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Rechtssichere Abrechnung: Kosten und Vorauszahlungen

Für eine rechtssichere Abrechnung müssen auch die Kosten und Vorauszahlungen des Mieters und die Sicherstellung des rechtzeitigen Zugangs der Abrechnung beachtet werden.

Berechnen Sie die Kosten des Mieters

Ausgehend von den Gesamtkosten einer jeden einzelnen Betriebskostenposition haben Sie nun mithilfe des Umlageschlüssels den konkreten Anteil des Mieters zu berechnen und darzustellen.

So machen Sie es richtig:

Ziehen Sie die Vorauszahlungen des Mieters ab

Geben Sie nun in Ihrer Abrechnung die geleisteten Abschlags- bzw. Vorauszahlungen an.

Möglich – aber nicht vorzugswürdig – ist es auch, dass Sie anstelle der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) die mietvertraglich geschuldeten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) angeben.

Denn für die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Abrechnung ist es nach dem BGH ohne Bedeutung, ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend angesetzt sind.


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Dies ist nur für die inhaltliche Richtigkeit von Belang (BGH, Beschluss v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08).

Besonderheit: Mietminderung

Nach einem Grundsatzurteil des BGH gilt, dass sich eine berechtigte Mietminderung auch auf die Betriebskosten erstreckt (Urteil v. 06.04.05, Az. XII ZR 225/03).

Das bedeutet, dass Sie die Mietminderung auch in Ihrer Betriebskostenabrechnung berücksichtigen müssen.

Hierzu erstellen Sie zunächst ganz normal Ihre Betriebskostenabrechnung.

Erst wenn Sie den Abrechnungsbetrag ermittelt haben, ziehen Sie hiervon den Minderungsbetrag ab – natürlich nur, wenn die Mietminderung nach Grund und Höhe berechtigt war. Die nicht gezahlten Betriebskosten werden also als nicht geschuldet angesehen.

So ermitteln Sie, ob der Mieter ein Guthaben hat (Beispiel 1) oder eine Nachforderung zahlen muss (Beispiel 2).

Beispiel 1: Der Mieter hat während des Abrechnungszeitraums gemäß seinem Mietvertrag 1.200 € insgesamt an Vorauszahlungen geleistet.

Ihre Abrechnung ergibt, dass tatsächlich Kosten in Höhe von 1.000 € angefallen sind. Der Mieter war berechtigt, die Miete im gesamten Abrechnungszeitraum in Höhe von 20% (= 200 €) zu mindern.

Damit schuldet er Ihnen auch nur 80% der Betriebskosten, also 800 € (1.000 – 200 €). Da er 1.200 € geleistet hat, führt die Abrechnung zu einem Guthaben des Mieters in Höhe von 400 €.

Beispiel 2: Der Mieter hat wiederum 1.200 € an Vorauszahlungen geleistet.

Die Abrechnung ergibt angefallene Kosten von 1.600 €. Der Mieter war diesmal berechtigt, die Miete in Höhe von 10% (= 160 €) zu mindern. Hier schuldet der Mieter Betriebskosten in Höhe von 1.440 € (1.600 – 160 €).

Da der Mieter tatsächlich aber nur 1.200 € entrichtet hat, haben Sie noch eine Nachforderung gegen ihn in Höhe von 240 €.

Stellen Sie den rechtzeitigen Zugang sicher

Ist Ihre Abrechnung nun formell ordnungsgemäß, müssen Sie nur noch sicherstellen, dass sie Ihrem Mieter nachweislich innerhalb der 1-jährigen Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB) zugeht.

Wichtig: Hierfür ist es nicht ausreichend, dass Sie die Abrechnung so rechtzeitig zur Post geben, dass der Mieter sie normalerweise innerhalb der Jahresfrist erhält.

Denn der BGH hat entschieden: Verzögerungen und Verluste bei der Postzustellung gehen zulasten des Absenders (BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08). Entscheidend ist damit, dass der Mieter Ihre Abrechnung rechtzeitig erhält und Sie dies auch nachweisen können.

Tipp: Rechnen Sie erst am Ende der Abrechnungsfrist ab und fällt diese in die Weihnachtszeit, sollten Sie Ihre Abrechnung mit einem Botendienst zustellen. Zu Verzögerungen bei der Postzustellung kommt es am Ende des Jahres häufiger – und Briefsendungen per Einschreiben sind hiervon natürlich ebenso betroffen.

27. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.