So reagieren Sie, wenn Ihr Mieter die Betriebskosten nicht zahlt

Bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung kommt es vielfach dann zu Problemen, wenn der Mieter eine Nachzahlung zu leisten hat. Insbesondere, wenn es sich um einen höheren Nachzahlungsbetrag handelt, kommt es häufig vor, dass der Mieter die  Nebenkostenabrechnung anzweifelt und die Zahlung verweigert. Rügen lassen dann oft nicht lange auf sich warten: „Zu teuer“, „Hier wird mein Geld verschwendet“ oder „Da kann doch was nicht stimmen“.

Pauschale Rügen des Mieters sind unbeachtlich

Solche pauschalen Beanstandungen sind aber völlig irrelevant, schon deshalb, weil der Mieter vor jeder Rüge die Belege einsehen muss (AG Hamburg, Urteil v. 06.07.16, Az. 49 C 6/16).

Und hierfür hat er nicht ewig Zeit: Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung hat Ihr Mieter ein Jahr lang Zeit, hiergegen Einwendungen zu erheben; nach Ablauf dieser Einwendungsfrist sind alle Einwendungen ohne Bedeutung (§ 556 Abs. 3 BGB).

Lässt Ihr Mieter diese Frist verstreichen, muss er sogar solche Kosten tragen, die er nach dem Gesetz oder dem Mietvertrag eigentlich nicht tragen müsste (BGH, Urteil v. 11.05.16, Az. VIII ZR 209/15).

Einsicht in Belege notwendig

Aber auch Rügen innerhalb der Einwendungsfrist sind nur dann beachtlich, wenn der Mieter sie anhand der Abrechnungsbelege konkret begründet hat. Zu diesem Zweck muss er Einsicht in die Belege nehmen, die Sie ihm zu ermöglichen haben. Damit ist klar: Auf Beanstandungen des Mieters ohne vorherige Prüfung der Belege brauchen Sie nicht zu reagieren.

Vorsicht: Verweigern Sie dem Mieter die Einsicht in die Betriebskosten-Belege, darf er nicht nur eine Nachzahlung aus Ihrer Abrechnung verweigern, sondern auch die Zahlung der laufenden Vorauszahlungen einstellen (BGH, Beschluss v. 20.01.15, Az. VIII ZR 208/14).

Allerdings haben Sie die Belegeinsicht nur zu ermöglichen – sie dem Mieter von sich aus anzubieten, brauchen Sie nicht (AG Pankow-Weißensee, Urteil v. 14.07.14, Az. 101 C 85/14). 

Bei Zahlungsverweigerung gerichtlich gegen den Mieter vorgehen

In der Praxis ist es oft auch so: Der Mieter erhebt keine Einwendungen, zahlt aber die Nachforderung dennoch nicht. Hier ist es ratsam für Sie, zunächst die Zahlung anzumahnen.

Häufig erklären Mieter dann, warum sie Zweifel an der Abrechnung haben. Dann haben Sie die Möglichkeit, diese Einwände zu entkräften und nötigenfalls hierzu Ihre Abrechnung zu berichtigen. Oder der Mieter bittet um die Möglichkeit, in Raten zahlen zu dürfen – was eine Überlegung wert sein kann. Kommen Sie jedoch nicht weiter, haben Sie Ihre Forderung gerichtlich geltend zu machen, und zwar entweder mit einer Klage oder einem Mahnbescheid.

Urkundenprozess hat Vorteile für Vermieter

Häufig lohnt es sich, die Betriebskosten-Nachforderung im Urkundenprozess einzuklagen. Dies ist erst seit einiger Zeit möglich (BGH, Urteil v. 22.10.14, Az. VIII ZR 41/14). Der Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie schneller als bei einer „normalen“ Klage zu einem Urteil kommen.

Ihrer Urkundenklage haben Sie nur den Mietvertrag, Ihre Betriebskostenabrechnung und einen Nachweis über den Zugang dieser Abrechnung beizufügen. Ferner haben Sie in Ihrer Klage ausdrücklich anzugeben, dass Sie „im Urkundenprozess“ geführt werde soll (§ 593 ZPO).

Kündigung wegen nicht gezahlter Betriebskosten

Ist Ihre Abrechnung korrekt und zahlt der Mieter den Nachforderungsbetrag gleichwohl nicht, stellt sich auch die Frage, ob Sie Ihrem Mieter deswegen kündigen dürfen. Auf eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB) dürfen Sie hier nicht zurückgreifen. Denn diese ist nur möglich, wenn der Mieter mit regelmäßig zu erbringenden Zahlungen im Verzug ist, also mit der Miete, den Betriebskosten-Vorauszahlungen oder mit der Mietkaution.

Allerdings dürfen Sie wegen Zahlungsrückstands Ihrem Mieter ordentlich wegen Pflichtverletzung gemäß § 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB kündigen, wenn diese 3 Voraussetzungen gegeben sind (BGH, Urteil v. 10.10.12, Az. VIII ZR 107/12):

1. Ihre Betriebskostennachforderung übersteigt eine Monatsmiete.
2. Der Zahlungsrückstand besteht schon länger als 1 Monat.
3. Sie haben den Mieter wegen dieses Rückstands mindestens 1-mal gemahnt.

Ihr Vorteil: Von einigen Gerichten ist unter diesen Voraussetzungen sogar schon die fristlose Kündigung des Vermieters für rechtmäßig erachtet worden (so LG Berlin, Urteil v. 20.02.15, Az. 63 S 202/14).