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Bei den Mietnebenkosten alles richtig machen

Der Wirbel über das neue Mietrecht hat sich gelegt, der Ärger um die Betriebskosten und ihre Abrechnung ist geblieben. Zwar sind die Mietnebenkosten erstmals seit 1985 wieder weniger stark gestiegen als die allgemeinen Lebenshaltungskosten.

Aber der Anstieg liegt immer noch höher als derjenige der eigentlichen Miete. „Preistreiber“ bei den Betriebskosten ist mit großem Abstand das Gas mit einem Anstieg in 2001 um 23,3 % gegenüber 16,3 % in 2000. Überproportional haben sich auch die Gebühren für die Müllabfuhr erhöht.

Wie dramatisch die Betriebskosten in den letzten Jahren gestiegen sind, zeigt ein Vergleich der Kosten aus dem Jahr 2001 mit denen im Jahr 1996. Spitzenreiter sind die Heizölkosten mit einem Anstieg um 48,6 % vor den Gaskosten mit 43,7 % und den Gebühren für Müllabfuhr mit 23,3 %. Das hat das ifs Städtebauinstitut in Berlin festgestellt. In diesem Zeitraum haben sich alle Betriebskosten unterm Strich um insgesamt 14,0 % verteuert und damit doppelt so stark wie die Nettokaltmieten mit (nur) 7,1 %.

Entwicklung der Mieten und Wohnnebenkosten 2001 gegenüber 1996 (Veränderung in Prozent)

60Prozent +48,6 50 +43,7 40 30 +23,4 20 +14,0 +12,4 +10,8 +8,1 +7,1 10 +5,5 +4,6 0 GasGasGas HeizölHeizölHeizölHeizölHeizölHeizöl FesteFesteFesteFesteFesteFeste StromStromStromStromStrom Netto-Netto-Netto-Netto-Netto-Nettokostenkostenkostenkostenkostenkosten Wasser-Wasser-Wasser-Wasser-Wasser-Wasser-Wasser- Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasser-Abwasserinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamtinsgesamt kaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmietenkaltmieten MüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhrMüllabfuhr versorgungversorgungversorgungversorgungversorgungversorgungversorgungversorgungversorgungversorgung entsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgungentsorgung BrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffeBrennstoffe Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs-Lebenshaltungs- WohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkostenWohnnebenkosten ifs Institut für Städtebau, Wohnungswirtschaft und Bausparwesen e. V., Berlin

Kein Wunder also, dass die Betriebskosten und ihre Abrechnung weiterhin im Brennpunkt des Vermietungsalltags stehen. Wenn sich Mieter und Vermieter vor Gericht streiten, dann sind Meinungsverschiedenheiten über die Umlage und Abrechnung von Betriebskosten neben Mieterhöhungen der mit Abstand häufigste Grund.

Vielfach beanstanden die Mieter das Zahlenwerk ihres Vermieters zu Recht. Jede zweite Betriebskostenabrechnung ist falsch, so der Deutsche Mieterbund. Jetzt droht eine neue Prozesslawine. Das neue Mietrecht, das seit 1.9.2001 gilt, hat auch bei den Betriebskosten wichtige Änderungen gebracht.

Die sind jedoch vielfach noch völlig unbekannt. Das gilt auch für wichtige Übergangsregelungen. Entsprechend groß ist die Unsicherheit bei Vermietern – und damit auch die Gefahr von Fehlern in der Vermietungspraxis.

Abrechnungsperiode, Abrechnungsfrist, Beschwerdefrist: So wirken sie sich aus

Mit Abrechnungsperiode wird der Zeitraum bezeichnet, über den die Betriebskostenabrechnung zu erteilen ist. Die Abrechnungsperiode muss immer ein Jahr  betragen. Längere Abrechnungsperioden, wie z.B. 15 oder 18 Monate, führen dazu, dass die Abrechnung nicht ordnungsgemäß und der Mieter nicht verpflichtet ist, eine in der Abrechnung ausgewiesene Nachzahlung zu leisten.

Achtung: Der Abrechnungszeitraum muss mit dem Kalenderjahr nicht übereinstimmen. Als Beginn der Abrechnungsperiode kann jedes beliebige Datum gewählt werden. Dadurch wird aber der Verwaltungsaufwand unnötig aufgebläht. Deshalb dient in der Praxis fast immer das Kalenderjahr als Abrechnungsperiode für die „kalten“ Betriebskosten.

Die wichtigsten Änderungen zu den Betriebskosten

RegelungspunktNeuregelung
AbrechnungsfristDie Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode mitgeteilt werden. Beispiel: Die Abrechnung für 2002 muss bis zum 31.12.2003 vorliegen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen. Ausnahme: Der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.
AusschlussfristEinwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens 12 Monate nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Beispiel: Die Abrechnung für 2002 liegt Ende Juni 2003 vor. Beanstandungen muss der Mieter dann bis Ende 2004 äußern. Nach Ablauf diese Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen. Ausnahme: Der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.
AbrechnungsmaßstabIst mietvertraglich nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderswertiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die nach Verbrauch oder Verursachung erfasst werden, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt-
Änderung des AbrechnungsmaßstabsIst etwas anderes vereinbart (z.B. eine Teilinklusivmiete), kann der Vermieter bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach Verbrauch oder Verursachung abgerechnet werden. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig. Sind die Kosten bislang in der Mieteenthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.
MieterhöhungEine Mieterhöhung wegen gestiegener Betriebskosten ist nur bei vereinbarter Betriebskostenvorauszahlung oder -pauschale zulässig. Ist eine Bruttomiete oder eine Teilinklusivmiete vereinbart, scheidet eine Mieterhöhung wegen gestiegener Betriebskosten aus.

Bei der Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten ist es dagegen sinnvoll, den Abrechnungszeitraum an der Heizperiode zu orientieren. Übliche Abrechnungsperioden sind hier 1. Juni bis 31. Mai oder 1. Juli bis 30. Juni.

Bisher war es eine Sonderregelung für Sozialwohnungen, jetzt gilt es für alle Wohnungen: Als Vermieter müssen Sie die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode vorlegen.

Bei dieser Abrechnungsfrist handelt es sich um eine so genannte Ausschlussfrist. Das bedeutet: Haben Sie nicht innerhalb der zwölf Monate abgerechnet, können Sie danach keine Nachzahlungen mehr verlangen. Mit dieser Forderung sind Sie allein schon deshalb ausgeschlossen, weil Sie die Abrechnungsfrist nicht eingehalten haben.

Die berühmten Ausnahmen von der Regel: Wann keine finanziellen Nachteile drohen

Die Ausschlussfrist gilt ausnahmsweise nicht, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben. Solche „entschuldigten“ Verspätungen können ihre Ursache z.B. darin haben, dass Versorgungsunternehmen ihre Abrechnungen erst lange nach Ablauf der Abrechnungsperiode erstellt haben, so dass Sie die Abrechnungsfrist deshalb nicht mehr einhalten können.

Auch Steuern oder Abgaben werden häufig erst sehr viel später festgesetzt.

Und: Bei einem Rechtsstreit über die Vorjahresrechnung kann die Verspätung ebenfalls gerechtfertigt sein. Das gilt jedenfalls dann, wenn die Vorjahresrechnung, über die das Gericht noch nicht entschieden hat, Grundlage für die ausstehende Abrechnung sein soll.

Vorsicht: Anders verhält es sich dagegen, wenn der von Ihnen beauftragte Hausverwalter oder der Wärmemessdienst verspätet abrechnen. In diesem Fall müssen Sie sich deren Säumnis zurechnen lassen. Sie werden dann als Auftraggeber also so behandelt, als hätten Sie deren Verspätung selbst zu vertreten.

Mieter sind berechtigt, die Betriebskostenabrechnung und die dazugehörigen Belege zu prüfen. Kehrseite der Medaille ist die Pflicht des Mieters, etwaige Einwände gegen die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach deren Zugang mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter das Zahlenwerk in der Regel nicht mehr beanstanden.

Wenn Sie innerhalb der Abrechnungsfrist von zwölf  Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode nicht ordnungsgemäß abrechnen, obwohl Ihnen dies möglich ist, kann Ihr Mieter die Zahlung weiterer Vorauszahlungen auf die Betriebskosten verweigern, bis die Abrechnung vorliegt. Dieses Zurückbehaltungsrecht des Mieters darf im Mietvertrag weder ausgeschlossen noch eingeschränkt werden.

Praxis-Tipp: Um „Druck“ zu machen, behalten Mieter bisweilen auch einen Teil der Nettokaltmiete ein. Das müssen Sie sich als Vermieter nicht gefallen lassen. Sie können die einbehaltene Miete gegebenenfalls einklagen. Die Gerichte haben mehrfach entschieden, dass eine ausstehende Betriebskostenabrechnung den Mieter nicht berechtigt, einen Teil der Nettokaltmiete einzubehalten.

Achtung: Dass verspätete Nachforderungen des Vermieters bzw. Beanstandungen des Mieters verfallen, gilt erst für Abrechnungen über Zeiträume, die nach dem 31.08.2001 enden, also beispielsweise für die Betriebskostenabrechnung 2001, nicht aber bereits für die Betriebskostenabrechnung 2000 oder die Heizkostenabrechnung 2000/2001 (1.7.2000 – 31.6.2001).

Wichtig: Die 12-Monats-Frist gilt nicht für Rückzahlungsansprüche des Mieters wegen überzahlter Betriebskosten. Endet die Abrechnung mit einem Guthaben des Mieters, so kann er diesen Betrag auch noch später verlangen.

Alte Fehler wieder ausbügeln: So stellen Sie auf Abrechnung nach Verbrauch um

Ganz klar: Für Sie als Investor ist die Vereinbarung einer Nettokaltmiete ein absolutes „Muss“. Alles andere ist kaufmännisch nicht vertretbar. Das gilt umso mehr, als fast alle Mietspiegel auf Nettokaltmieten basieren. Zahlt Ihr Mieter eine (Teil-)Inklusivmiete, kann es sich im Einzelfall als äußerst schwierig erweisen, für die Mieterhöhung die maßgebliche Vergleichsmiete zu ermitteln.

In der Praxis sind allerdings immer wieder Mietverhältnisse anzutreffen, in denen der Mieter lediglich eine (Teil-)Inklusivmiete zahlt. Die häufigsten Gründe:

  • Der Mieter muss nur einen Teil der entstehenden Betriebskosten zahlen, weil die Regelung im Mietvertrag über die Umlage der Betriebskosten unzulässig, unvollständig oder missverständlich ist.

  • Im Mietvertrag wurde bewusst eine (Teil-)Inklusivmiete vereinbart. Das ist vor allem in (ur)alten Mietverträgen vielfach der Fall. Erwerben Sie beispielsweise ein größeres Mehrfamilienhaus, kommt es immer wieder vor, dass langjährige Mieter noch einen Mietvertrag mit einer (Teil-)Inklusivmiete haben. Als Käufer übernehmen Sie den bestehenden Mietvertrag wie er ist.

  • Sie haben ein Mietobjekt geerbt. Besteht das Mietverhältnis schon sehr lange, kann es auch hier ohne weiteres sein, dass Sie mit einem Mietvertrag konfrontiert werden, der eine (Teil-)Inklusivmiete ausweist.

Daran führte früher kein Weg vorbei: Sollte die (Teil-)Inklusivmiete auf eine Nettokaltmiete umgestellt werden, waren Sie auf die Zustimmung des Mieters angewiesen. Eine Änderung der Mietstruktur war nur einvernehmlich möglich.

Hier hat das neue Mietrecht für Sie als Vermieter eine echte Vereinfachung gebracht. Eine Umstellung der Miete auf nettokalt ist zwar auch weiterhin nur mit Zustimmung des Mieters möglich. Sie können jetzt aber einseitig verlangen, dass künftig nach Verbrauch abgerechnet wird, wo immer dies möglich ist. Damit soll nicht nur mehr Abrechnungsgerechtigkeit geschaffen, sondern auch der sparsame und kostenbewusste Umgang mit Energie gefördert werden.

Die Neuregelung gilt zum einen für den Fall, dass im Mietvertrag bisher ein anderer Abrechnungsmaßstab vereinbart ist, wie beispielsweise insbesondere die Abrechnung nach Wohnfläche oder Personenzahl. Die Neuregelung findet aber wie bisher auch dann Anwendung, wenn Mieter und Vermieter bislang gar keine oder nur eine teilweise gesonderte Umlage der Betriebskosten vereinbart haben.

Beispiel: Bislang ist eine Brutto- oder Teilinklusivmiete oder aber eine Betriebskostenpauschale vereinbart.


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Achtung: Sie können die verbrauchsabhängige Abrechnung nicht mitten in einer Abrechnungsperiode einführen. Sie müssen damit warten, bis der nächste Abrechnungszeitraum beginnt.

Beispiel: Die Abrechnungsperiode für die allgemeinen Betriebskosten dauert vom 1. Januar bis 31. Dezember. Wollen Sie die verbrauchsabhängige Abrechnung einführen, geht dies nicht mehr für 2002. Diese Umstellung ist erst ab der Abrechnungsperiode 2003 möglich.

Wichtig: Dazu ist erforderlich, dass Sie Ihrem Mieter vor Beginn der Abrechnungsperiode, also vor dem 01.01.2003, mitteilen, dass künftig verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Versäumen Sie diese Frist, können Sie die verbrauchsabhängige Abrechnung erst ab 01.01.2004 einführen.

Ohne eindeutige Regelung geht’s nicht: Unklarheiten kosten Ihr Geld

Wenn Ihr Mieter zusätzlich zur eigentlichen Miete noch Betriebskosten zahlen soll, muss dies im Mietvertrag eindeutig geregelt sein. Unklarheiten gehen zu Ihren Lasten als Vermieter, wirken sich also zu Ihrem Nachteil aus. Denn dann gilt wieder: Betriebskosten, deren Umlegung nicht vereinbart ist, gelten als in der Miete enthalten.

Die nachfolgenden Vertragsklauseln sind zu unbestimmt und deshalb unwirksam. Was die Gerichte im Juristendeutsch „unbestimmt“ nennen, heißt im Klartext „zu schwammig“. Die Vertragsklauseln sind so allgemein gehalten, dass der Mieter nicht erkennen kann, welche Betriebskosten er zahlen muss.

Unwirksam sind deshalb folgende Klauseln in Formular- Mietverträgen:

  • „Der Mieter trägt die üblichen anteiligen Hausabgaben und Nebenkosten.“

  • „Der Mieter hat die Hausgebühren zu zahlen.“

  • „Der Mieter trägt alle anfallenden Kosten.“

  • „Mietnebenkosten sind Angelegenheit des Mieters.“

  • „Die umlagefähigen Nebenkosten trägt der Mieter.“

  • „Die üblichen anteiligen Hausabgaben und sonstigen Kosten gehen zu Lasten des Mieters.“

Folgende Vertragsklausel ist dagegen zulässig:

„Für die Betriebskosten gemäß der Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung ist neben der Nettokaltmiete ein monatlicher Vorauszahlungsbetrag in Höhe von 85 Euro zu leisten.“

Vielleicht werden Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben und meinen, dass diese Klausel doch auch unwirksam sein müsste. Schließlich ist nicht eine einzige Kostenart in der Vertragsklausel aufgeführt. Ist also diese Klausel auch zu schwammig?

Nein, ist sie nicht. Das liegt daran, dass in dieser Klausel auf die Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung Bezug genommen wird. Die Gerichte halten es für ausreichend, dass sich der Mieter darüber informieren kann, was in der Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung geregelt ist.

Die Betriebskostenarten in der Schnellübersicht

Zu den Betriebskosten gehören gemäß der Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung insgesamt 17 verschiedene Kostenarten, die auf den Mieter umgelegt werden können. Im Einzelnen gehören dazu die folgenden Ausgabenpositionen:

Laufende öffentliche Lasten Wasserversorgung (z.B. Grundsteuer) Entwässerung Heizung Fernwärmeversorgung oder die Zentrale Warmwasserversorgung, Reinigung und Wartung von Fernwarmwasserversorgung oder Etagenheizungen die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten Verbundene Heizungs- und Betrieb eines maschinellen Warmwasseranlagen Personen- und Lastenaufzugs Straßenreinigung und Hausreinigung und Müllabfuhr Ungezieferbekämpfung Gartenpflege Beleuchtung Schornsteinreinigung Sach- und Haftpflichtversicherung Betrieb der Gemeinschafts- Betrieb der maschinellen Antennenanlage oder privaten Wascheinrichtung Verteilanlage des Kabelanschlusses Sonstige Betriebskosten.

Sind Eigenleistungen umlagefähig? Im Prinzip ja, aber …

Nicht alle Vermieter beauftragen immer gleich Fremdfirmen mit durchzuführenden Arbeiten. Oftmals werden sie auch selbst tätig. Das gilt speziell für die Gartenpflege. Betriebskosten sind zunächst einmal solche Aufwendungen, die Ihnen als Vermieter dadurch entstehen, dass Sie Dritten Aufträge erteilen. Daran führt schon deshalb kein Weg vorbei, weil Sie auf die Fachkenntnis der Unternehmen angewiesen sind.

Beispiel: Überwachung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit der Heizungsanlage, des Fahrstuhls oder der Antennenanlage.

Bei preisgebundenem Wohnraum sieht § 27 Abs. 2 II. Berechnungsverordnung vor, dass der Eigentümer eigene Sach- und Arbeitsleistungen in Ansatz bringen darf. Voraussetzung ist, dass dadurch Betriebskosten erspart werden.

Der Vermieter darf in diesen Fällen jeweils die Beträge umlegen, die für gleichwertige Leistungen eines Dritten angefallen wären. Maßgeblich sind die Beträge ohne Mehrwertsteuer.

Beispiel: Ihnen liegt für die erforderlichen Gartenpflegearbeiten das Angebot eines Gartenbaubetriebs in Höhe von 406 € vor. Führen Sie die Arbeiten als begeisterter Gärtner schließlich doch selbst aus, dürfen Sie Ihre Eigenleistung nur mit dem Nettobetrag in Höhe von 350 € berücksichtigen.

Gleiches gilt, wenn es sich um das Mietverhältnis über eine frei finanzierte Wohnung handelt. Für Eigenleistungen gilt allerdings wie auch für alle anderen umlagefähigen Kostenpositionen: Die in der Betriebskostenabrechnung in Ansatz gebrachten Leistungen müssen nicht nur tatsächlich erbracht worden sein, sondern auch dem Gebot der Wirtschaftlichkeit Rechnung tragen.

Beispiel: Ein naher Angehöriger wird als Hausmeister eingestellt, ohne dass für das Tätigwerden eines Hausmeisters eine Notwendigkeit besteht.

Dann ist die vereinbarte Vergütung auch nicht umlagefähig. Selbst wenn ein Hausmeistervertrag existieren sollte, ändert sich daran nichts. Denn es kommt allein darauf an, ob der Vertrag auch tatsächlich durchgeführt wird.

Schnellübersicht für Ihre Vermietungspraxis Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

Betriebskostenumlagefähig (= Mieter zahlt)nicht umlagefähig (= Vermieter zahlt)Betriebskostenumlagefähig (= Mieter zahlt)nicht umlagefähig (= Vermieter zahlt)
AbwasserBrennstoffkosten (Heizöl, Gas usw.)
AbwasseranlageBüromaterial
AbwasseranschlussgebührenDachbegrünung
AllgemeinstromDachrinnenheizung
AnliegerbeiträgeDachrinnenreinigung
AntenneneinstellungDruckerhöhungsanlage
AnwaltsgebührenEichung des Wasserzählers
AußenbeleuchtungEigenleistungen des Vermieters
BankgebührenEntwässerungspumpe
BaumfällenEntwässerungspumpe
Bauschutt abfahrenErbbauzinsen
Bedienung der HeizungErschließungskosten
Betriebssicherheit (z.B. des Fahrstuhls)Euro-Umstellung
BetriebsstromFahrstuhl
BewegungsmelderFahrtkosten des Vermieters
BiotonneFassadenreinigung
BlitzschutzanlagenÜberprüfung von Gasleitungen
BrandmelderUmweltschadenversicherung
ReparaturkostenversicherungUnfallversicherung
RohrverstopfungUngezieferbekämpfung
Sach- und HaftpflichtversicherungenVerwaltungskosten
SaunaWärmemessdienst
SchönheitsreparaturenWarmwasser
SchornsteinreinigungWarmwasserkosten
Schwamm- und HausbockversicherungWartung der Sammelheizung
SchwimmbadWartung des Fahrstuhls
SicherungenWartungskosten✘ (teils)✘ (teils)
SielgebührenWaschmaschine
SonderumlagenWasseraufbereitungsanlage
SperrmüllWasserversorgung
SpielplätzeWasserzähler
SprinklerWinterdienst
StraßenreinigungZählermiete
StreumittelZeitschaltuhr
StromzählerZentrale Warmwasserversorgung
TelefonkostenZentralheizung
TreppenhauslichtZinsabschlagsteuer
TreppenhausreinigungZinsen
Trinkgelder
Trinkwasseruntersuchung
Trockenheizen
Türöffnungsanlage
Überflüssige Betriebskosten

So haben Sie das Zahlenwerk im Griff: Wie Sie immer richtig abrechnen

Die Betriebskostenabrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Darunter ist eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung der Abrechnungsposten zu verstehen.

Was eine Betriebskostenabrechnung darüber hinaus enthalten muss, ergibt sich aus ihrem Zweck. Sie soll den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen. Dazu muss er die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können.

Diese Funktion erfüllt sie nur, wenn sowohl die Einzelangaben als auch die Abrechnungen insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sind. Abzustellen ist dabei auf das durchschnittliche Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters.

Welche Angaben dabei im Einzelnen in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein müssen, hängt in erster Linie von der Ausgestaltung des jeweiligen Mietverhältnisses ab. So weit keine besonderen Vereinbarungen vorliegen, sind regelmäßig folgende Mindestangaben erforderlich:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten,

  • Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,

  • Berechnung des Anteils des Mieters,

  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Die Pflichten zur Spezifizierung der abgerechneten Kosten dürfen allerdings nicht überspannt werden. Ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, sodass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist. Notfalls muss sich der Mieter einen Taschenrechner anschaffen.

Die Zusammenstellung der Gesamtkosten ist auch dann erforderlich, wenn nur ein Teil der Kosten umlagefähig ist oder es sich um ein gemischt genutztes Gebäude, also ein kombiniertes Wohn-/Geschäftshaus handelt.

In welchem Umfang die nicht umlagefähigen Betriebskosten bzw. die auf die gewerblichen Mieter entfallenden Kosten entstanden und bei den Gesamtkosten bereits herausgerechnet sind, kann der Mieter nur nachvollziehen, wenn die Gesamtkosten und die abzuziehenden Kostenanteile angegeben werden. Dass die Rechnungsdaten angegeben werden, ist nicht erforderlich.

Achtung: Erhebliche Abweichungen von den Vorjahreszahlen erfordern eine detaillierte Erläuterung. Grund für die Abweichung können allgemeine Preissteigerungen oder eine Anhebung der kommunalen Gebühren sein.

Genauso gut ist es möglich, dass beispielsweise ein hoher Anstieg der Wasserkosten auf einen Rohrbruch zurückzuführen ist oder stark gestiegene Versicherungsprämien im Zusammenhang mit Gewerberäumen im Haus stehen. Der Mieter hat in solchen Fällen Anspruch auf Auskunft.

Es ist so einfach und vermeidet Streit: Bieten Sie mehr als Standard

Vielen Vermietern ist gar nicht bewusst, in welch hohem Maß sie selbst dazu beitragen können, einer Auseinandersetzung um die Betriebskostenabrechnung vorzubeugen oder sie jedenfalls zu begrenzen.

Ein einfaches und probates Mittel ist es, der Abrechnung von vornherein alle notwendigen Belege in Kopie beizufügen, obwohl Sie als Vermieter dazu nicht verpflichtet sind. Dies schafft Vertrauen, und der damit verbundene Arbeits- und Kostenaufwand ist zumindest für Sie als privater Vermieter nur geringfügig.

Praxis-Tipp: Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, haben die Möglichkeit, für noch mehr Klarheit zu sorgen, indem Sie eine Kopie der Verwalterabrechnung beifügen und darauf die umlagefähigen Betriebskosten ankreuzen.

So sieht Ihr Mieter auf einen Blick, dass bestimmte Kosten wie die Hausverwaltervergütung und Instandhaltung gar nicht auf ihn umgelegt werden.

Mieter übersehen immer wieder, dass die umlagefähigen Betriebskosten für Sie als Vermieter lediglich durchlaufende Posten darstellen. Deshalb ist gerade dann, wenn es um die Betriebskosten und ihre Abrechnung geht, Transparenz oberstes Gebot.

Praxis-Tipp: Zu den streitvorbeugenden Maßnahmen gehört es auch, dass Sie Ihrer jährlichen Betriebskostenabrechnung gleich noch einen Wirtschaftsplan für das nächste Jahr beifügen. Legen Sie einfach die Erfahrungssätze der Vergangenheit zugrunde und rechnen Sie die bisherigen Kosten auf Grund schon bekannter Erhöhungen (z.B. bei Müllabfuhr und Grundsteuer) auf das folgende Jahr hoch.

Damit gehen Sie genau wie ein Verwalter vor, der bei der Verwaltung einer Eigentumswohnanlage schon Kraft Gesetzes zur Aufstellung eines Wirtschaftsplans verpflichtet ist. Auch diese Vorgehensweise bewährt sich in der Praxis immer wieder.

Kontrolle der Belege: Was Ihr Mieter verlangen kann – und was nicht

Immer wieder sind unerwartete oder hohe Nachforderungen der Grund für den Wunsch eines Mieters nach Einsicht in die Kostenbelege.

Manch ein Vermieter nimmt dies wörtlich und bietet dem Mieter an, ihn aufzusuchen und sich die Belege anzusehen. Die Mieter hingegen bestehen fast immer auf Zusendung von Kopien. Für den Fall, dass Sie Ihren Mietern die Belege – etwa bei größerem Haus- und Wohnungsbesitz oder aus sonstigen Gründen – nicht von vornherein in Kopie zur Verfügung stellen möchten, gilt Folgendes:

Gesetzlich ist der Fall nicht geregelt, und auch die Rechtsprechung ist uneinheitlich. Ob der Mieter die Übersendung von Kopien der Abrechnungsunterlagen fordern kann oder Belegeinsicht beim Vermieter nehmen muss, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab.

Für die Kontrolle der Belege ist der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der von ihm beauftragten Hausverwaltung maßgeblich.

Das gilt nicht nur dann, wenn sich die vermietete Wohnung und der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der Hausverwaltung am selben Ort befinden, sondern auch dann, wenn die vermietete Wohnung und der Wohnsitz des Vermieters bzw. der Geschäftssitz der Hausverwaltung ortsverschieden sind, aber zumindest noch im Einzugsbereich einer Großstadt liegen. Dort muss der Mieter dann die Belege prüfen.

In allen anderen Fällen kann der Mieter die Zusendung von Belegkopien fordern. Bei einem Mietvertrag über preisgebundenen Wohnraum kann er verlangen, dass Belegkopien gegen Kostenerstattung zur Verfügung gestellt werden.

Dies gilt entsprechend auch bei der Vermietung von frei finanzierten Wohnungen. Was die Erstattung von Auslagen betrifft, so halten die Gerichte überwiegend einen Betrag in Höhe von 0,25 € pro Kopie für angemessen. Aber auch ein Betrag in Höhe von 0,50 Euro pro Kopie wurde bereits anerkannt.

Achtung: Sofern der Mieter Ihnen nicht exakt mitteilt, welche Abrechnungsunterlagen Sie ihm in Kopie zusenden sollen, dürfen Sie sämtliche Abrechnungsunterlagen fotokopieren und dem Mieter berechnen. Der Mieter ist nicht berechtigt, aus den ihm zur Verfügung gestellten Belegkopien einige herauszusuchen.

Ebenso wenig kann er von Ihnen verlangen, dass Sie besonders sparsam fotokopieren, also beispielsweise mehrere kleine Belege zusammen kopieren, um so den finanziellen Aufwand zu reduzieren.

10. September 2002

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.