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Rechtssichere Abrechnung: Gesamtkosten angeben

Für alle angefallenen Betriebskosten haben Sie in Ihrer Abrechnung die Gesamtkosten anzugeben.

Tun Sie das nicht, ist Ihre Abrechnung allein deshalb formell nicht ordnungsgemäß und der Mieter muss diese Kosten nicht zahlen (BGH, Urteil v. 14.02.07, Az. VIII ZR 1/06).

Ihr Vorteil: Bei der Ermittlung der Gesamtkosten können Sie nach dem sogenannten Abflussprinzip verfahren und die Kosten ansetzen, die während der Abrechnungsperiode von Ihrem Konto „geflossen“ sind, also bezahlt wurden.

Die Kosten auf verschiedene Abrechnungsräume verteilen (sogenanntes Leistungs- bzw. Zeitabgrenzungsprinzip) müssen Sie nur, wenn es mit dem Mieter vereinbart wurde (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 49/07).

Ihr Vorteil: Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Daten der Rechnungen zu den einzelnen Kostenpositionen angeben; auch die Angabe der vergleichbaren Kosten bzw. Werte aus der vorherigen Betriebskostenabrechnung ist nicht erforderlich.

Ihr Vorteil: Vermieter preisfreien Wohnraums dürfen bei der Betriebskostenabrechnung mehrere gleichartige Gebäude zu einer Abrechnungseinheit zusammenfassen, wenn im Mietvertrag nichts anderes bestimmt ist.

Und dies gilt auch, wenn nur für einzelne Kostenarten ein Bedürfnis nach gemeinsamer Abrechnung besteht (BGH, Urteil v. 20.10.10, Az. VIII ZR 73/10).

Ihr Vorteil: Werden Verbrauchswerte anhand eines nicht geeichten Zählers ermittelt, können diese gleichwohl der Betriebskostenabrechnung zugrunde gelegt werden, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass diese Werte zutreffend sind (BGH, Urteil v. 17.11.10, Az. VIII ZR 112/10).

Besonderheit: Gemischte Mietverhältnisse

Wenn Sie in einer Abrechnungseinheit gleichzeitig Wohn- und Gewerberäume haben, müssen Sie die Gesamtkosten ebenfalls angeben.


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Also auch dann, wenn bestimmte Kosten abgezogen und den Gewerbemietern direkt in Rechnung gestellt werden (BGH, Urteil v. 11.08.10, Az. VIII ZR 45/10).

Wichtig: Zu einem solchen direkten Abzug sind Sie aber nur verpflichtet, wenn für die Gewerberäume bestimmte Kosten überproportional entstehen, etwa bei den Wasserkosten eines Friseursalons (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05).

Aber auch hier gilt: Zunächst sind in der Abrechnung alle Gesamtkosten anzugeben.

Besonderheit: Hausmeisterkosten

Beschäftigen Sie einen Hausmeister, so verursacht er regelmäßig einerseits umlagefähige Betriebskosten (etwa für die Reinigung des Treppenhauses), andererseits aber auch nicht umlagefähige Betriebskosten (etwa für seine Tätigkeit bei einer Wohnungsabnahme).

Laut einem Grundsatzurteil des BGH haben Sie beide Kostenpositionen auf den Cent genau anzugeben (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 27/07).

Ihr Hausmeister führt typische Hausmeistertätigkeiten, aber auch Reparaturen durch. Hier wäre es unzulässig, wenn Sie einfach pauschal 30% der Kosten für die Reparaturarbeiten abziehen und den Rest umlegen würden.

Besonderheit: Gleichartige Kosten

Der BGH hat entschieden, dass die Kosten der Sachund Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung“ abgerechnet werden können (BGH, Urteil v. 16.09.09, Az. VIII ZR 346/08).

Außerdem dürfen Sie die Kosten für Frischwasser und Schmutzwasser in einer Summe zusammenfassen und einheitlich abrechnen, wenn die Umlage dieser Kosten einheitlich nach dem durch Zähler erfassten Frischwasserverbrauch vorgenommen wird (BGH, Urteil v. 15.07.09, Az. VIII ZR 340/08).

Besonderheit: Erhebliche Kostensteigerungen

Bei den Betriebskosten haben Sie den Wirtschaftlichkeitsgrundsatz zu beachten, wonach die Betriebskosten so gering als möglich sein müssen.

Sie müssen Ihren Mieter vor unverhältnismäßigen und überflüssigen Kosten bewahren. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung verlangt das Wirtschaftlichkeitsgebot, dass Kostensteigerungen von mehr als 10% begründet werden müssen.

So hat es das Kammergericht in Berlin schon 2006 entschieden. Das Urteil ist bis heute von großer Bedeutung, weil die Richter klarstellten, dass eine fehlende Begründung einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot darstellt.

Der Mieter hat die betreffende Kostenposition dann gar nicht zu zahlen (KG Berlin, Urteil v. 12.01.06, Az. 12 U 216/04).

… im eigenen Interesse

Die Gründe für einen Preisanstieg sind so vielfältig wie plausibel: Höhere Gebühren, höhere Rechnungen, erhöhter Verbrauch etc.

Haben sich im Verhältnis zum Vorjahr einzelne Betriebskosten um mehr als 10% erhöht, erklären Sie den Preisanstieg.

Auch wenn die erhebliche Kostensteigerung für Sie normal und direkt einsichtig ist. Sie tun dies in Ihrem eigenen Interesse, denn anderenfalls müsste der Mieter Ihnen eine Nachforderung nicht zahlen.

Ihr Vorteil: Der formellen Ordnungsmäßigkeit einer Abrechnung steht nicht entgegen, wenn Sie sie außerhalb ihrer selbst erläutern, etwa in einem Brief oder einer E-Mail.

Voraussetzung ist aber, dass die Erläuterung oder Begründung ebenso wie die Abrechnung selbst innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist erfolgt (BGH, Urteil v. 11.08.10, Az. VIII 45/10).

27. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.