MenüMenü

Gratis Studie zum kostenlosen Download:
Neu: 3 Topaktien für das Jahr 2017 . . . Download hier ➜

Verpflegungspauschale: Arbeitgeber müssen nicht zahlen

Wenn Ihre Mitarbeiter für die Firma auf Reisen gehen oder generell in einer Auswärtstätigkeit für Sie arbeiten, haben Sie als Arbeitgeber die Wahl, Ihren Mitarbeitern die Kosten zu erstatten.

Es geht darum, den Verpflegungsmehraufwand, der den Angestellten durch die Zeit außerhalb von zu Hause entsteht, zu ersetzen.

Ersatz des Mehraufwands in Höhe der Verpflegungspauschale

Sie sind allerdings nicht dazu verpflichtet, die Verpflegungspauschale als Arbeitgeber zu tragen. Andernfalls kann Ihr Arbeitnehmer die Kosten auch als Werbungskosten geltend machen. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter den entstandenen Mehraufwand ersetzen möchten, bleibt dieser für Sie als Arbeitgeber steuerfrei, wenn die Zahlung die gesetzlich geltende Verpflegungspauschale nicht überschreitet.

Sie haben als Arbeitgeber aber auch die Möglichkeit, höhere Kosten Ihrer Arbeitnehmer zu übernehmen. Diese müssen Sie nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 ESTG mit 25% versteuern. Die einzige Voraussetzung: Die Höhe der Kosten darf die steuerfreie Verpflegungspauschale nicht mehr als 100% übersteigen. Liegen diese darüber, gehören sie zum lohn- und steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Aktuell gültige Verpflegungspauschalen

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Verpflegungspauschalen zahlen möchten, ist es ratsam, sich an die gesetzlich gültigen zu halten und somit die Steuerfreiheit zu nutzen. Die aktuellen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen  im Inland ergeben sich wie folgt:

  • Abwesenheitsdauer von min. 8 Std. – 6 €
  • Abwesenheitsdauer von min. 14 Std. – 12 €
  • Abwesenheitsdauer von 24 Std. – 24 €

Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 €.

Reisekostenreform ändert Verpflegungspauschalen für Arbeitnehmer

Erst im Sommer 2012 wurden Pläne für eine Reisekostenreform vorgelegt. Ziel dieser soll die Vereinfachung des Reisekostengesetzes sein. Schon im September 2012 war die Reform durch.

Demnach soll es für den Mehraufwand nur noch zwei Verpflegungspauschalen geben: Bei eintägigen Dienstreisen im Inland soll es zukünftig nur noch einen einheitliche Verpflegungspauschale ab einer Abwesenheitsdauer von 8 Stunden geben.

Diese beträgt dann 12 €. Die bisherige Aufteilung in zwei Stufen von 6 € ab 8 Stunden Abwesenheit und 12 € ab 14 Stunden Abwesenheit entfällt zukünftig. 2013 gilt also als Verpflegungspauschale für Sie als Arbeitgeber: Bei einer Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden beträgt die Pauschale 12 €. Bei 24 Stunden plus Übernachtung zahlen Sie eine Verpflegungspauschale von 24 Euro.

Verpflegungsaufwand: Was Arbeitgeber noch wissen sollten

Wie bereits erwähnt, können Sie als Arbeitgeber nur um Steuer- und Sozialversicherungspflicht herum kommen, wenn Sie sich an die gültige Verpflegungspauschale halten. Zahlen Sie die Verpflegungspauschale gar nicht, können Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten geltend machen. Allerdings auch nur in der Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen.

Das gilt auch für Leiharbeiter: Weil sie keine feste Arbeitsstätte besitzen, können diese ihren Verpflegungsmehraufwand jeweils in den ersten drei Monaten der Beschäftigung als Werbungskosten geltend machen.

Sofern ein zwingender dienstlicher Grund für die Mitnahme einer Begleitperson besteht, können auch für diese Verpflegungspauschalen gezahlt werden. Das können zum Beispiel Assistenten oder Fahrer sein.

10. November 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Sabrina Behrens
Von: Sabrina Behrens. Über den Autor

Sabrina Behrens beschäftigt sich seit Ihrem Schulabschluss mit den Themen Wirtschaft, Politik, private Finanzen, Vorsorge und Versicherung. In ihrer Tätigkeit als freie Journalistin in Berlin hält sie die Leser in diesen Bereichen regelmäßig auf dem Laufenden.