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Welche Unterlagen muss der frühere Verwalter an die WEG herausgeben?

Verwalterwechsel geschieht häufig einvernehmlich und ohne Stress. In einigen Fällen ist es aber so, dass sich WEG und Verwalter im Streit trennen.

In diesen Fällen muss die WEG dann die Herausgabe der Unterlagen vom früheren Verwalter erstreiten.

Herausgabe- und Auskunftsanspruch

In meinem Beitrag von gestern haben Sie bereits gesehen, dass es einen Herausgabeanspruch gem. § 667 BGB und einen Auskunftsanspruch gegen den Verwalter gem. § 666 BGB gibt.

Der frühere Verwalter ist verpflichtet, Auskunft darüber zu geben, welche Unterlagen sich aus der aktiven Verwaltung in seinem Besitz befinden.

Er muss die Originale und Belege herausgeben, die er während der Verwaltung erlangt hat. Dazu zählen auch die Unterlagen, die ihm aus der Zeit vor seiner aktiven Verwaltung übergeben worden sind.

Welche Unterlagen muss der Verwalter typischerweise herausgeben?

Die folgende Auflistung hilft Ihnen, die Unterlagen zu bestimmen, die der frühere Verwalter in jedem Fall an die WEG bzw. an den neuen Verwalter herausgeben muss.

  • Verwalter war auch Bauträger: Pläne und Zeichnungen
  • Unterlagen zur Liegenschaft: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan, Bauzeichnungen, Beschlusssammlung, im Zweifel vorhandene Grundbuchblätter

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  • Unterlagen zur Gemeinschaft: Eigentümerlisten mit Namen, Anschriften, Anteilen an der WEG
  • Unterlagen zum Umgang mit der WEG in den regelmäßigen Versammlungen: Einladungen und Niederschriften von WEG-Versammlungen, Protokolle, Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft (§ 24 Abs. 6 WEG)
  • Die Abrechnungen: Jahresabrechnungen und Einzelabrechnungen gegenüber Eigentümern (§ 28 Abs. 2 WEG)
  • Die Planungen der WEG: Wirtschaftspläne für jedes einzelne Jahr der Bewirtschaftung (§ 28 Abs. 1 WEG)
  • Die Bankunterlagen: Kontoauszüge, Überweisungen und sonstige Unterlagen der Konten für die WEG (§ 27 Abs. 1, Satz 4, IV, Satz 1 WEG)
  • Das Vermögen der WEG: Gelder und Guthaben der Gemeinschaftskonten, Sparbücher, Wertpapiere; das gilt auch für Instandhaltungsrücklagen usw.
  • Unterlagen aus der laufenden Bewirtschaftung: Rechnungen, Belege,
  • Verträge: Wärmelieferungsverträge, Wartungs-, Hausmeister-,
  • Unterlagen über sonstige Dauerschuldverhältnisse: u.a. Versicherungen (Gebäudeversicherung, Haftpflicht-, sonstige Versicherungsverträge), sowie Lohn- und Gehaltsunterlagen (z.B. für Hausmeister), hierher können auch einzelne Verträge über die Nutzung von Teilen der Liegenschaft zählen
  • Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten der WEG: Hierzu zählen Urteile, Beschlüsse, Kostenbeschlüsse, Sachverständigengutachten usw.
  • Unterlagen zum baulichen Zustand der WEG: Schadensgutachten u.a.
  • Unterlagen über abgewickelte Versicherungsschäden
  • Schlüssel
  • Sachgegenstände zur gemeinschaftlichen Verwaltung (z.B. Geräte etc.)

Denken Sie auch daran, dass der Verwalter entweder früher einmal bestehende Verträge beendet oder neue Verträge, in Zukunft zu laufen beginnen, abgeschlossen hat. Auch diese alten bzw. zukünftigen Vertragsunterlagen sind herauszugeben.

Wichtig ist, dass alle Unterlagen im Original herauszugeben sind.

29. Mai 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Sven Johns. Über den Autor

Sven R. Johns ist Rechtsanwalt und war 15 Jahre Bundesgeschäftsführer des Immobilienverband IVD (bis Mitte 2012). Seit fast 20 Jahren ist er zunächst als Rechtsanwalt und dann als Geschäftsführer im Immobiliengeschäft vertraut.