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Wie Sie die ideale Versammlung gestalten

Liebe Verwalterin, lieber Verwalter, ein neues Frühjahr beginnt und schon starten Sie in die Versammlungszeit:

Der stressigste Zeitraum im Jahr für Sie als Verwaltung steht Ihnen bevor.

In der praktischen Durchführung ist die Versammlung eines der anspruchsvollsten Projekte Ihres Berufsalltags.

Allein schon wegen eines kleinen Fehlers, den Ihr Kunde findet, und dessen vielleicht weit reichenden Konsequenzen. Deshalb lohnt es sich, vor dem neuen Ansturm noch einmal innezuhalten und sich organisiert vorzubereiten.

Früchte ernten – oder auch nicht?

Für Sie als Verwalter ist die jährliche Eigentümerversammlung der Höhepunkt Ihrer Verwaltungsarbeit.

Spricht man sonst nur mit einzelnen Eigentümern, hat man an diesem Abend (fast) alle Eigentümer vor sich sitzen. Dann ernten Sie die Früchte Ihrer Arbeit des vergangenen Jahres – oder werden mit Fallobst beworfen.

In der Eigentümerversammlung zeigt sich, ob Sie als Verwalter im Laufe des Jahres einen guten Job gemacht haben und dieser von den Eigentümern auch so wahrgenommen und bewertet wird.

Denn nicht immer beurteilen Ihre Kunden Ihre Arbeit so positiv wie Sie.

Die allgemeine Stimmungslage während der Versammlung hängt wesentlich von Ihren Leistungen und von der bestmöglichen Vorbereitung dieses, aus Sicht der Eigentümer einmaligen, Events ab.

Nur, dass für Sie als Verwaltung eine Menge mehr an Aufwand, Zeit und Arbeit dahinter steckt, als Ihre Kunden vermuten oder gar wissen.

Die PDCA-Phasen

Unterteilt man die anstehenden Arbeitsprozesse in einzelne Phasen, so ergibt sich für Ihr Tagesgeschäft folgende Aufteilung:

  • Planen (Plan)

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  • Durchführen (Do)
  • Kontrollieren (Check)
  • Verbessern (Act)

Die einzelnen Bereiche sind sicherlich unterschiedlich zu gewichten. Sowohl vom Arbeitsaufwand als auch, was die Auswirkungen von Fehlern oder Mängeln betrifft.

Eine intensive, und nach Möglichkeit auf alle Eventualitäten ausgerichtete Planung sind der Grundstein für Ihre perfekte Eigentümerversammlung.

Je besser Sie sich und Ihr Team auf diese so wichtigen Ereignisse vorbereiten, desto ruhiger und entspannter können Sie auch eine noch so lange Versammlungsphase durchstehen.

Werden Sie besser durch Kontrolle

Controlling und Prozessoptimierung sind nur in wenigen Verwaltungen an der Tagesordnung. Diese Arbeitsschritte kosten Zeit und davon haben Sie im Tagesgeschäft nach eigener Aussage immer viel zu wenig.

Andererseits rufen alle Unternehmen nach einem besonderen Merkmal, das von der Konkurrenz unterscheidet.

Voilà! – hier ist es: Seien Sie einfach besser.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Sie haben. Verschaffen Sie sich damit einen Vorsprung vor Ihren Konkurrenten und tun Sie gleichzeitig etwas für Ihre Kunden.

Leserfrage: Wie gehe ich mit schwierigen Eigentümern um?

Die Versammlungen stehen an. Ich kann jetzt schon absehen, wer mich als Verwalter auf dem Kieker haben wird. Wie kann ich in diesen Situationen besser reagieren?

Ruhig, besonnen und mit einem Lächeln.

Lassen Sie sich nie aus der Ruhe bringen, reagieren Sie so, wie es der „Angreifer“ kaum erwartet: souverän. Nehmen Sie seine Vorwürfe nicht persönlich. Die Sache und die mögliche Lösung stehen für Sie im Mittelpunkt.

Auch wenn Sie sich noch so ärgern: Ihren Frust können Sie am nächsten Sandsack abreagieren, aber bitte niemals am Kunden.

Leserfrage: Zu kurzfristige Einladungen?

Die Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung kommt immer erst knapp 2 Wochen vor Versammlungstermin. Ich muss mir für diesen Termin oft frei nehmen und ärgere mich, dass ich nur schwer längerfristig planen kann.

Warum schickt unser Verwalter die Einladung immer so kurzfristig?

Gerade in der Versammlungszeit wird die Frage nach der kurzfristigen Einladung häufig gestellt. Was Sie darauf antworten könnten:

Zunächst einmal ist die Einladungsfrist in Ihrer Teilungserklärung vorgegeben. Wir bemühen uns immer, die Termine für die Versammlung frühzeitig anzuberaumen, jedoch sind wir dabei auch abhängig von vielen weiteren Faktoren:

  • besondere Terminwünsche einiger Eigentümer
  • Fertigstellung der Abrechnung
  • unser enger Terminplan als Verwaltung
  • Verfügbarkeit möglicher Versammlungsräume

Wir stehen im Spannungsfeld vieler Versammlungstermine, die in einem engen Zeitfenster abgehalten werden wollen. Wir versuchen, allen Wünschen gerecht zu werden, doch das klappt nicht immer.

16. Januar 2012

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.