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Hausmeistertätigkeiten: Das sind die Kosten

Wie viel Sie für Ihren Hausmeister bezahlen müssen, richtet sich in erster Linie nach der getroffenen Vereinbarung. Die Höhe der Vergütung hängt naturgemäß vom Umfang der Arbeiten ab.

Daneben spielen das örtliche Lohnniveau und Ihr Verhandlungsgeschick eine Rolle.

Steuern und Sozialabgaben bei den Kosten beachten

Bei der Beschäftigung eines Hausmeisters handelt es sich um einen Arbeitsvertrag.

Beachten Sie also bei der Kostenkalkulation, dass neben den reinen Lohnkosten noch Steuern und Sozialabgaben zu berücksichtigen sind.

Bei hauptberuflicher Beschäftigung muss der Arbeitgeber zusätzlich zur vereinbarten Bruttovergütung noch den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen zahlen.

Die Steuern und der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen werden vom Bruttolohn einbehalten und nur der meist wesentlich geringere Nettolohn an den Arbeitnehmer ausgezahlt.

Wenn Sie jedoch einen Hausmeister im Rahmen einer so genannten geringfügigen Beschäftigung mit einem monatlichen Verdienst von derzeit maximal 450 € (Minijob) einstellen, erhält der Hausmeister die vereinbarte Vergütung in aller Regel vollständig ausgezahlt (brutto = netto).

Denn durch die geringfügige Beschäftigung tritt eine Versicherungspflicht in der Sozialversicherung nicht ein. Der Hausmeister hat keine Sozialabgaben und in der Regel auch keine Steuern zu zahlen.

Allerdings müssen Sie als Arbeitgeber des Hausmeisters pauschale Beiträge zur Sozialversicherung und pauschale Lohnsteuer zahlen.

Hinzu kommt eine geringe Umlage für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Geringfügig beschäftigte Hausmeister anmelden!

Die genannten Pauschalbeiträge in Höhe von insgesamt 25,1% der an den Hausmeister gezahlten Vergütung sind monatlich fällig und werden einheitlich von der Bundesknappschaft eingezogen. Hier müssen Sie Ihren Hausmeister zu Beginn seiner Tätigkeit anmelden.

Zuständig ist die Bundesknappschaft Minijob-Zentrale in Essen.

Mehr dazu: Die Homepage der Minijob-Zentrale


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Denken Sie daran, dass Sie Ihren Hausmeister, auch wenn er nur geringfügig beschäftigt ist, zur gesetzlichen Unfallversicherung anmelden müssen.

Zuständig für die Unfallversicherung der Hausmeister ist die Verwaltungsberufsgenossenschaft in Hamburg.

Wie Sie die Hausmeisterkosten auf Ihre Mieter umlegen

Die Hausmeisterkosten gehören dem Grunde nach zu den umlagefähigen Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung im Einzelnen aufgelistet sind.

Voraussetzung für die Umlage ist allerdings eine eindeutige Regelung in den Mietverträgen, dass Ihre Mieter die Hausmeisterkosten zusätzlich zur Miete zahlen müssen.

Wenn Ihre Mieter derart verpflichtet sind, geht es nur noch darum, in welchem Umfang die Hausmeisterkosten umgelegt werden können.

Was zu den Hausmeisterkosten zählt

Die Kosten für den Hausmeister umfassen die an den Hausmeister gezahlte Vergütung und die Sozialabgaben einschließlich der pauschalen Lohnsteuer. Auch die Kosten, die Sie einer selbstständigen Hausmeisterfirma zahlen, sind umlagefähige Betriebskosten.

Sachaufwendungen zählen nicht zu den Hausmeisterkosten. Sie sind immer nur bei den Positionen abzugsfähig, bei denen dies nach der Betriebskostenverordnung vorgesehen ist.

Braucht der Hausmeister also etwa Düngemittel und Arbeitsgeräte für die Gartenarbeit, sind diese Ausgaben bei der Betriebskostenposition „Gartenpflege“ zu berücksichtigen.

Die Arbeitskosten für das Tätigwerden hingegen sind Bestandteil der Hausmeisterkosten.

Achtung: Kosten für einen Hausmeister oder eine Hausmeisterfirma sind nur dann umlagefähig, wenn die Beschäftigung eines Hausmeisters erforderlich ist.

Dies beurteilt sich nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

Die Gerichte prüfen die Frage immer dann sehr kritisch, wenn ein Hausmeister neu eingestellt wird, ohne dass dieser Posten bisher besetzt war und sich die Verhältnisse im Haus auch nicht wesentlich geändert haben.

Anerkannte Gründe für die Einstellung eines Hausmeisters bei ansonsten unveränderten Verhältnissen sind beispielsweise Krankheit oder Umzug des Vermieters eines Mehrfamilienhauses.

Und auch ein auf mehrere Objekte angewachsener Wohnungsbestand zählt dazu.

Wenn Ihr Hausmeister für mehrere Gebäude zuständig ist

Ist Ihr Hausmeister in mehreren Mietobjekten für Sie tätig, so müssen Sie bei Umlage der Hausmeisterkosten zuerst die Gesamtkosten des Hausmeisters angemessen auf die einzelnen Gebäude verteilen.

Bei jedem Mieter dürfen Sie nämlich in der Betriebskostenabrechung nur den Anteil der Hausmeisterkosten in Ansatz bringen, der auf das Haus entfällt, in dem der Mieter wohnt.

Meistens ist es angemessen, dass Sie die Kosten des Hausmeisters anteilig nach der Anzahl der Wohnungen in den einzelnen Gebäuden aufteilen.

Nur wenn der Hausmeister für ein Mietobjekt andere Arbeiten durchführt, als für die übrigen Gebäude, wenn beispielsweise bei einem Haus ein großer Garten zu pflegen ist, während das andere gar keinen Garten besitzt, sollten Sie eine andere Aufteilung der Kosten in Betracht ziehen.

Wenn Ihr Hausmeister auch Instandhaltungs- und Verwaltungsaufgaben wahrnimmt

Ist Ihr Hausmeister neben der eigentlichen Hausmeistertätigkeit auch für Verwaltungsarbeiten und/oder größere Reparaturen zuständig, so müssen Sie die hierauf entfallenden Anteile seiner Vergütung herausrechnen.

Denn die bereits genannte Betriebskostenverordnung bestimmt, dass Hausmeisterkosten nur auf die Mieter umgelegt werden können, soweit sie „nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung“ betreffen.

Um die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten aus der Hausmeistervergütung herauszurechnen, müssen Sie die einzelnen Arbeiten, die Ihr Hausmeister durchführt, den entsprechenden Kategorien – reine Hausmeistertätigkeit/Instandhaltung/Verwaltung – zuordnen.

Schätzen Sie anschließend, welcher zeitliche Anteil auf die reine Hausmeistertätigkeit entfällt und setzen Sie nur die diesem Anteil entsprechende Vergütung bei der Betriebskostenabrechnung an.

Praxis-Tipp: Um die Aufteilung „wasserdicht“ zu machen, lassen Sie von Ihrem Hausmeister über einen Zeitraum von einem bis drei Monaten Stundenzettel führen.

Hiermit erhalten Sie eine Basis, auf deren Grundlage Sie die Kostenaufteilung auch für andere Zeiträume entsprechend vornehmen können.

Wichtig: Ist eine Aufteilung zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Tätigkeiten des Hausmeisters erforderlich, so gehört die Erläuterung der Aufteilung zu einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung.

Bestreitet Ihr Mieter, dass einzelne Kosten auf die Hausmeistertätigkeit entfallen, sind Sie als Vermieter verpflichtet, im Einzelnen die Umstände darzulegen, aus denen sich der Aufwand für die Tätigkeit des Hausmeisters ergibt.

Hier sind wieder die Stundenzettel des Hausmeisters hilfreich.

Praxis-Tipp: Den nicht umlagefähigen Teil der Vergütung für den Hausmeister müssen Sie aus der eigenen Tasche bezahlen. Setzen Sie aber diesen Anteil in Ihrer Einkommensteuererklärung bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung als Werbungskosten ab.

22. Februar 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.