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Vorsteuer buchen – so funktioniert die Abrechnung

Vorsteuer buchen müssen alle Unternehmer, die umsatzsteuerabzugsberechtigt sind. Das bedeutet, jeder, der das Recht hat, bei seinen gestellten Rechnungen eine Umsatzsteuer auszuweisen, muss diese an das Finanzamt abführen.

Allerdings kann man die Umsatzsteuer der eigenen Ausgaben dagegenrechnen. Bei der Vorsteuer handelt es sich also immer um ein Zusammenspiel von Einnahmen und Ausgaben, die man miteinander verrechnen kann. In einem ausführlichem Beispiel wird nun erklärt, wie man die Vorsteuer buchen kann.

Umsatzsteuer abrechnen: Beispiel

Schauen wir uns ein Beispiel an, bei dem eine Firma Waren einkauft und diese auch wieder veräußert: Ein Unternehmen namens Bauer handelt mit Smartphones. Es kauft diese beim inländischen Hersteller ein. Insgesamt werden Smartphones für 100.000 € bestellt. Das ist der Nettobetrag.

Auf der Rechnung für die gekauften Telefone stehen demnach 100.000 € plus 19.000 € (19%) Mehrwertsteuer. Die Firma Bauer zahlt also 119.000 € im Einkauf für die Geräte. Bisher hat sie nur Ausgaben und sie kann noch keine direkte Vorsteuer buchen.

Jetzt verkauft der Betrieb die Smartphones und nimmt dabei 160.000 € netto ein. Das heißt, es kommen noch 30.400 € an Umsatzsteuer hinzu. Insgesamt hat Bauer also durch den Verkauf der Waren 190.400 € eingenommen.

Grundsätzlich müssten die 30.400 €, also der Anteil der Umsatzsteuer, den die Firma eingenommen hat, an das Finanzamt abgeführt werden. Allerdings hatte Bauer bekanntlich auch Ausgaben für den Einkauf. Deshalb kann die Firma jetzt die bisher gezahlte Umsatzsteuer – in unserem Fall 19.000 € – von den eingenommenen 30.400 € abziehen. Das Ergebnis sind 11.400 €. Dieser Betrag muss jetzt nur noch an das Finanzamt gezahlt werden, anstatt der 30.400 €.

Schritt 1: Vorsteuer verrechnen

Wie das obige Beispiel zeigt, ist es durchaus wichtig für Unternehmer, Ausgaben zu haben, die eine Mehrwertsteuer enthalten. Aber auch andersherum ist es hilfreich, wenn man die Vorsteuer ausgleichen kann.

Arbeitet man beispielsweise als Freiberufler und hat ausschließlich Kunden im Ausland, so nimmt man keine Umsatzsteuer ein. Selbst wenn man dazu berechtigt wäre, kann man diese nicht auf der Rechnung für den ausländischen Kunden aufführen.

Hat man nun Ausgaben im Inland, die natürlich Mehrwertsteuer enthalten, so muss man diese zwar bezahlen, hat aber gleichzeitig keinerlei Möglichkeiten, diese wieder hereinzubekommen. Allein deshalb ist es sinnvoll, sich Gedanken zu machen, woher man seine Kunden bekommt – vorausgesetzt, man hat die Wahl.

Schritt 2: Vorsteuer buchen

Wer Vorsteuer buchen möchte, muss sich die Umsatzsteueranteile von seinen Ausgaben und Einnahmen genauer ansehen. Die jeweiligen Anteile kann man gegenrechnen. Dadurch muss man weniger Vorsteuer abführen. Es gibt jedoch auch Berufsgruppen, die eine pauschale Vorsteuer berechnen können. Das ist völlig unabhängig davon, ob die Kunden im Ausland sitzen oder nicht. Entscheidend ist lediglich die Art des Berufs.

Dabei gibt es dann fixe Pauschalsätze, die man einfach berechnen kann. Wem dies nicht vergönnt ist, der muss seine Vorsteuer buchen, wie es oben beschrieben ist, und zwar die Umsatzsteuer seiner Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnen.

26. September 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Michael Berkholz. Über den Autor

Michael Berkholz entdeckte vor einigen Jahren seine Leidenschaft fürs Trading und gibt sein Wissen heute mit großer Leidenschaft an seine Leser weiter.