkungen auf die Steuerprogression. Eheleute mit Höchststeuersatz sparen so rund 2.450 Euro Steuern.

Praxis-Tipp: Die neuen Regelungen zum Mini-Job erleichtern es Ihnen, die Diskussion mit Ihren Mietern darüber, ob der Hausmeister auch nicht umlagefähige Verwaltungsaufgaben ausübt, ein für allemal zu beenden.

Betrauen Sie Ihren Ehegatten oder einen anderen Angehörigen mit den Verwaltungsaufgaben und lassen Sie Ihren Hausmeister dann nur noch die Tätigkeiten ausüben, die für ihn typisch sind.

Beim Hausmeister kann es sich beispielsweise um einen weiteren Angehörigen, aber eben auch um einen fremden Dritten handeln. Indem Sie die Aufgabenbereiche Hausmeister und Verwaltung personell trennen, lösen Sie also das Abgrenzungsproblem und sparen zugleich optimal Steuern.

Wichtig: Egal, ob Sie Ehepartner, sonstige Angehörige oder fremde Mitarbeiter als Mini-Jobber beschäftigen: Die bisherige Höchstarbeitsgrenze von 15 Stunden pro Woche ist zwar entfallen, nicht aber Ihre Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt. Schließen Sie deshalb stets Arbeitsverträge, die zumindest die Höhe des Lohns und die Arbeitszeit regeln.

Welche Sozialabgaben Ihnen als Arbeitgeber entstehen

Im Gegensatz zum Hausmeister, der für seinen Mini-Job weder Sozialversicherungsbeiträge noch Steuern zahlen muss, haben Sie als Arbeitgeber eine pauschale Abgabe von 25% auf den Verdienst zu leisten. Diese Abgabe bedient folgende „Töpfe“:

  • 12 Prozent Rentenversicherung,

  • 11 Prozent Krankenversicherung,

  • 2 Prozent Steuern.

Musterkalkulation zum Mini-Job: Wie sich Kosten und Einnahmen verteilen

Ihre Kosten als VermieterDie Einnahmen Ihres Hausmeisters
Vergütung350,00 Euro350,00 Euro
Rentenversicherung (12%)42,00 Euro./.
Krankenversicherung (11%)38,50 Euro./.
Steuern (2%)7,00 Euro./.
Gesamt437,50 Euro350,00 Euro

Achtung: Alle Beiträge überweisen Sie an die Bundesknappschaft, die Sie an die Kranken- und Rentenversicherung bzw. ans Finanzamt weiterleitet.

Die Adresse lautet: Bundesknappschaft, Minijob-Zentrale, 45115 Essen. Das Service-Center der Minijob-Zentrale erreichen Sie wie folgt: Tel.: 08000-200504 (Mo-Fr 07.00 Uhr–19.00 Uhr), Fax: 0201-384979797, E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de, Internet: www.minijob-zentrale.de

Achtung: Auf dieser Internetseite erhalten Sie nicht nur weitere Informationen. Dort stehen auch alle erforderlichen Formulare zum Abruf zur Verfügung.

Stellen Sie einen Mitarbeiter ein, der sich neben seiner Hauptbeschäftigung etwas hinzuverdienen will, müssen Sie darauf achten, dass dies sein einziger Nebenjob ist. Generell gilt: Eine geringfügige Beschäftigung neben dem Haupterwerb zählt als 400-Euro-Job und ist versicherungsfrei.

Wichtig: Alle weiteren Beschäftigungen, die danach aufgenommen werden, werden mit dem Verdienst der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Danach bemessen sich die Beitragshöhe und die Steuern.

Für Sie als Arbeitgeber hat das zur Folge: Zählt die Hausmeistertätigkeit als zweite oder dritte Nebenbeschäftigung, müssen Sie unabhängig von der Verdiensthöhe statt der Pauschale volle Sozialabgaben leisten.

Und was ist, wenn ein Mini-Jobber Beiträge zur Rentenversicherung zahlen will? Das kann er und es ist ja auch sinnvoll, etwas für die spätere Rente bzw. als Vorsorge für eine eventuelle Erwerbsminderung zu tun. Die Pauschalabgabe, die Sie als Arbeitgeber leisten, beträgt in der Rentenversicherung 12% des Einkommens.

Damit werden keine hohen Rentenansprüche aufgebaut. Als Faustregel gilt: 1 Jahr mit monatlich 400 Euro bringt einen Zuschlag von etwa 2,61 Euro pro Monat. Daher kann Ihr Hausmeister den Betrag freiwillig auf 19,5% seines Einkommens, mindestens auf 30,23 Euro aufstocken. Der Mindestbetrag von 30,23 Euro entspricht einem monatlichen Einkommen von 150 Euro.

Beispiel: Ihr Hausmeister verdient 200 Euro monatlich. Sie zahlen 12% in die Rentenversicherung ein, also 24 Euro. Der Aufstockungsbetrag für den Arbeitnehmer bis zu einem Prozentsatz von 19,5 beläuft sich auf 15 Euro (7,5% von 200 Euro).

Den Betrag in Höhe von 15 Euro behalten Sie von den 200 Euro Verdienst ein und überweisen ihn zusammen mit dem Pauschalbeitrag an die Bundesknappschaft.

Achtung: Hat sich Ihr Mitarbeiter dafür entschieden, auf die Versicherungsfreiheit zu verzichten, kann er dies für die Dauer dieser Beschäftigung nicht widerrufen.

Arbeitsvertrag mit Ihrem Hausmeister: Diese Regelungen dürfen nicht fehlen

Wenn Sie einen Hausmeister anstellen, sind Sie als Vermieter zugleich auch Arbeitgeber. Regeln Sie das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Hausmeister in jedem Fall schriftlich. Das empfiehlt sich schon aus Beweisgründen, falls es über Art und Umfang der Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag zu Meinungsverschiedenheiten kommen sollte.

Mancher Arbeitsvertrag füllt kaum ein Blatt, mancher ist ein mehrseitiges Vertragswerk. Für welche Art von Vertrag Sie sich auch entscheiden: Einige Punkte müssen auf jeden Fall geklärt sein. Betrachten Sie dies nicht als Formalie. Der Arbeitsvertrag muss mindestens zu folgenden Punkten Regelungen enthalten:

  • Bezeichnung der Vertragspartner

  • Beginn des Arbeitsverhältnisses

  • Umfang der Hausmeistertätigkeit

  • Höhe und Fälligkeit der Vergütung

  • Arbeitszeit

  • Urlaub

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Musterformular für einen Arbeitsvertrag

Auf den nächsten Seiten ist das Musterformular für einen Arbeitsvertrag mit einem nebenberuflichen Hausmeister abgebildet. Um Ihnen Zeit, Kosten und Arbeit zu ersparen, können Sie das Vertragsformular direkt für Ihre Vermietungspraxis übernehmen.

Hausmeistervertrag

(Geringfügige Beschäftigung)

Zwischen _________________ als Arbeitgeber

und __________________, geb. am ______________

Adresse ________________________ als Arbeitnehmer

wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen:

Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses

  1. (1) Der Arbeitnehmer wird ab __________________ als nebenberuflicher Hausmeister eingestellt. Das Arbeitsverhältnis ist auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.

  2. (2) Die ersten _____ Monate gelten als Probearbeitszeit.

  3. (3) Die Kündigung richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

Arbeitszeit

  1. (1) Die Arbeitszeit beträgt wöchentlich durchschnittlich ________ Stunden und wird wie folgt festgelegt:

Wochentag(e)Arbeitszeit
_______________von ____ Uhr bis ____ Uhr
_______________von ____ Uhr bis ____ Uhr
_______________von ____ Uhr bis ____ Uhr
_______________von ____ Uhr bis ____ Uhr
  1. (2) Je nach den Erfordernissen der Vermietungspraxis können sich Beginn, Ende und Aufteilung der Arbeitszeit ändern.

Arbeitsgebiet

Der Arbeitnehmer ist als Hausmeister für folgende(s) Mietobjekt(e) zuständig:

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Umfang der Tätigkeit

  1. (1) Der Arbeitnehmer trägt dafür Sorge, dass die Hausbewohner in einer sauberen, gepflegten Umgebung wohnen können und achtet auf die Einhaltung der Hausordnung. Er informiert den Arbeitgeber fortlaufend und unverzüglich über alle erforderlichen Maßnahmen zur Pflege und Erhaltung der von ihm betreuten Mietobjekte. Korrespondenz führt er ausschließlich mit dem Arbeitgeber. Der Einkauf von Arbeitsgeräten und -material bedarf der Zustimmung des Arbeitgebers.

  2. (2) Der Tätigkeitsbereich des Arbeitnehmers umfasst folgende Aufgaben (Zutreffendes bitte ankreuzen/ausfüllen):

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Vergütung

Die monatliche Vergütung beträgt _____________ Euro (maximal: 400 Euro). Eine über die Arbeitszeit hinaus geleistete Tätigkeit wird nicht vergütet. Die Vergütung erfolgt jeweils am Monatsende auf das Konto des Arbeitnehmers.

  • Pflege, Bedienung und Überwachung der Warmwasserversorgungsanlage

  • Pflege, Bedienung und Überwachung der Zentralheizung

  • Pflege, Bedienung und Überwachung des Fahrstuhls

16. Mai 2003

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.