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Wie man die Prokura im Handelsregister einträgt

Die Begriffe Prokura und Handelsregister sind deshalb miteinander verknüpft, weil es ohne einen Eintrag im Register keinen Prokuristen geben kann. Das ist nämlich Pflicht. Sobald ein Unternehmer eine Person zum Prokuristen ernennt, muss dies auch im Prokura-Handelsregister zu sehen sein. Eine nicht im Handelsregister eingetragene Prokura ist lediglich eine Handelsvollmacht mit eingeschränkter Wirkung.

Die Rechte eines Prokuristen können nach außen nicht eingeschränkt werden. Nur im Inneren können einem Prokuristen bestimmte Handlungen untersagt werden. So kann er zum Beispiel das Recht entzogen bekommen, Mitarbeiter entlassen dürfen. Derartige Einschränkungen der Rechte von Prokuristen werden im Regelfall gesondert im Arbeitsvertrag festgehalten.

Prokura-Formen

Das Gesetz kennt drei Formen von Prokura und alle müssen im Handelsregister eingetragen werden: Einzelprokura, Gesamtprokura und Prokura für eine Zweigstelle.

Bei der Einzelprokura erhält der Prokurist das Recht, fast alle Vertretungsrechte für das Unternehmen selbstständig durchzuführen. Der Prokurist kann nicht nur Verträge unterschreiben, sondern das Unternehmen auch vor Gericht vertreten. Bei der Gesamtprokura müssen mindestens zwei Prokuristen gemeinsam handeln.

So werden Verträge nur rechtswirksam, wenn sie von allen Prokuristen gemeinsam unterzeichnet wurden. Die dritte Form der Prokura ist ein Prokura-Vertrag für eine Filiale oder eine Zweigstelle des Unternehmens. Eine solche Prokura muss im Handelsregister mit dem Zusatz „Ortsname Firmenname“ gekennzeichnet sein.

Jede Form von Prokura-Vertrag muss zwingend ins Handelsregister eingetragen werden. Dies geschieht entweder durch den Firmeninhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter. Bei der Eintragung wird die Art der Prokura angegeben und entsprechend registriert.

Umfang einer Prokura

Der Umfang einer Vertretungsbefugnis für Prokuristen ist gesetzlich vorgeschrieben. Unter anderem besteht bei einer Prokura keine Beschränkung auf branchenübliche Geschäfte. Beschränkungen der Prokura gegenüber Dritten ist durch den Gesetzgeber ausgeschlossen. Ein entsprechender Passus in einem Vertrag ist demnach unwirksam.

Bestimmte Rechtsgeschäfte sind jedoch für den Prokuristen ausgeschlossen. So kann ein Prokurist kein Insolvenzverfahren beantragen, Immobilien des Unternehmens veräußern oder diese bei einer Bank beleihen. Anmeldungen von Handelsregistereintragungen und die Unterzeichnung von Bilanz- und Steuererklärungen unterliegen ebenfalls nicht der Obhut des Prokuristen.

Prokura im Handelsregister eintragen

Eine Prokura kann nur mittels ausdrücklicher Erklärung des Firmeninhabers erteilt werden. Die Erteilung der Prokura ist gesondert vom Arbeitsvertrag. Wenn eine im Handelsregister eingetragene Prokura nicht mehr gültig ist, muss sie dort gelöscht werden. Passiert dies nicht, so können die Vertragspartner davon ausgehen, dass die Prokura noch Bestand hat und damit gültig ist.

Die Prokura erlischt automatisch durch den Widerruf des Firmeninhabers oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Prokuristen. Ebenso geschieht dies durch den Tod des Prokuristen, durch die Aufgabe des Unternehmens oder durch die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens.

Wird ein Prokurist von Anfang an in dieser Position eingestellt, so macht es Sinn, einen Arbeitsvertrag für den Prokuristen zu erstellen. Denn die Prokura alleine reicht nicht aus, um bei einem neuen Anstellungsverhältnis die Beziehung zwischen Unternehmen und dem Prokuristen in ausreichender Weise zu definieren.

Alternativ kann man einen Arbeitsvertrag sowie einen Prokura-Vertrag als integrierenden Bestandteil zum Arbeitsvertrag aufsetzen. Im Arbeitsvertrag für Prokuristen wird explizit erklärt, welche Aufgaben er im Unternehmen übernehmen darf. Anders verhält es sich bei einem Angestellten, der bereits im Unternehmen tätig ist und dem die Prokura angeboten wird. In diesem Fall raten Juristen, den Arbeitsvertrag abzuändern und neben dem neuen Prokura-Vertrag den Arbeitsvertrag auszutauschen.

Ein Prokura-Vertrag wird im Regelfall immer als Beförderung angesehen, sofern der Mitarbeiter schon vorher als Angestellter des Unternehmens tätig war. Sobald die Prokura im Handelsregister eingetragen ist, können auch Außenstehende dies erkennen. Der Prokurist kann aber bereits seine Arbeit aufnehmen, selbst wenn die Eintragung der Prokura im Handelsregister noch nicht abgeschlossen ist.

6. Oktober 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Michael Berkholz. Über den Autor

Michael Berkholz entdeckte vor einigen Jahren seine Leidenschaft fürs Trading und gibt sein Wissen heute mit großer Leidenschaft an seine Leser weiter.