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Verwaltungsbeirat: So läuft die Einberufung und Amtsniederlegung

So gut wie jede Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen Verwalter; einen Verwaltungsbeirat sucht man dagegen häufig vergebens. Der Verwaltungsbeirat wird von seinem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen (§ 29 Abs. 4 WEG).

Im Normalfall findet die Einberufung 1 Mal im Jahr statt, nämlich dann, wenn die Prüfung der Jahresabrechnung erfolgen soll. Sie kann natürlich auch öfter erfolgen, nämlich wenn wichtige Aufgaben anstehen wie etwa große Sanierungsarbeiten, die besprochen werden müssen.

Der Verwaltungsbeirat ist nur dann beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend sind. Es ist also notwendig, dass bei 3 Mitgliedern mindestens 2 Mitglieder anwesend sind. Für die Annahme von Beschlüssen reicht die einfache Mehrheit aus.

Der Beirat erhält keine Vergütung, aber Aufwendungsersatz

Nach dem Gesetz erhalten die Mitglieder des Verwaltungsbeirats keine Vergütung. Allerdings sind ihnen angemessene Aufwendungen zu erstatten; insofern dürfen sie die Erstattung aller verauslagten Kosten, soweit erforderlich, gegen Vorlage einer Quittung verlangen, etwa für Büromaterial (AG Hattingen, Urteil v. 23.01.14, Az. 28 C 30/13).

Viele Teilungserklärungen legen diesen Aufwendungsersatz als jährliche Pauschalbeträge fest. Auch eine Vergütung des Verwaltungsbeirats kann aber wirksam vereinbart werden.


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Dauer der Bestellung grundsätzlich unbefristet

Im Gesetz ist nicht geregelt, für welche Zeit der Verwaltungsbeirat bestellt wird. Wenn man hierzu auch in der Gemeinschaftsordnung keine Vorgaben findet, erfolgt die Bestellung des Verwaltungsbeirats auf unbestimmte Zeit. Der Verwaltungsbeirat kann jedoch mit Mehrheitsbeschluss durch die Eigentümergemeinschaft jederzeit abberufen werden.

Eine Begründung ist dafür nicht erforderlich. Ein solcher Beschluss kann natürlich gerichtlich überprüft werden. Deshalb ist es wichtig, dass dieser ordnungsgemäß vorbereitet wird, also als Tagesordnungspunkt in die Einladung zur Eigentümerversammlung aufgenommen wird.

Jedes Beiratsmitglied kann ferner ohne die Einhaltung einer Frist und ohne Angabe von Gründen sein Amt niederlegen. Davon ausgenommen ist nur die Amtsniederlegung zur „Unzeit“. Hiervon spricht man, wenn die Gemeinschaft durch die Amtsniederlegung zu diesem Zeitpunkt in ernsthafte Probleme geraten könnte.

Beispiel: Herr Müller ist Mitglied des Beirats und legt das Amt während der Ferienzeit nieder, obwohl eine große Baumaßnahme durchgeführt wird, die vom Beirat überwacht wird. Die anderen Mitglieder des Beirats sind im Urlaub. In einem solchen Fall ist es zumutbar, dass Herr Müller die Amtsniederlegung um ein paar Tage bis zur Urlaubsrückkehr der anderen Beiratsmitglieder verschiebt.

Die Amtsniederlegung erfolgt durch Kündigung und wird wirksam, wenn sie der Wohnungseigentümergemeinschaft oder dem Verwalter zugegangen ist (sofern dieser insoweit zur Vertretung der Wohnungseigentümer berechtigt ist). Die Kündigung muss nicht schriftlich erfolgen. Mit der Amtsniederlegung eines Mitglieds ist der übrige Verwaltungsbeirat aber weiterhin im Amt (BGH, Urteil v. 05.02.10, Az. V ZR 126/09).

Bei Vertrag Niederlegung nur aus wichtigem Grund

Etwas anderes gilt aber, wenn der Beirat aufgrund eines befristeten Vertrags gegen Entgelt tätig wird. Hier kann das Beiratsmitglied nur aus einem wichtigen Grund vor Ablauf der Befristung das Amt niederlegen.

Ebenso kann eine Abberufung durch die Gemeinschaft nur erfolgen, wenn ein wichtiger Grund für die sofortige Beendigung des Vertrags vorliegt, da ansonsten Schadenersatzansprüche entstehen können.

Ein zum Verwaltungsbeirat gewählter Wohnungseigentümer scheidet grundsätzlich auch dann aus dem Verwaltungsbeirat aus, wenn er durch Veräußerung seines Miteigentumsanteils aus der Gemeinschaft ausscheidet (BayOLG, Beschluss v. 05.11.92, Az. 2Z BR 77/92).

Allerdings können die Eigentümer ihn, wenn dies gewünscht wird, wieder in den Beirat wählen. Wenn Sie hier mit den anderen Eigentümern eine Vereinbarung schließen oder ein entsprechender Beschluss nicht angefochten wird, ist dies zulässig.

Ohne „Nachrücker“ Ergänzungswahl notwendig

Bei Ausscheiden eines Verwaltungsbeiratsmitglieds berührt dies das Bestehen des Verwaltungsbeirats nicht, sofern es noch bei 1 Mitglied verbleibt. Da der Beirat aber nicht mehr ordnungsgemäß besetzt ist, müssen neue Mitglieder gewählt werden. Etwas anderes gilt aber, wenn ein „Nachrücker“ bestellt wurde, der den Platz des ausgeschiedenen Mitglieds einnimmt.

Das ausgeschiedene Beiratsmitglied muss alle ihm in diesem Zusammenhang überlassenen Unterlagen an die verbliebenen Verwaltungsbeiratsmitglieder zurückgeben.

22. Juli 2015

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Dr. Michaela Becker. Über den Autor

Rechtsanwältin Dr. Michaela Becker war mehrere Jahre als Syndikus-Anwältin einer Immobilien-Verwaltung tätig und bearbeitet seit einigen Jahren als selbstständige Anwältin unter anderem mietrechtliche Mandate.