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Regeln für die Nutzung privater oder dienstlicher Handys aufstellen

Als Unternehmen sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern feste Regeln für die Nutzung von Handys, Laptops oder Tablets aufstellen.

Unabhängig von der Frage, ob diese Geräte vom Unternehmen gestellt oder vom Mitarbeiter mitgebracht werden, sind Spielregeln erforderlich.

Im zweiten Teil* zu diesem Thema geht es um die Vereinbarung der Nutzung mobiler Endgeräte.

Der Anruf am Wochenende

Jeder kennt diese Situation. Eine Firmen-E-Mail geht am Freitag Abend um 20.00 Uhr ein. Was nun? Antworten? In welchem Zeitraum?

Das gleiche gilt für den Anruf des Chefs oder eines leitenden Mitarbeiters am Wochenende. Drangehen? Anruf unterdrücken? So tun, als hätte man es nicht gesehen?

Besser ist es, wenn Sie dafür Regeln aufstellen. Und zwar am besten im Zusammenhang mit der Nutzung von mobilen Endgeräten.

Regeln im Unternehmen aufstellen

Sie sollten Regeln in Ihrem Unternehmen aufstellen, egal, welche Lösung Sie bevorzugen.

Diese Regeln können Sie in Form einer Betriebsvereinbarung mit Ihren Mitarbeitern unterzeichnen oder Sie erstellen eine Ergänzung eines Arbeitsvertrages.


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In vielen Immobilienbüros kommen selbständige Berater zum Einsatz. In diesen Fällen erstellen Sie einfach eine Ergänzungsvereinbarung zum Beratungsvertrag.

Was sollte geregelt werden?

Die wichtigsten Punkte für eine Vereinbarung mit den Mitarbeitern des Unternehmens sind:

  • Wem gehört das Gerät am Ende des Vertrages? Das dienstliche Handy/Tablet wird an den Arbeitgeber zurückgegeben. Private Handys etc. bleiben im Eigentum des Arbeitnehmers
  • Wem gehören die Daten? Wenn das gerät an den Arbeitgeber zurückgegeben wird, dann löscht der Arbeitnehmer die privaten Daten darauf. Bleibt das Handy/Tablet/Laptop im Eigentum des Arbeitnehmers, dann müssen die dienstlichen Daten gelöscht werden. Im Idealfall wird der Löschungsvorgang von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam vorgenommen.
  • Wer bezahlt Reparaturen? Bei dienstlichen Geräten bezahlt auch der Arbeitgeber die Reparaturen. Wie ist es aber, wenn der Arbeitnehmer ein eigenes Gerät auch für dienstliche Zwecke nutzt?
  • Wann muss ein Mitarbeiter über die Geräte erreichbar sein? Innerhalb welcher zeit erwarten Sie als Arbeitgeber eine Reaktion auf einen Anruf oder eine E-Mail? Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern unabhängig von der Frage der Bereitstellung der Geräte in jedem Fall diese Erwartungen. Auch hier bietet sich eine klare schriftliche Vereinbarung an.
  • Handy-Aus-Zeiten regeln. Im Urlaub, an Wochenenden und am Abend muss es Ruhezeiten geben. Legen Sie diese einvernehmlich fest. Auch wenn am Samstag in Teilen Erreichbarkeit sein soll, kann dies vielleicht umschichtig geregelt werden, so dass jeder Mitarbeiter an zwei Wochenenden im Monat „Ruhe“ hat und das Handy auch mit gutem gewissen aus lassen kann bzw. keinen Druck empfindet E-Mails zu checken und diese zu beantworten.
  • Wie erfolgt die Datensicherung? Die Sicherung der betrieblichen Daten, die sich auf den Geräten befinden, sollte vereinbart werden. Das regelmäßige back-up ermöglicht die Weiterarbeit selbst dann, wenn das Gerät verlorengeht.  Besonders problematisch ist das Thema der Datensicherung bei privaten mobilen Endgeräten. Überlegen Sie hier eine Lösung, die nicht in die Firmen-IT eingreift.

Datensicherheit

Ohnehin wird das Thema der Datensicherheit regelmäßig unterschätzt.

Wer einmal seinen Laptop verloren hat oder wem das Handy abhanden gekommen ist und alle Kontaktdaten verloren sind, der hat ein besseres Gespür für die Sicherheit der Daten, als diejenigen, die diese Erfahrung noch vor sich haben.

Wieder spielt die Sicherung der Daten von privaten Endgeräten im Firmennetzwerk und der betrieblichen IT eine besondere Rolle.

Denken Sie auch an den Fall, dass ein Arbeitnehmer, der Firmendaten auf privaten Geräten nutzt, diese Daten anderen Nutzern zugänglich machen kann.

Wenn Familienangehörige zugriff z.B. auf einen Tablet oder einen Laptop haben, dann haben diese Nutzer auch Zugang zu betrieblichen Daten.

Vereinbaren Sie doch in diesen Fällen, dass der Arbeitnehmer einen zusätzlichen dienstlichen Account auf seinem Rechner anlegt, auf dem die Daten aus der Firma abgelegt sind.

Datenschutz

Denken Sie auch an die Sicherheit von Kundendaten, die sich auf Geräten befinden, die außerhalb von Büroräumen genutzt werden. Die Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens gelten jetzt in besonderem Maß und werden auf die Probe gestellt.

Sie sehen, dass es sich lohnt, über eine Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitern nachzudenken. Formulieren Sie die betrieblichen Regeln in Zusammenarbeit mit Ihren (freien) Mitarbeitern und stellen ein Stück Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen her.

* Den ersten Teil können Sie unter folgendem Link einsehen: Handy und Laptop von der Firma oder privat?

15. Januar 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Sven Johns. Über den Autor

Sven R. Johns ist Rechtsanwalt und war 15 Jahre Bundesgeschäftsführer des Immobilienverband IVD (bis Mitte 2012). Seit fast 20 Jahren ist er zunächst als Rechtsanwalt und dann als Geschäftsführer im Immobiliengeschäft vertraut.