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Umstrittene Betriebskosten und andere Fallen

In der Rechtsprechung und der Fachliteratur ist in bestimmten Bereichen – die nicht ausdrücklich in der Betriebskostenverordnung genannt sind – umstritten, ob einzelne Kostenarten umlagefähig sind.

Folgende aktuelle Beispiele aus der Praxis sollten Sie in diesem Zusammenhang kennen.

Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind keine Betriebskosten

In der Betriebskostenverordnung ist ausdrücklich festgelegt, dass zu den Betriebskosten nicht Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören.

Verwaltungskosten sind zum Beispiel Kosten für den Hausverwalter, Telefonkosten und Büromaterial, Kosten im Zusammenhang mit der Vermietung der Wohnung (Inserate, Maklergebühren), Bankgebühren.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten umfassen die laufende Pflege und Erhaltung und die Wiederherstellung des ordnungsgemäßen Zustandes Ihrer Immobilie. Darunter fallen beispielsweise die Kosten für die Beseitigung von Baumängeln und sonstiger Schäden.

Sie dürfen also bei der Vermietung einer Wohnung nicht mit Ihrem Mieter vereinbaren, dass er zum Beispiel den Betrag erstatten muss, den Sie an Ihre Hausverwaltung für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu zahlen haben.

Solche Vereinbarungen sind nur bei der Gewerberaummiete und der Pacht möglich.

In diesem Bereich ist auch zulässig – anders als bei der Vermietung von Wohnraum – dass Ihr Gewerberaummieter oder Pächter auf Grund einer Vereinbarung im Pachtvertrag die Kosten der laufenden Instandhaltung und Instandsetzung der Gewerbe- bzw. Pachträume bis zu einem bestimmten Betrag im Pachtjahr tragen muss.

Betriebskosten müssen ausdrücklich im Vertrag genannt werden

Wenn Ihr Mieter oder Pächter, wie es für Sie wirtschaftlich zwingend ist, die Betriebskosten tragen soll, so ist eine ausdrückliche Vereinbarung im Vertrag erforderlich.

Der Mieter oder Pächter trägt also nicht automatisch neben der Grundmiete die Nebenkosten. Sie haben beim Vertragsabschluss folgende Alternativen:

Inklusivmiete, Betriebskostenpauschale oder Betriebskostenvorauszahlung

Es ist möglich, dass Sie bei Vertragsschluss eine Miete vereinbaren, ohne dass aufgeschlüsselt wird, welcher Teil des Gesamtbetrags für die Betriebskosten bestimmt ist.

Man spricht in solchen Fällen von einer Inklusivmiete (auch Brutto- oder Bruttowarmmiete genannt). Möglich ist auch, dass in der Grundmiete bestimmte Betriebskosten enthalten sind (Teilinklusivmiete).

Sie können auch vereinbaren, dass Ihr Mieter neben der Grundmiete für die anfallenden Betriebskosten eine Pauschale zahlt.

Schließlich können Sie im Vertrag regeln, dass Ihr Mieter neben der Grundmiete die Betriebskosten, die Ihnen bei der Vermietung oder Verpachtung Ihres Objekts entstehen, trägt und dafür Vorauszahlungen leistet.

Bei Ihrer Entscheidung, welche Miet- oder Pachtstruktur Sie wählen, sollten Sie folgende Gesichtspunkte berücksichtigen:


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  • Für eine Inklusivmiete als auch für eine Betriebskostenpauschale kann sprechen, dass für Sie der Aufwand einer jährlichen Betriebskostenabrechnung entfällt.
  • Der Nachteil von Inklusivmieten und Betriebskostenpauschalen ist aber, dass Sie das wirtschaftliche Risiko tragen, wenn wegen gestiegener Betriebskosten die Inklusivmiete oder die Betriebskostenpauschale nicht ausreichend hoch war.
  • Spätere Erhöhungen der Betriebskostenpauschale sind bei der Vermietung einer Wohnung nur möglich, wenn Sie einen entsprechenden Vorbehalt im Mietvertrag vereinbart haben.
  • Inklusivmieten können wegen gestiegener Betriebskosten nur noch bei Verträgen erhöht werden, die vor dem 1. September 2001 (Inkrafttreten der Mietrechtsreform) abgeschlossen worden sind.

Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen und das Wirtschaftlichkeitsgebot

Soll Ihr Mieter Betriebskostenvorauszahlungen leisten, muss die Höhe angemessen sein.

Als Orientierung dient Ihnen dabei das Ergebnis des letzten Abrechnungszeitraums in Verbindung mit dem zu erwartenden Preisanstieg und dem voraussichtlichen Verbrauch.

Eine zu niedrig festgesetzte Vorauszahlung mit der Folge, dass die Betriebskostenabrechnung zu einer erheblichen Nachforderung führt, kann nicht in Ihrem Interesse liegen und führt auch zur Unzufriedenheit bei vielen Mietern.

Außerdem müssen Sie beachten, dass die Höhe der Betriebskosten nicht gegen das so genannte Gebot der Wirtschaftlichkeit verstoßen darf.

Sie sind zwar nicht verpflichtet, unbedingt den billigsten Anbieter einer Betriebskostenart zu nehmen und dürfen sich zum Beispiel grundsätzlich auch für eine Gebäudeversicherung entscheiden, die im Vergleich zu anderen Anbietern eine durchaus höhere Prämie verlangt.

Festlegung von Abrechnungszeitraum und Umlegungsmaßstäben

Sie sollten bereits bei Vertragsschluss den Beginn und das Ende einer Abrechnungsperiode für die Betriebskosten vereinbaren. In der Regel wird dies das Kalenderjahr sein.

Möglich ist aber auch, sich zum Beispiel an den Abrechnungszeiträumen der Stadtwerke (Strom, Gas, Wasser), etwa vom 1. September bis zum 31. August, zu orientieren, weil so die Betriebskostenabrechnung für Sie erleichtert wird.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass Ihre Abrechnungsperiode grundsätzlich nicht länger als zwölf Monate sein darf, weil sie sonst nicht mehr ordnungsgemäß ist.

Eine Ausnahme kann dann möglich sein, wenn ein neu erstelltes Haus gegen Ende eines Jahres bezogen wird und für einen Zeitraum von zum Beispiel 1 oder 2 Monaten eine separate Betriebskostenabrechnung vermieden werden soll.

Es ist auch zu empfehlen, schon im Vertrag die Maßstäbe für die Umlegung der Betriebskosten zu bestimmen. Sie können auch mehrere Umlegungsmaßstäbe wählen, zum Beispiel die Kosten des Wasserverbrauchs nach Personen und die übrigen Betriebskosten nach der Wohnfläche.

Wenn Sie im Vertrag dazu nichts regeln, gilt grundsätzlich die Wohnfläche als Umlegungsmaßstab.

Für welchen Umlegungsmaßstab Sie sich entscheiden, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab. In der Regel dürfte es am einfachsten sein, die Wohnfläche zu wählen.

Wie bereits erwähnt, sind aber im Hinblick auf die stark angestiegenen Betriebskosten viele Mieter daran interessiert, nach Möglichkeit eine nach ihrem individuellen Verbrauch abhängige Betriebskostenabrechnung zu erhalten.

Sie sollten deshalb zur Steigerung und Sicherung der Vermietbarkeit Ihrer Immobilie verbrauchsabhängige – weil auch mieterfreundliche – Umlegungsmaßstäbe vorsehen, soweit dies technisch möglich und finanziell sinnvoll ist.

Grundsätzlich sind Sie aber nicht verpflichtet, zum Beispiel einer Änderung des Umlegungsmaßstabes der Wohnfläche auf Personenzahl für die Kosten der Wasserversorgung zuzustimmen.

Betriebskosten müssen jährlich abgerechnet werden

Sehr wichtig ist, dass Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende Ihrer Abrechnungsperiode die entstandenen Betriebskosten gegenüber Ihrem Wohnungsmieter abrechnen.

Versäumen Sie dies, können Sie spätere Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihrem Mieter nicht mehr geltend machen. Ausnahmen bestehen nur, wenn die Nachforderungen von Ihnen nicht zu vertreten sind.

Klare und verständliche Abrechnung

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss auch für einen Laien klar und verständlich sein. Deshalb sollten Sie in Ihrer Abrechnung die einzelnen Kostenarten so aufschlüsseln, dass Ihr Mieter in der Lage ist, ggf. durch Einsicht in die Rechnungen und Belege die Richtigkeit Ihrer Abrechnung zu überprüfen.

Konkret bedeutet dies, dass Ihre Betriebskostenabrechnung folgende Angaben enthalten muss:

  • Eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie der Gesamtkosten;
  • die Bezeichnung und Erläuterung des Verteilerschlüssels;
  • den errechneten Anteil des Mieters;
  • den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

15. Januar 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.