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Nicht vergessen: Frist für Nebenkosten-Abrechnung endet im Dezember

Mit den Nebenkostenabrechnungen für die Mieter dürfen sich Vermieter oder Verwalter vergleichsweise viel Zeit lassen. Aber irgendwann rückt auch hier die Abgabefrist näher. Das ist am Ende eines jeden Jahres der Fall. Konkret: Spätestens Ende Dezember sollte die Nebenkosten-Abrechnung beim Mieter sein. Sonst verlieren Vermieter jeden Anspruch auf Nachzahlung gegenüber ihren Mietern.

Gesetzliche Regelung zuungunsten der Vermieter

Bedauerlicherweise darf man nicht den Umkehrschluss aus dieser Regelung ziehen: Nämlich, dass Vermieter ihren Mietern keine Nebenkosten-Erstattung mehr leisten müssten, wenn man sich mit der Abrechnung bis zum Januar Zeit lässt.

Das ist nämlich nicht so – Vermieter sind trotzdem in der Pflicht. Durch eine unpünktliche Abgabe können Vermieter oder Verwalter eines Mietobjekts also nur verlieren.


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Übrigens wäre theoretisch auch ein anderer Abrechnungszeitraum möglich, also beispielsweise von Anfang Juli eines Jahres bis Ende Juni des nächsten. De facto tun Vermieter aber gut daran, sich ans Kalenderjahr zu halten.

Denn die Strom-, Fernwärme- und Gasversorger, die Versicherungsunternehmen und die kommunalen Gebührenstellen rechnen üblicherweise ebenfalls nach Kalenderjahren ab. Es würde nur unnötig viel Arbeit bedeuten, deren Rechnungen und Gebührenbescheide auf einen anderen Abrechnungszeitraum aufzuteilen.

Eine Nebenkosten-Abrechnung zu erstellen, macht wohl den wenigsten Vermietern und Verwaltern Spaß. Da liegt die Versuchung nahe, das bei langjährigen Mietverhältnissen nur alle zwei oder gar drei Jahre zu tun. Das ist allerdings nicht erlaubt. Der maximale Zeitraum, über den sich eine Nebenkosten-Abrechnung erstrecken darf, beläuft sich auf 12 Monate. So will es das Gesetz.

Auf den rechtzeitigen Zugang achten

Wann gilt eine Nebenkosten-Abrechnung als rechtzeitig zugegangen? Eigentlich sollte man ja meinen, dazu reicht es, wenn man den Brief in den letzten Dezembertagen in den Briefkasten der Deutschen Post wirft, damit er am 31. Dezember zugestellt wird. Das Problem ist aber: Manchmal brauchen Briefe länger. Und wenn der Mieter dann behauptet, das Schreiben erst im Januar des darauffolgenden Jahres erhalten zu haben, ist es zu spät: Die Ansprüche auf Nachzahlung sind dann womöglich perdu, zumal man den rechtzeitigen Zugang nicht beweisen kann.

So war es auch in einem Fall, über den der Bundesfinanzhof entschied: Das rechtzeitige Absenden der Nebenkosten-Abrechnung am 21. Dezember genügte den Richtern nicht als Beweis. Es kam auf den rechtzeitigen Zugang an, und den konnte der Vermieter nicht beweisen. Folge: Der Mieter musste die Nachzahlung nicht leisten (BFH, 21.01.2009, Az. VIII R 107/08).

Einwurf-Einschreiben sichert Zustellungs-Nachweis

Falls Sie frühzeitig genug dran sind, versenden Sie Ihre Nebenkosten-Abrechnung via Einwurf-Einschreiben. Der Postbote notiert dann Datum und Uhrzeit des Einwurfs, und Vermieter haben damit den Beweis für die fristgemäße Zustellung.

Man muss aber wissen: Die Post transportiert solche Einschreiben auf gleichem Wege wie normale Briefe. Und das heißt: Auch hier kann es zu Verzögerungen kommen, und der Zustellungsbeweis nützt nichts, wenn das Schreiben doch erst im Januar des neuen Jahres ankommt.

Notfalls sollte man besser einen Kurier beauftragen. Oder man schickt die Abrechnung mit DHL Express Brief an den Mieter. Das kostet (bis 50 Gramm) 9,90 Euro, wenn man allerdings zudem die Uhrzeit der Zustellung vorgibt (9 Uhr, 10 Uhr oder 12 Uhr), wird’s teurer. Aber damit stellen Vermieter und Verwalter auch in Zeitnot sicher, dass die Ansprüche auf Nebenkosten-Nachzahlung nicht durch Fristversäumnis verlorengehen.

29. Januar 2016

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Yannick Esters
Von: Yannick Esters. Über den Autor

Yannick Esters schreibt für den GeVestor-Newsletter "Immobilien-Telegramm" und ist Fachmann für die Immobilien-Branche.