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Verpflegungspauschale: Im Ausland ist die Abwesenheitsdauer entscheidend

Hält sich ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regulären Arbeitsstätte auf, muss er oft zusätzliche Kosten für seine eigene Verpflegung aufwenden.

Da er sich in solch einem Fall nicht so günstig verpflegen kann wie in den eigenen vier Wänden darf und sollte er die Verpflegungspauschale beantragen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der beruflich bedingte Mehraufwand als Werbungskosten oder Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Man spricht auch von Reisespesen. In der Regel liegen die Kosten für einen geschäftlichen Auslandsaufenthalt über der Pauschale für Reisen im Inland.

Pauschale statt individuelle Kostenberechnung

Schon seit vielen Jahren können nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten bei beruflichen Reisen steuerlich geltend gemacht werden. Da die Ermittlung der individuellen Verpflegungskosten zu aufwändig wäre, gibt es Pauschalbeträge.

Im deutschen Steuerrecht sind für unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten und für unterschiedliche Länder jeweils individuell geltende Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand verankert.

Egal ob Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit – die Verpflegungspauschale steht dem Arbeitnehmer in jedem Fall zu. Ebenso unerheblich ist es, ob überhaupt ein Verpflegungsmehraufwand anfällt.


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Verpflegungspauschale: Für Dienstreisen im Inland

Die Pauschalbeträge für Dienstreisen im Ausland unterscheiden sich von denen im Inland. Für eine Dienstreise im Inland werden Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag angesetzt:

  • 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
  • 12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden
  • 6 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden

Maßgebend für diese Berechnungen ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Führt eine Person an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, werden die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag in der Regel addiert. Befindet sich der Arbeitgeber jedoch mehr als drei Monaten am selben Einsatzort außerhalb der regulären Arbeitsstätte, so gilt dies nicht mehr als Einsatzwechseltätigkeit.

Verpflegungspauschale im Ausland: Dienstreisen nach Luxemburg geben Orientierung

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. Der Pauschbetrag für den Aufenthalt in Luxemburg liegt bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden bei 39 €.

Für eine Dienstreise von weniger als 24, aber mindestens 14 Stunden erhält der Arbeitnehmer 26 €. 13 € gibt es für eine Abwesenheit von der Arbeitsstätte oder der Wohnung für weniger als 14, aber mindestens 8 Stunden. Übernachtungskosten belaufen sich auf 87 €.

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland richtet sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Reisetage in das Inland zurück wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland angesetzt.

Die steuerliche Absetzbarkeit von Verpflegungspauschalen

Grundsätzlich gilt: Verpflegungspauschbeträge stellen Werbungskosten dar, die entsprechend steuerlich geltend gemacht werden können. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber dem Reisenden die Kosten direkt und ohne Abzug von Lohnsteuer als Auslagenersatz überweist.

Selbst wenn die Verpflegungskosten des Arbeitnehmers während seines Aufenthalts nachweisbar höher sind, dürfen lediglich die Pauschbeträge angesetzt werden. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern kann allerdings die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Scheuen Sie sich also nicht, die Verpflegungspauschale für Reisen ins Ausland in Anspruch zu nehmen. Schließlich entsteht Ihnen durch eine berufliche Abwesenheit in der Regel ohnehin ein gewisser Mehraufwand. Da sollten Sie wenigstens für entstehende Kosten entschädigt werden.

12. November 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.