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Rechnungswesen Buchungssätze – kein Buch mit 7 Siegeln

Jeder Unternehmer ist zur zeitlich kontinuierlichen und sachlich richtigen Aufzeichnung seiner Geschäftsvorgänge verpflichtet, was in der Regel durch die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen realisiert wird.

In kleinen und mittleren Unternehmen stehen jedoch oftmals keine ausgebildeten Fachkräfte für diese Arbeiten zur Verfügung – trotzdem muss die Buchhaltung natürlich ordentlich funktionieren.

Freiberufler und Selbstständige behelfen sich mit der so genannten einfachen Buchführung, indem Belege gesammelt und je nach Vorsteuer-Terminen bilanziert werden. In einem Unternehmen, das ständig Ein- und Ausgänge zu verzeichnen hat, gelangt diese Methode schnell an ihre Grenzen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis das Tohuwabohu nicht mehr zu überschauen ist.

Die Auslagerung der Buchführung an ein Service-Unternehmen können sich Firmen mit geringen Umsätzen und Verdiensten kaum leisten. Es ist also notwendig, dass sich wenigstens ein Mitarbeiter oder der Chef selbst für die Buchhaltung qualifizieren. Das größte Problem stellen dabei die Rechnungswesen-Buchungssätze dar.

Rechnungswesen: Buchungssätze folgen der Geschäftslogik

Es ist kein großer Trost für Einsteiger, dass selbst ausgebildete Finanzbuchhalter im Rechnungswesen Buchungssätze zuweilen unzutreffend festlegen. Andererseits müssen sich Mitarbeiter oder Verantwortliche in Unternehmen, die in der Buchhaltung aushelfen, davon nicht schrecken lassen. Rechnungswesen-Buchungssätze sind kein abstraktes Zahlenwerk, sondern bilden lediglich die Vorgänge im Unternehmen ab.

Das geschieht nach den Prinzipien der doppelten Buchführung – jeder Geschäftsvorgang wird doppelt erfasst. Der Kauf einer Ware bedeutet einen Zugang im Soll, denn er vermehrt das Betriebsvermögen. Gleichzeitig bedeutet er eine Ausgabe, die im Haben zu buchen ist. Ein häufiger Fall sind so genannte geringwertige Wirtschaftsgüter.

Beide Konten, in denen der Betrag gebucht wurde, ergeben in der Gegenüberstellung „0″. Die Bildung dieser Buchungsanweisung bezeichnet man als Buchungssatz. Die Gesamtheit aller Rechnungswesen-Buchungssätze ergibt in der Bilanz dann logischerweise ebenfalls eine „0″ bzw. auf beiden Seiten die gleiche Summe.

Rechnungswesen: Buchungssätze – einfach und zusammengesetzt

Berührt ein Vorgang nur ein Soll-Konto und ein Haben-Konto, wird von einem einfachen Buchungssatz gesprochen. Das grundlegende Buchungssatz-Format „Per Soll-Konto an Haben-Konto“ wird einfach mit den jeweils konkret betroffenen Konten belegt. Die Begleichung einer Forderung über 1.000 Euro per Banküberweisung lautet als Buchungssatz „per Bank (1.000 €) an Forderungen (1.000 €)“.

Wenn ein Vorgang über mehr als zwei Konten abgebildet werden muss, spricht man von einem zusammengesetzten Buchungssatz. Auch hier ist erforderlich, dass die Summen der Aktiv- und Passivkonten im Endergebnis gleich sind. Mindestens ein Konto im Soll oder im Haben müssen also einbezogen sein.

Ein typisches Beispiel ist die Buchung einer Lohnzahlung. Denn die Auszahlung erfolgt ja nicht nur an den Arbeitnehmer allein, sondern es sind auch Steuern und Sozialversicherungsbeträge vom Brutto-Gehalt abzuziehen und an die entsprechenden Behörden zu übermitteln.

Es sind also vier Stellen im Spiel, für die Rechnungswesen-Buchungssätze gebildet werden müssen. Der Nettolohn, die SV-Vorauszahlung (Summe aus Arbeitgeber und Arbeitnehmeranteil) und die FB-Verbindlichkeiten (Lohnsteuer) gehen jeweils „an Bank“, der Arbeitgeberanteil SV „an SV-Vorauszahlungen“ und aus dem Bruttolohn (Gehalt) die entsprechenden Arbeitnehmerbeträge „an SV-Vorauszahlungen“ und „FB-Verbindlichkeiten“.

21. Oktober 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Daniela Kunath
Von: Daniela Kunath. Über den Autor

Daniela Kunath arbeitet als freie Autorin für verschiedene Projekte. Persönlich interessiert sie sich seit vielen Jahren für den Bereich Finanzen und Investments und gibt dieses Wissen passioniert an interessierte Leser weiter.