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Umlageschlüssel für Betriebskosten verständlich darstellen

In Ihrer Abrechnung haben Sie den Umlageschlüssel anzugeben.

Nach welchem Schlüssel Sie die Gesamtkosten umlegen, hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

Denn den Umlageschlüssel können Sie grundsätzlich für jede Kostenposition frei vereinbaren (anders ist es bei den Kosten für Heizung und Warmwasser).

Folgende Umlageschlüssel gibt es:

  • Verhältnis der Wohnfläche
  • Anzahl der Wohneinheiten
  • Personenzahl
  • Verbrauch (zum Beispiel bei Wasser)

In Ihrem Mietvertrag können Sie die Umlage der Müllgebühren nach Personen, des Allgemeinstroms nach der Zahl der Wohnungen und des Wassers nach Verbrauch vereinbaren.


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Es ist ebenso möglich, in einem Objekt verschiedene Umlageschlüssel anzuwenden.

Wichtig: Haben Sie keinen Umlageschlüssel vereinbart, sind die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB).

Bezugsgröße muss angegeben werden

Achtung: Bei der Angabe der Umlageschlüssel müssen Sie größte Sorgfalt walten lassen, denn die Abrechnung ist formell fehlerhaft, wenn der Schlüssel nur als Bruchteil oder Prozentsatz angegeben wird, ohne die Bezugsgröße zu nennen.

Erforderlich ist demnach, dass Sie den Quotienten herleiten.

Richtig machen Sie es, wenn Sie schreiben „Gesamtwohnfläche: 540 m², Ihre Wohnfläche: 90 m²; der Umlageschlüssel: 1/6“. Die bloße Angabe des Quotienten („1/6“ bzw. 16,67%“) wäre dagegen nicht ausreichend, weil die Bezugsgröße fehlt.

Ihr Vorteil: Ist der Umlageschlüssel danach verständlich, brauchen Sie ihn darüber hinaus nicht erläutern.

Insbesondere ist es nicht erforderlich, dass Sie dem Mieter erklären bzw. herleiten, wie Sie die Flächenangaben im Einzelnen ermittelt haben.

Dies ist selbst dann nicht erforderlich, wenn sich diese seit der letzten Abrechnung (durch Baumaßnahmen oder Neuvermessung) verändert haben sollten (BGH, Urteil v. 28.05.08, Az. VIII 261/07).

Wichtig: Auch wenn Sie als Umlageschlüssel die Zahl der Nutzer vereinbart haben, ist zwingend die Bezugsgröße anzugeben.

Auch hier müssen Sie Ihrem Mieter also immer die Zahl der Nutzer seiner Wohnung sowie die Zahl aller Nutzer im Gebäude angeben.

Besonderheit: Kopfzahl als Umlageschlüssel

Haben Sie nach Ihrem Mietvertrag über (einzelne) Betriebskosten nach Personen abzurechnen, so reicht es nicht, wenn Sie diese anhand einer Melderegisterauskunft angeben.

Es ist nämlich erforderlich, dass Sie die exakte Personenzahl Ihrer Mieter vor Ort klären (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).

Ihr Vorteil: Für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung ist nicht erforderlich, dass Sie angeben, wie Sie die Gesamtpersonenzahl ermittelt haben.

Weder muss der Abrechnung eine Belegungsliste beigefügt werden, noch muss angegeben werden, wann es zu einem Wechsel in der Belegung gekommen ist (BGH, Urteil v. 15.09.10, Az. VIII ZR 181/09).

Besonderheit: Falsche Wohnfläche

Die im Mietvertrag angegebene Wohnfläche ist für die Betriebskostenabrechnung auch dann maßgeblich, wenn sie falsch ist, solange die Abweichung nicht mehr als 10% ausmacht.

Andersherum: Beträgt die Abweichung von der vereinbarten zur tatsächlichen Wohnfläche mehr als 10%, haben Sie die Betriebskosten ausgehend von der tatsächlichen Wohnfläche zu berechnen (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).

Besonderheit: Leerstand

Haben Sie in Ihrem Gebäude Leerstand, dürfen Sie die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Kosten nicht auf Ihre Mieter umlegen.

Würden Sie diese Kosten unter den vermieteten Wohnungen aufteilen, wäre das eine Änderung des Umlageschlüssels, die nur einvernehmlich mit dem Mieter vorgenommen werden darf.

Es gilt der Grundsatz: Das Leerstandsrisiko trägt der Vermieter (BGH, Urteil v. 31.05.05, Az. VIII ZR 159/05).

27. Dezember 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.