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Verwaltungsrecht: Hausgeldabrechnung und Kontrollrecht in der Praxis

Es ist Aufgabe des Verwalters, einmal jährlich über die Einnahmen und Ausgaben abzurechnen, die in der Wohnanlage angefallen sind.

Der Abrechnungszeitraum ist regelmäßig das Kalenderjahr. In der Teilungserklärung kann aber auch eine abweichende Abrechnungsperiode geregelt sein (z.B. 1.7. bis 30.6).

In der Jahresabrechnung werden die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Eine besondere Form der Abrechnung ist dem Verwalter nicht vorgeschrieben.

Achtung: Es gelten aber die gleichen Grundsätze wie für die Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, zu denen Sie als Vermieter Ihrem Mieter gegenüber verpflichtet sind. Danach gilt für die Jahresabrechnung des Verwalters Folgendes:

  • Die Jahresabrechnung muss eine geordnete und übersichtliche, inhaltlich zutreffende Aufstellung für Einnahmen und Ausgaben in dem jeweiligen Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) enthalten.
  • Die Jahresabrechnung muss auch ohne Hinzuziehung eines Buchhalters oder sonstigen Sachverständigen inhaltlich und rechnerisch nachvollziehbar sein.
  • Es dürfen immer nur die tatsächlich zugeflossenen Einnahmen und die tatsächlich entstandenen Ausgaben berücksichtigt werden. Erwartete Sollbeträge bleiben grundsätzlich unberücksichtigt.

Jede Jahresabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel
  • Berechnung des Anteils des jeweiligen Wohnungseigentümers

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  • Abzug der Vorauszahlungen des jeweiligen Eigentümers

Angaben zu folgenden Punkten gehören ebenfalls in die Jahresabrechnung:

  • Höhe der gebildeten Rücklagen, vor allem der Instandhaltungsrückstellung
  • Zinseinkünfte aus dem Kapitalvermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft
  • sonstige Einnahmen, wie zum Beispiel Mieteinnahmen aus vermieteten Gemeinschaftsräumen oder Versicherungsleistungen aus Schadensfällen
  • Höhe der Hausgeldrückstände säumiger Eigentümer
  • Verbindlichkeiten der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Dritten

In der Jahresabrechnung sind alle Kosten zu berücksichtigen, die dem Verwalter während der Abrechnungsperiode entstanden sind. Das gilt auch für solche Ausgaben, die einen Zeitraum außerhalb der Abrechnungsperiode mit umfassen.

Beispiel: Die Versicherungsprämien werden jährlich zum 1. August fällig. Die vom Verwalter im April 2002 geleisteten Prämien werden in voller Höhe in die Abrechnung für das Jahr 2002 eingestellt. Dass das Versicherungsjahr noch in das Jahr 2003 hineinreicht, führt nicht etwa dazu, dass die Prämien zeitanteilig gesplittet werden.

Entsprechendes gilt auch für die Heizkosten, unabhängig davon, wann die gelieferte Heizenergie verbraucht wird.

Beispiel: Im Oktober 2002 wurden die Öltanks im Keller einer Wohnanlage aufgefüllt. Der Verwalter hat die Rechnung im November 2002 bezahlt. Dann gehört der Rechnungsbetrag in voller Höhe in die Abrechnung für das Jahr 2002. Das ein Großteil des Heizöls überhaupt erst im Jahr 2003 verbraucht wird, spielt hier keine Rolle.

Praxis-Tipp: Nicht zwingend erforderlich, aber für Sie als Vermieter zweckmäßig ist eine Jahresabrechnung, die zusätzlich zwischen umlage- und nichtumlagefähigen Kosten unterscheidet. Das erleichtert Ihnen die Abrechnung mit Ihrem Mieter ganz entscheidend.

Vorteilhaft ist es außerdem, wenn die Jahresabrechnung zusätzlich einen Soll-/Ist-Vergleich zwischen den im Wirtschaftsplan eingestellten Beträgen und den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.

Achtung: Das ist eine Serviceleistung des Verwalters, auf die Sie grundsätzlich nicht verzichten sollten. Ein derartiger Vergleich ermöglicht es Ihnen, die Kostenentwicklung leichter in den Griff zu bekommen.

Als Wohnungseigentümer haben Sie ein eigenes Kontrollrecht

Überprüfen Sie die Jahresabrechnung daraufhin, ob sie die richtigen Verteilungsschlüssel nennt. Am besten sehen Sie in Ihren Unterlagen nach, auf welchen Verteilungsschlüssel es jeweils ankommt. Die maßgeblichen Verteilungsschlüssel finden Sie in der Teilungserklärung oder beispielsweise in alten Protokollen der Wohnungseigentümer-Versammlung.

Neben dem Prüfungsrecht des Verwaltungsbeirats steht auch Ihnen als Wohnungseigentümer persönlich das Recht zu, sämtliche Abrechnungsunterlagen des Verwalters einzusehen. Das hat jetzt das Bayerische Oberste Landesgericht klargestellt.

Dieses Recht besteht auch noch nach Eigentümerbeschlüssen über die Jahresabrechnung und über die Entlastung des Verwalters. Ein besonderes rechtliches Interesse müssen Sie als Eigentümer nicht darlegen. (BayObLG, 2 ZBR 139/01)

Sie können allerdings nicht verlangen, dass der Verwalter Ihnen die Originalbelege zur Verfügung stellt. Kopien der Sie interessierenden Unterlagen braucht er Ihnen nur dann zuzuschicken, wenn Sie bereit sind, ihm die dadurch entstehenden Kosten zu erstatten.

Ihr Einsichtsrecht beschränkt sich keinesfalls nur auf die Unterlagen, die der Jahresabrechnung zugrunde liegen. Sie können ebenso verlangen, sonstige Verwaltungsunterlagen einzusehen.

Dazu gehören beispielsweise der Verwaltervertrag, Wirtschaftspläne, Zahlungsbelege anderer Wohnungseigentümer und Wartungsverträge.

Falls in der Teilungserklärung nichts anderes geregelt ist, entscheiden die Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung mit einfacher Stimmenmehrheit.

Wird die Jahresabrechnung durch Beschluss genehmigt, so wird sie insgesamt verbindlich. Das gilt auch für Einzelabrechnungen, soweit diese zur Beschlussfassung mit vorgelegt werden.

15. Juni 2011

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.