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So nutzen Sie Verwalter-Abrechnungen für Ihre Betriebskostenabrechnung

Wie Sie die Abrechnung des Verwalters überprüfen und für Ihre Betriebskostenabrechnung nutzen

Achtung! Tauschen Sie diesen aktualisierten Beitrag gegebenenfalls gegen den alten Beitrag H 05 aus.

Ein „Immobilien-Berater“-Beitrag von Chefredakteur Heinz-Wilhelm Vogel, Hamburg, Rechtsanwalt, Fachautor und geschäftsführender Gesellschafter einer Medienagentur und Verlagsgesellschaft. In mehr als 70 Büchern liefert er praktischen Nutzwert speziell auch zum Miet-, Immobilien- und Steuerrecht. Sein Motto: „Klartext statt Fachchinesisch“.

So wahren Sie Ihre finanziellen Interessen als Wohnungseigentümer und Vermieter

Jetzt ist wieder die Zeit der jährlichen Wohnungseigentümerversammlungen. Zentraler Tagesordnungspunkt einer jeden Eigentümerversammlung und zugleich von grundlegender Bedeutung für jede Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Hausgeldabrechnung des Verwalters.

Während der Wirtschaftsplan zukunftsgerichtet ist und die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das nächste Wirtschaftsjahr nennt, ist die Jahresabrechnung ergebnisorientiert. Wird die Jahresabrechnung vorgelegt, stehen die tatsächlich erzielten Einnahmen und die entstandenen Ausgaben fest. Zugleich bietet die Jahresabrechnung Gelegenheit dazu, die Wirtschaftsführung des Verwalters und die Vermögenssituation der Wohnungseigentümergemeinschaft zu kontrollieren.

Hausgeldabrechnungen führen immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Wohnungseigentümern und dem Verwalter, aber auch zwischen Wohnungseigentümern untereinander. Die Schwierigkeiten stecken – wie so häufig – im Detail:

Achtung: Für Sie als Vermieter ist die Jahresabrechnung des Verwalters doppelt wichtig, denn Sie brauchen diese Abrechnung nicht nur bei Ihrer Steuererklärung für die Ermittlung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Sie brauchen die Abrechnung vor allem auch noch als Grundlage für Ihre eigene Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihrem Mieter.

  • Welche Einnahmen und Ausgaben müssen in der Jahresabrechnung berücksichtigt werden?

  • Wie wirkt sich ein Verwalter- oder Eigentümerwechsel auf die Jahresabrechnung aus?

  • Wie verschaffen Sie sich Einblick in die Abrechnungsunterlagen?

Kaum etwas erregt die Gemüter der Mieter so sehr wie eine unvollständige und unverständliche Nebenkostenabrechnung. Steuern Sie hier von vornherein gegen.

Praxis-Tipp: Für größtmögliche Transparenz sorgen Sie, wenn Sie Ihrer eigenen Betriebskostenabrechnung eine Kopie der Verwalterabrechnung beifügen, auf der Sie die umlagefähigen Betriebskosten ankreuzen oder farblich markieren. Ihr Mieter sieht so auf einen Blick, dass bestimmte Ausgaben wie Instandhaltungskosten und Verwaltergebühren gar nicht auf ihn umgelegt werden.

Wann der Verwalter seine Abrechnung vorlegen muss

Einmal im Jahr muss der Verwalter abrechnen und darlegen, welche Einnahmen und Ausgaben in der Wohnanlage angefallen sind. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Verwalters. Regelmäßig ist hierbei der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr.

Der Verwalter ist verpflichtet, die Abrechnung ohne besondere Aufforderung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu erstellen. Eine Frist, innerhalb derer der Verwalter die Abrechnung vorlegen muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Welche Frist im Einzelfall angemessen ist, hängt im Wesentlichen von der Größe der Wohnanlage ab.

Im Allgemeinen muss die Jahresabrechnung vier Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres vorliegen. Länger als sechs Monate darf jedenfalls keine Jahresabrechnung auf sich warten lassen. Dies gilt umso mehr, als Abrechnungen heute leicht mit Hilfe eines Computers erstellt werden können.

Praxis-Tipp: Um Meinungsverschiedenheiten über den Termin der Erstellung und Vorlage der Hausgeldabrechnung zu vermeiden, empfiehlt es sich, bereits im Verwaltervertrag darüber eine klare Regelung zu treffen. Darin kann der Verwalter beispielsweise verpflichtet werden, spätestens vier Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres die Abrechnung vorzulegen.

Nutzen Sie die Jahresabrechnung zur Bestands- und Erfolgskontrolle

Die Jahresabrechnung muss schriftlich erfolgen. Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben müssen in der Jahresabrechnung gegenübergestellt werden. Dafür ist dem Verwalter keine besondere Form vorgeschrieben. Es gelten jedoch die gleichen Grundsätze wie für die Heiz- und Betriebskostenabrechnung, zu der Sie als Vermieter Ihrem Mieter gegenüber verpflichtet sind:

Die Jahresabrechnung muss eine geordnete, übersichtliche, inhaltlich zutreffende Aufstellung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben für das betreffende Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr enthalten. Das Zahlenwerk muss ohne Hinzuziehung eines Buchhalters oder sonstiger Sachverständiger rechnerisch nachvollziehbar sein.

Die Jahresabrechnung besteht aus zwei Teilen. Die Gesamtabrechnung enthält die Zusammenstellung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben des gesamten Wirtschaftsjahres für die gesamte Wohnanlage. Aus der Einzelabrechnung ergibt sich dagegen die verbindliche Beitragsverpflichtung für jeden einzelnen Wohnungseigentümer. Die Jahresabrechnung ist keine Bilanz und keine Gewinn- oder Verlustrechnung. Nur die tatsächlich zugeflossenen Einnahmen und die tatsächlich abgeflossenen Ausgaben dürfen in der Jahresabrechnung berücksichtigt werden. Sollbeträge, wie beispielsweise nicht eingetriebene Forderungen, bleiben grundsätzlich unberücksichtigt.

Achtung: Die Wohnungseigentümer können vereinbaren, dass in der Jahresabrechnung auch offene Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt, Rechnungsabgrenzungen vorgenommen und ein Vermögensstatus angegeben werden, so dass sie einer Bestands- und Erfolgsrechnung im Sinne des Handelsgesetzbuches entspricht. Ein Mehrheitsbeschluss genügt dafür allerdings nicht. Vielmehr ist Einstimmigkeit erforderlich.

Diese Mindestangaben dürfen in keiner Abrechnung fehlen

Welche Angaben in die Jahresabrechnung aufzunehmen sind, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. In einer großen Wohnanlage fallen in einem viel stärkeren Maß Zahlungsvorgänge aller Art an, als dies in einer kleinen überschaubaren Wohnanlage der Fall ist. In jedem Fall sind die Zahlungsvorgänge vollständig und fortlaufend zu buchen. Die Buchungen müssen lückenlos belegt werden.

Inwieweit einzelne Buchungen zu Kostenpositionen zusammengefasst werden dürfen, ist einzelfallabhängig. Entscheidend ist jeweils, dass sich die Einnahmen und Ausgaben detailliert und problemlos überprüfen lassen. Jede Jahresabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten,

  • Angabe und Erläuterung der zu Grunde gelegten Verteilungsschlüssel,

  • Berechnung des Anteils des einzelnen Wohnungseigentümers,

  • Abzug der Vorauszahlungen des einzelnen Wohnungseigentümers.

Zu den Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft gehören insbesondere:


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  • Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer,

  • Beiträge zur Instandhaltungsrücklage,

  • Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage,

  • vorhandenes Bargeld,

  • Wertpapierbestände,

  • Zinserträge,

  • Einnahmen aus Vermietung gemeinschaftlichen Eigentums.

Vorteilhaft für Sie als Vermieter: Orientierung am Betriebskostenkatalog

Was die Ausgaben der Eigentümergemeinschaft betrifft, so hat es sich in der Praxis bewährt, diese Kosten in Anlehnung an den Betriebskostenkatalog in der Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung aufzugliedern. Das erleichtert insbesondere den Wohnungseigentümern, die ihre Wohnung vermietet haben, die Abrechnungen der Betriebskosten mit ihren Mietern. Das führt dann zu folgenden Kostenpositionen:

  • laufende öffentliche Lasten des Grundstücks wie beispielsweise die Grundsteuer,

  • Kosten der Wasserversorgung,

  • Kosten der Entwässerung,

  • Kosten der Heizung bzw. der Fernwärme einschließlich der Abgasanlage sowie der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen,

  • Kosten der zentralen Warmwasserversorgung, Fernwarmwasserversorgung sowie Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten,

  • Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen,

  • Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs,

  • Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr,

  • Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung,

  • Kosten der Gartenpflege, wie z.B. die Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand,

  • Kosten der Außenbeleuchtung sowie der Beleuchtung von gemeinsam benutzten Gebäudeteilen,

  • Kosten der Schornsteinreinigung,

  • Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,

  • Kosten für den Hausmeister,

  • Kosten für den Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage oder des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteileranlage,

  • Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung,

  • sonstige Betriebskosten (Betriebskosten von Nebengebäuden, Anlagen und Einrichtungen, z.B. einer Gemeinschaftssauna oder eines Gemeinschaftsschwimmbads).

Zusätzlich fallen weitere Kosten an, die in der Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung nicht erwähnt sind und deshalb auch nicht auf den Wohnungsmieter umgelegt werden können, im Rahmen der Jahresabrechnung des Verwalters aber berücksichtigt werden müssen:

  • Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums,

  • Beiträge zur Instandhaltungsrücklage,

  • Kapitalkosten für gemeinschaftliches Eigentum,

  • Verwaltungskosten.

Achtung: Wenn Sie Vermieter einer Eigentumswohnung sind, können Sie die Verwaltungskosten auch dann nicht auf Ihren Mieter umlegen, wenn diese unter „Sonstige Betriebskosten“ aufgeführt werden.

Etwas anderes gilt dagegen, wenn Sie innerhalb einer Wohnanlage Gewerberäume vermieten. In diesem Fall können Sie die anteiligen Verwaltungsgebühren in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen. Voraussetzung ist allerdings, dass der Mietvertrag diesbezüglich eine klare und eindeutige Regelung enthält.

Neben der Gesamtabrechnung ist immer auch die Einzelabrechnung für jeden einzelnen Wohnungseigentümer erforderlich. Die Einzelabrechnungen sind aus der Gesamtabrechnung abzuleiten. Das geschieht in der Weise, dass mit Hilfe des Kostenverteilungsschlüssels festgestellt wird, welcher Anteil an den Gesamtausgaben auf den einzelnen Wohnungseigentümer entfällt. Dem so ermittelten Betrag sind die Vorschüsse gegenüberzustellen, die der Wohnungseigentümer im Lauf des Wirtschaftsjahrs geleistet hat.

Achtung: Die Differenz zwischen den von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen und den auf Sie entfallenden anteiligen Kosten führt entweder zu einer Nachzahlung oder zu einem Guthaben. Soweit in der Gemeinschaftsordnung nichts Abweichendes geregelt ist, kann die Wohnungseigentümerversammlung frei darüber entscheiden, ob zu viel geleistete Hausgelder ausgezahlt oder mit den Vorauszahlungen für das nächste Wirtschaftsjahr verrechnet werden.

Wie Sie Ihren Anteil am Hausgeld leicht selbst überprüfen

Die Jahresabrechnung muss den jeweils zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel nennen. Dabei genügt es nicht, dass jeweils nur ein bestimmter Prozentsatz oder Bruchteil angegeben wird. Vielmehr muss der Verwalter offen legen, wie er die jeweiligen Quoten ermittelt hat.

Eine genaue Darstellung des Verteilungsschlüssels ist insbesondere auch deshalb zwingend erforderlich, weil einzelne Kostenarten nach unterschiedlichen Maßstäben zu verteilen sind. So weicht beispielsweise der Verteilungsschlüssel für die allgemeinen Betriebskosten von dem für die Heizund Warmwasserkosten ab, für den nach der Heizkostenverordnung besondere Regelungen gelten.

Werden die Kosten mit Ausnahme der Heiz- und Warmwasserkosten beispielsweise nach Quadratmetern Wohnfläche umgelegt, so muss nicht nur die auf die jeweilige Eigentumswohnung entfallende Fläche angegeben sein, sondern auch die Gesamtfläche der Wohnanlage mitgeteilt werden. Entsprechendes gilt für die Aufteilung der Gesamtkosten nach Miteigentumsanteilen. Erfolgt die Berechnung nach Kopfzahl, muss der Verwalter die Gesamtzahl der Bewohner angeben, die er der Abrechnung zugrunde gelegt hat.

Praxis-Tipp: Überprüfen Sie die Jahresabrechnung daraufhin, ob sie die richtigen Verteilungsschlüssel nennt. Am besten sehen Sie in Ihren Unterlagen nach, auf welchen Verteilungsschlüssel es jeweils ankommt. Die maßgeblichen Verteilungsschlüssel finden Sie in der Teilungserklärung oder beispielsweise in alten Protokollen der Eigentümerversammlung. Aus dem Differenzbetrag der von Ihnen geleisteten Vorauszahlung und der auf Sie entfallenden anteiligen Lasten und Kosten ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Erstattungsbetrag.

Allein der Verwaltungsbeirat hat ein gesetzliches Kontrollrecht

Im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist nicht geregelt, ob und inwieweit der einzelne Eigentümer berechtigt ist, die Jahresabrechnung zu kontrollieren. Ein gesetzliches Kontrollrecht wird nur dem Verwaltungsbeirat eingeräumt. Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Dazu gehört insbesondere auch die Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlungen.

Der Verwaltungsbeirat prüft den Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge. Diese Unterlagen sollen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor die Wohnungseigentümer darüber beschließen. Im Gesetz heißt es zwar lediglich, dass dies so sein „soll“. Die Gerichte sehen darin jedoch eine Verpflichtung des Verwaltungsbeirats und seiner Mitglieder, eine Stellungnahme abzugeben.

Checkliste für die Überprüfung der Verwalterabrechnung

 

 Immobilien-Berater 3

11. April 2003

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.