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So rechnen Sie 2016 Ihre Reisekosten ab

Wer in seinem Job reist, muss sich auch regelmäßig mit dem Thema Reisekostenabrechnung auseinandersetzen. Mittagessen, Übernachtungen, Zugfahrten oder ein Firmenwagen. All diese Aspekte müssen bei einer Reisekostenabrechnung ausgewiesen werden, um das ausgelegte Geld zurückzuerhalten.

Da sich bei den Reisekosten häufig etwas ändert, ist es wichtig immer auf dem neuesten Stand zu sein, um auch 2016 korrekte Reisekostenabrechnung einzureichen. Je nach Status gelten andere Regeln, so müssen Selbstständige ihre Reisekosten dem Finanzamt vorlegen und Arbeitnehmer in erster Linie ihrem Arbeitgeber. Doch selbst dann können noch Beträge offen sein, die sich Angestellte vom Finanzamt zurückholen können.

So rechnen Selbstständige Fahrtkosten ab

Selbstständige können ebenso wie Arbeitnehmer Fahrtkosten zur Arbeitsstätte abrechnen, aber nur, wenn sie sich an einem Ort außerhalb ihrer eigenen vier Wände für mindestens ein Drittel der Woche aufhalten. 0,30 Euro können pro Kilometer für die einfache Strecke an Fahrtkosten für diesen Weg geltend gemacht werden.

Die Summe der Fahrtkosten wird in der jährlichen Steuererklärung eingetragen und dann von dem zu versteuernden Einkommen abgezogen. Dadurch sinkt die Steuerlast.

Verpflegungsmehraufwand: Pauschale mit Abzügen

Auch Übernachtungskosten können sich Selbstständige erstatten lassen und müssen diese mit den nötigen Belegen nachweisen. Für die Verpflegung auf Reisen gelten gesonderte Regeln – diese werden mit einer Pauschale erstattet, die der Selbstständige geltend machen kann. Essen, das zur Verfügung gestellt wird, wird von der Verpflegungsmehraufwandpauschale prozentual abgezogen.

Für ein Frühstück werden 20 % abgezogen, für ein Mittagessen 40 % und für ein Abendessen ebenfalls 40 %. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 12 Stunden können Selbstständige 12 € geltend machen und bei 24 Stunden 24 €.

Neuerungen bei der Reisekostenabrechnung

Diese Pauschalen gelten für Reisen innerhalb Deutschlands und reduzieren sich um den entsprechenden prozentualen Betrag für zur eventuell zur Verfügung gestelltes Essen. Neu ab 2015 ist, dass schon Snacks im Flugzeug oder ein Brötchen zwischendurch als Mahlzeit gelten, die dann von der Pauschale abgezogen werden müssen.

Auch Arbeitnehmer können von einer Reisekostenabrechnung profitieren

Arbeitnehmer können die Reisekosten, die ihnen ihr Arbeitgeber nicht erstattet, in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Auch den täglichen Weg zur Arbeit in ihrem eigenen PKW oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung geltend machen. Mit einem Dienstwagen, den Arbeitnehmer monatlich über die Steuer als geldwerten Vorteil bezahlen, können die täglichen Fahrtkosten zur Arbeit ebenfalls abgesetzt werden.

Arbeitnehmer rechnen ihre Reisekosten mit ihrem Chef ab

Eine Steuererklärung zu erstellen ist für Selbstständige Pflicht und auch für viele Arbeitnehmer lohnenswert. Gerade über die Fahrtkosten kann die Steuerlast teilweise ordentlich gesenkt werden und auch über nicht bezahlte Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber kann im Nachhinein noch Geld gespart werden.

Reisekostenabrechnungen, die dem Chef vorgelegt werden, sollten Arbeitnehmer direkt nach einer Dienstreise einreichen. Grundsätzlich ist die Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer individuell geregelt. Es gilt aber: Alles was dienstlich ausgegeben wird, kann auch zurückgefordert werden – vorausgesetzt es gibt eine Quittung. Kosten, die der Arbeitgeber nicht erstattet, können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung geltend machen.

3. März 2016

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.