Endlich Zeit für den Kunden: Telefonsekretariat entlastet Makler

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Ein Backoffice für Makler und Hausverwalter steigert die Qualität und Produktivität. (Foto: goodluz / shutterstock.com)

Als selbstständiger Makler wird von Ihnen einiges erwartet: Zum einen sind Besuche beim Objekt obligatorisch – auf der anderen Seite sollen Sie für Ihre Kunden natürlich auch erreichbar sein. Ein ständig klingelndes Handy hinterlässt bei der Hausbesichtigung aber keinen guten Eindruck.

Doch für dieses scheinbare Dilemma gibt es einen Ausweg, der Ihnen bei der Arbeit die Luft zum Atmen zurückgibt und gleichzeitig den Kundenservice verbessert. Ein externes Telefonsekretariat nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab und zeigt sich flexibel.

Klingelndes Handy oder Mailbox – kein Guter Eindruck beim Kunden

Nicht nur Makler, auch jeder Angestellte kennt bei der Arbeit ein Problem: Durch ein ständig klingelndes Telefon wird der Arbeitsfluss unterbrochen.

Nicht bloß die Zeit des Telefonats selbst geht dabei verloren, auch die Konzentration muss nach dem Gespräch erst einmal wiedergefunden werden. Noch dazu gehört es nicht zu Ihren Kernaufgaben, Termine zu vereinbaren – diese Zeit sollten Sie gewinnbringender nutzen.

Üblicherweise wird eine Sekretärin eingestellt, die sich genau um solche Belange kümmert. Doch wer freiberuflich arbeitet oder ein kleines Unternehmen führt, wird dafür kaum die notwendigen Aufwendungen betreiben wollen und können – zumal die Arbeit nicht für eine ganze Arbeitskraft ausreicht.

Ein Nachteil ist darüber hinaus auch, dass im Falle von Krankheit und Urlaub Ersatz gefunden werden muss – insgesamt ist eine eigene Sekretärin bei sehr kleinen Unternehmen also wenig praktikabel.

Flexibel und transparent: Ein externes Telefonsekretariat kann Sie entlasten

Die Alternative könnte externes Telefonsekretariat sein: Dabei können Sie die Erreichbarkeit selbst bestimmen. Denn in der heutigen Zeit wachsen auch die Ansprüche der Kunden. Niemand möchte auf einen Anrufbeantworter oder eine Mailbox sprechen, um dann über eine Rückantwort im Ungewissen zu bleiben.

Zumindest während der üblichen Geschäftszeiten sollte also gewährleistet sein, dass ein Ansprechpartner erreicht werden kann – unabhängig von Urlaub und Krankheit der Angestellten. Dabei ist auch eine flexible Rufumleitung möglich, wenn Sie einmal nicht gestört werden möchten oder zu einem kurzfristigen Termin aufbrechen müssen.

Sie können sogar verfügen, dass die gemachten Gesprächsnotizen gleich an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Auch standardmäßige Kundenanfragen können bearbeitet werden – die Mitarbeiter sind geschult und melden sich im Namen Ihres Unternehmens. Sogar ein Exposé-Versand ist möglich und nimmt Ihnen als Makler eine Tätigkeit ab, die zwar erledigt werden muss, aber viel Zeit kosten kann.

Am Ende erfolgt die Abrechnung ganz transparent: Die getätigten Anrufe werden auf die Minute genau abgerechnet. So zahlen Sie nur die Leistung, die Sie auch tatsächlich in Anspruch nehmen – ein weiterer Vorteil gegenüber eigenem Personal.

Was Sie das Telefonsekretariat kostet

  • Die Grundpreise pro Monat betragen zwischen 10,00 Euro und 170,00 Euro (je nach Telefonaufkommen).
  • Die effektiven Kosten liegen im Durchschnitt monatlich bei 100,00 Euro bis 250,00 Euro.
  • Auf Wunsch können Sie eine Kostensperre einrichten, die Ihnen finanzielle Sicherheit gibt.
  • Viele Anbieter bieten einen kostenfreien und unverbindlichen Soforttest an (Soforttest starten)

Wettbewerbsvorteil Kundenservice

Das Wichtigste bleibt jedoch, dass Ihre Kunden gut aufgehoben sind: Denn längst ist bewiesen, dass Kundenbindung zu einem gewichtigen Teil auch eine Frage der persönlichen Betreuung ist (mehr dazu hier), und da sind Sie mit einem persönlichen Ansprechpartner Ihrer Konkurrenz weit voraus. Gleichzeitig steigt die Qualität und Produktivität Ihrer eigenen Arbeit – auf die können Sie sich nämlich endlich wieder konzentrieren.

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David Gerginov
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.

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