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So verbessern Sie als Einzelkämpfer Ihre telefonische Erreichbarkeit

Einer der am häufigsten genannten und entscheidenden Kritikpunkte Ihrer Kunden rund um die Verwaltungstätigkeit ist die mangelnde Erreichbarkeit.

Auch Einzelkämpfer – also Unternehmen ohne ständige Mitarbeiter – müssen innerhalb der Bürozeiten zuverlässig telefonisch zur Verfügung stehen.

Ihre Kunden werden es Ihnen danken

Der Wettbewerb ist hart und wer bei Kunden Versprechungen macht, die er nachher nicht halten kann, verliert diese auch schnell wieder. Mit einem externen Telefondienst stellen Sie die sprichwörtliche telefonische Rund-um-die-Uhr-Betreuung dennoch sicher.

Sie können zeitgleich nur mit einem Kunden telefonieren oder persönlich sprechen. Anrufer haben in einem solchen Fall 2 Alternativen: Den Anrufbeantworter besprechen oder erneut anrufen.

Bis der Kunde Sie irgendwann persönlich erreicht und sein Anliegen vorträgt – oder aber entnervt aufgibt.

Misslingt es einem Kunden innerhalb einer kurzen Zeitspanne mehrfach Sie zu erreichen, haben Sie Ihren Ruf weg: „Geht nicht ans Telefon und tut nichts.“


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Die beste Möglichkeit, dieses Kommunikationsproblem in den Griff zu bekommen, bietet Ihnen ein professioneller externer Telefondienst (ImmoSek.de, Fasttalk.de, multiphone.de, abravo.de oder compact tel.de).

Dieser nimmt die Anrufe persönlich unter Ihrem Firmennamen entgegen. Kein Kunde landet mehr auf dem Anrufbeantworter. Wichtige Informationen werden sofort an Sie weitergeleitet – in der Regel per E-Mail, gern auch per SMS.

Ständige persönliche Erreichbarkeit stärkt Ihr Image

Dieses Telefon-Sekretariat sorgt auf Seiten der Kunden für Zufriedenheit. Es verstärkt insgesamt den professionellen Eindruck Ihres Unternehmens.

Über Rufumleitungen und Weiterschaltungen der Telefonanlage können Sie zu jedem Zeitpunkt entscheiden: ob beispielsweise dieser Service nur bei Außenterminen genutzt wird oder schon, wenn Sie selbst anwesend, aber eben im Gespräch sind.

Besonders abends oder samstags ist die Nutzung des Dienstes vorteilhaft. Sie müssen nicht mehr jeden Anruf selbst entgegennehmen und können sich auf andere Arbeiten konzentrieren.

Im Notfall kann die Weiterleitung auf eine spezielle Sonder-Rufnummer erfolgen. So stellen Sie den Service zur Verfügung, den Ihre Kunden wünschen.

Tipp: Kalkulieren Sie Ihren finanziellen Aufwand.

Wie teuer ein solches Telefon-Sekretariat für Sie ist, entscheiden Sie selbst. Günstig ist es, wenn Sie genau wissen, wann die meisten Telefonate eingehen (in der Regel am Montagvormittag) und die Zeiten des Dienstes darauf ausrichten.

Wenn Sie alle Außentermine auf einen festen Tag zusammenlegen und die Anrufer nur dann an Ihr virtuelles Sekretariat weiterleiten, reduziert dies Ihre Kosten ebenso.

Was Sie das Telefon-Sekretariat kostet

  • Die Grundpreise pro Monat betragen zwischen 29 und 59 € – je nach Telefonaufkommen.
  • Die effektiven Kosten liegen im Durchschnitt monatlich bei 150 bis 200 €.
  • Auf Wunsch können Sie eine Kostensperre einrichten, die Ihnen finanzielle Sicherheit gibt.

14. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.