Jahresabrechnung in der WEG: Inhalte, Erstellung und Fristen

Im Rahmen einer Wohnungseigentümergemeinschaft, kurz WEG, gibt eine Reihe von Kosten, die jedes Jahr anfallen. Diese beziehen sich zum Beispiel auf die Müllbeseitigung, Versicherungen oder auf Wasser- und Abwassergebühren. Im Zuge des sogenannten Hausgeldes zahlen die Eigentümer monatlich einen Vorschuss.

Wir möchten im folgenden Beitrag darauf eingehen, worum es sich bei der Jahresabrechnung handelt, wen sie betrifft und wer die Abrechnung erstellen sowie prüfen muss. Ferner gehen wir darauf ein, was in eine solche Abrechnung gehört und worin der Unterschied zu einer Nebenkostenabrechnung für Mieter besteht.

Was ist die Jahresabrechnung?

Die Jahresabrechnung ist im Rahmen einer Wohnungseigentümergemeinschaft für die einzelnen Wohnungseigentümer relevant. Sie wird häufig alternativ als WEG-Abrechnung oder als Hausgeldabrechnung bezeichnet.

Die wesentliche Aufgabe der Abrechnung besteht darin, die Eigentümer darüber in Kenntnis zu setzen, welche Kosten innerhalb des Jahres für die Unterhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind. Daher enthält die Jahresabrechnung im Wesentlichen sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Wohneigentum stehen.

Wen betrifft die Jahresabrechnung?

Die sogenannte Jahres- oder WEG-Abrechnung betrifft ausschließlich Eigentümer, die eine ETW (Eigentumswohnung) besitzen. Jedem Wohnungseigentümer stehen die entsprechenden Abrechnungen zu, und zwar aufgeteilt sowohl in Gesamt- als auch Einzelabrechnungen.Die Mieter der Wohnungen hingegen sich nicht von der Jahresabrechnung betroffen.

Wer muss die Jahresabrechnung erstellen?

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung der Jahresabrechnung ist insbesondere § 28 Abs. 2 Seite 2 WEG. Dort steht unter anderem, dass auf jeden Fall einmal im Jahr eine derartige Abrechnung erstellt werden muss. Meistens geschieht das im Frühjahr des jeweiligen Jahres und es ist der Verwalter der WEG, der die Erstellungspflicht per Gesetz hat.

Wer muss die Jahresabrechnung prüfen?

Neben dem Erstellen ist auch die Prüfung der Jahresabrechnung vorgegeben. Diese wird durch den Verwaltungsbeirat vorgenommen, und zwar nach einem zweigeteilten System. Das bedeutet, dass sowohl das Einhalten formaler als auch inhaltliche Anforderungen überprüft wird. Bei den Formalien geht es allen Dingen um die folgenden Punkte:

• Vollständigkeit der Jahresabrechnung
• Erstellung wann und von wem?
• Bezieht sich die Abrechnung auf das korrekte Objekt?

Die Abrechnung als solche bedarf selbstverständlich der Schriftform und muss vom Verwalter unterschrieben werden. Ferner ist eine Aushändigung an alle Wohnungseigentümer vorgeschrieben. Ebenfalls findet eine inhaltliche Prüfung statt, denn es gibt einige Daten und Zahlen, welche die Abrechnung auf jeden Fall enthalten muss.

Was umfasst die Jahresabrechnung?

Bei der Erstellung der Jahresabrechnung muss der Verwalter darauf achten, dass Wohnungseigentümer alle relevanten Informationen erhalten. Daher gibt es inhaltliche Anforderungen an die Jahresabrechnung. Eine davon ist, dass die Abrechnung sowohl eine Einzelabrechnung als auch eine Gesamtabrechnung umfassen muss.

Zunächst einmal soll die Abrechnung vorrangig sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufzeigen, die es im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt. Jeder Eigentümer muss dazu in der Lage sein, die Geldflüsse nachzuvollziehen und auf ihre Korrektheit zu prüfen. Dabei geht es im Wesentlichen um die Einnahmen und Ausgaben des entsprechenden Wirtschaftsjahres. Damit das möglich ist, muss die Jahresabrechnung folgende Inhalte haben:

Wie Sie an den Inhalten erkennen, ist die Jahresabrechnung in die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnung gegliedert. Bei der Gesamtabrechnung geht es um Einnahmen und Ausgaben, die für das Gemeinschaftseigentum von sämtlichen Wohnungseigentümern getragen werden.

Darüber hinaus muss innerhalb der Einzelabrechnung zudem eine Verteilung auf die einzelnen Wohnungseigentümer bestimmter Kosten erfolgen. Das findet eine Gegenrechnung mit den bereits stattgefundenen Hausgeldzahlungen statt.

Das Hausgeld ist daher vergleichbar mit der Vorauszahlung von Nebenkosten, die Mieter stets tätigen. Lediglich die Heizkosten und die Kosten für Warmwasser sind in jedem Fall nach Verbrauch abzurechnen und lassen sich daher nicht aus der Gesamtabrechnung ableiten.

Neben diesen verpflichtenden Inhalten gibt es auf der anderen Seite einige Daten und Zahlen, die innerhalb der Jahresabrechnung nicht aufgeführt werden müssen. Das sind zum Beispiel:

• Bescheinigung über Dienst- und Handwerkerleistungen
• Aufführen von Hausgeldschulden einzelner Eigentümer
• Wirtschaftsbericht mit eventuellen Versicherungsfällen

Wichtig zu beachten ist, insbesondere für den Verwalter, dass die Jahresabrechnung immer objekt- und nicht personenbezogen sein muss.

Wichtig: Die Jahresabrechnung muss zwingend einmal im Jahr erstellt werden. Sie hat die Aufgabe, die Wohnungseigentümer über die wirtschaftliche Lage der Eigentümergemeinschaft zu informieren. Dazu werden alle relevanten Einnahmen und Ausgaben aufgeführt.

Bis wann muss die Jahresabrechnung vom Verwalter erstellt werden?

Wann ist die Jahresabrechnung fällig? Diese Frage stellen sich insbesondere Wohnungseigentümer, die vielleicht zum ersten Mal auf eine solche Abrechnung warten. Eins vorweg: Eine feste, gesetzliche Frist gibt es nicht. Allerdings hat insbesondere aufgrund dieser bestehenden Unsicherheit der BGH schon vor knapp 20 Jahren geurteilt, dass der Verwalter die Abrechnung spätestens sechs Monate nach Ablauf der jeweiligen Abrechnungsperiode erstellen muss. Das bedeutet, dass die Abrechnung für das Jahr 2023 maximal zum 30. Juni 2024 vorgenommen werden muss.

Was sind die Folgen bei einer fehlerhaften Jahresabrechnung?

Innerhalb der Jahresabrechnung kommt es hin und wieder zu Fehlern. Es werden beispielsweise Kosten nicht aufgeführt oder der Verwalter führt Kosten in einem nicht zutreffenden Umfang auf. Daran schließt sich die Frage an, was die grundsätzlichen Folgen einer fehlerhaften Jahresabrechnung sind. Grundlage ist auf jeden Fall, dass die Wohnungseigentümer Anspruch auf eine korrekte Abrechnung haben. Sollte diese fehlerhaft sein, besteht gegenüber dem Verwalter ein Korrekturanspruch.

Wohnungseigentümer sollten den Hausverwalter auf die Fehler hinweisen und ihm eine Frist setzen, diese zu korrigieren. Das beinhaltet ebenfalls, dass die Eigentümer die anschließend fehlerfreie Jahresabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums erhalten. Sollte es nach wie vor Probleme geben, sind sogar rechtliche und letztendlich gerichtliche Schritte gegenüber dem Verwalter möglich.

Jahresabrechnung vs. Nebenkostenabrechnung: Was sind die Unterschiede?

Vereinfacht dargestellt ist die WEG-Abrechnung (Jahresabrechnung) für Wohnungseigentümer das, was für Mieter die Betriebskostenabrechnung darstellt. Diese wird häufig ebenso als Nebenkostenabrechnung bezeichnet. Trotz einiger Gemeinsamkeiten, nämlich dass bestimmte Kosten in Rechnung gestellt werden, gibt es auf der anderen Seite deutliche Unterschiede zwischen den zwei Abrechnungsarten. Das sind im Wesentlichen:

• Betriebskostenabrechnung enthält weniger Kosten als Jahresabrechnung für Eigentümer
• Keine Beschränkung für Wohnungseigentümer auf bestimmte Kostenarten
• Erstellen durch Verwalter (WEG) bzw. den Vermieter (Betriebskostenabrechnung)

Für die Wohnungseigentümer fällt die Jahresabrechnung umfangreicher aus, weil sie sämtliche, anfallende Kosten tragen müssen. Auf Mieter hingegen können die entsprechenden Immobilieneigentümer und Vermieter nur bestimmte Kosten umlegen, nämlich die Betriebskosten. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten dürfen hingegen nicht auf der Betriebskostenabrechnung erscheinen. Bei der Jahresabrechnung hingegen werden alle Kosten verteilt und aufgeteilt.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Jahresabrechnung?

Natürlich versuchen alle Verwalter, die Jahresabrechnung möglichst fehlerfrei zu erstellen. Trotzdem kommt es in der Praxis häufiger vor, dass es Mängel, Fehler oder Versäumnisse gibt. Deshalb möchten wir im Folgenden die am häufigsten auftretenden Fehler innerhalb einer Jahresabrechnung zusammenfassen, damit Sie die Möglichkeiten haben, die Abrechnung zu prüfen und Fehler zu entdecken.

• Ausgaben werden nicht richtig dargestellt, weil zum Beispiel Kosten für zukünftige Instandhaltungsarbeiten schon von den Rücklagen subtrahiert wurden
• Es findet nur die Erstellung einer Jahresabrechnung in Form der Gesamtabrechnung für die Eigentümergemeinschaft statt, während Einzelabrechnungen für die einzelnen Eigentümer fehlen
• Falsche Angabe des Abrechnungszeitraumes, beispielsweise nicht für das entsprechende Wirtschaftsjahr
• Zahlendreher bei Einzelposten innerhalb der Beträge versteckt
• Es sind in der Jahresabrechnung nicht alle relevanten Einnahmen sowie Ausgaben enthalten. Dabei ist zu beachten, dass auch nicht berechtigte Ausgaben aufgeführt werden müssen.
• Keine korrekte Anwendung des Verteilungsschlüssels, sodass manche Wohnungseigentümer zu viel, andere zu wenig zahlen müssten

Ebenfalls zu den häufiger auftretenden Fehlern gehört, dass die Instandhaltungsrücklage nicht einzeln ausgewiesen wurde. Es ist jedoch verpflichtend, aufgrund des neu eingeführten Vermögensberichtes, darzulegen, wie sich diese Rücklage entwickelt.