Erfolgreich mit der Mini-GmbH: Was sollte eine Unternehmenssoftware können?

Bei der Gründung einer Mini-GmbH ist es wichtig, auch die Buchhaltung mit einzuplanen. Eine richtige Software kann hier viel Stress und Geld sparen. (Foto: Mr.Whiskey / Shutterstock.com)

In einer Mini-GmbH fallen wie bei anderen Rechtsformen auch täglich viele Tätigkeiten an. Neben dem Kerngeschäft wollen unter anderem Marketing-Maßnahmen geplant und die Bücher zuverlässig geführt werden. Eine Unternehmenssoftware kann dabei gute Dienste leisten. Als Komplettlösung umfasst sie viele Geschäftsbereiche und ermöglicht einen guten Überblick über die Gesamtsituation. Wer beispielsweise seine Buchhaltung mithilfe eines solchen Programms erledigt, kann Kosten sparen. Insbesondere bei jungen oder verhältnismäßig kleinen Unternehmen wie Mini-GmbHs ist das natürlich von Vorteil.

Was ist eine Mini-GmbH?

Diese noch recht junge Unternehmensform nennt sich auch Unternehmergesellschaft (UG). Sie bezeichnet keine neue Rechtsform, sondern ist formal gesehen eine GmbH. Daher ist sie haftungsbeschränkt, benötigt allerdings ein geringeres Stammkapital. Was macht eine Unternehmergesellschaft aus? Eine Mini-GmbH kann man bereits ab einem Stammkapital von einem Euro gründen. Zudem erfolgt die Eintragung ins Handelsregister schneller als bei einer regulären GmbH. Sobald man mit einer UG Gewinn macht, fließen jährlich 25 Prozent davon in Rücklagen. Dieses Vorgehen wird fortgeführt, bis 25.000 Euro erreicht sind. Das entspricht dem Stammkapital einer GmbH, sodass man die UG dann in diese Rechtsform umwandeln kann.

Für wen eignet sich eine UG? Das hängt von den unternehmerischen Zielen und dem Stammkapital ab. Start-ups im Bereich der Neuen Medien beispielsweise entscheiden sich oft für diese Rechtsform. Denn der finanzielle Aufwand ist verhältnismäßig gering und die Haftungsrisiken bzgl. Urheber- sowie Datenschutz sind beschränkt.

Welche Vorteile hat eine Unternehmenssoftware?

Die Arbeit eines Unternehmens ist sehr vielfältig. Gerade junge Firmen sollten versuchen, durch gezieltes Marketing mehr Bekanntheit zu erlangen. Diese Neukundenakquise muss zusätzlich zum Kerngeschäft passieren. Das Tagesgeschäft will geplant, Aufträge wollen zügig bearbeitet und Rechnungen verwaltet werden. Nicht zu vernachlässigen ist auch die Buchhaltung. Gründer ohne entsprechende Ausbildung müssen sich intensiv in die Thematik einlesen, um dem Finanzamt korrekte Informationen übermitteln zu können. Bei diesen vielfältigen Aufgaben kommt eine vollumfängliche Unternehmenssoftware sehr gelegen, da sie viele Vorteile mit sich bringt:

  • Komplettlösung, daher ganzheitliche Verwaltung im Unternehmen
  • Reibungsloser Arbeitsablauf
  • Überblick über Geschäftszahlen aller Bereiche
  • Großer Funktionsumfang
  • Schnittstellen zu Online-Banking, ELSTER und Ähnlichem
  • Datenzugriff von unterwegs möglich

Was kann eine kaufmännische Komplettlösung?

Eine vollumfängliche Software für die Büroarbeit unterstützt in vielen verschiedenen Bereichen. Dazu gehören unter anderem folgende:

  1. Buchhaltung: Wenn Inhaber einer Mini-GmbH ihre Buchhaltung selbst erledigen, ist das vorteilhaft. Sie sparen sich Kosten für die Auslagerung und erhalten einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation. Ein spezielles Programm unterstützt bei dieser komplexen Aufgabe. Es ist up-to-date, was gesetzliche Vorschriften betrifft. Eine Unternehmenssoftware erfasst alle Geschäftsvorgänge sowie Belege und hilft beim Führen eines Kassenbuchs. Das ist wichtig, denn korrekte Bücher bewahren vor Nachzahlungen, welche die tatsächlichen Steuern meist überschreiten. Über Schnittstellen zu DATEV und ELSTER können Unternehmen ihre Daten direkt an das Finanzamt oder an einen Steuerberater übermitteln.
  2. Warenwirtschaft: In einem Unternehmen gilt es, die vorhandenen Ressourcen zu überwachen und zu aktualisieren sowie den Warenfluss zu steuern. Eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Verkaufsplattformen und dem Lager hilft, Prozesse effizient zu verwalten. Zudem kann man damit Lieferengpässen vorgebeugen.
  3. Auftragsbearbeitung:Essentiell für ein erfolgreiches Unternehmen sind zufriedene Kunden. Diese sollten beispielsweise nicht lange auf ihre Bestellungen warten müssen. Mit einer Unternehmenssoftware kann man Aufträge verwalten und deren Status überblicken. Sie unterstützt außerdem bei der Erstellung von Rechnungen. Dank verschiedener Vorlagen vergisst man keine Pflichtangaben. Zudem kann ein solches Programm ein mehrstufiges Mahnwesen enthalten, sodass Kunden regelmäßig an offene Zahlungen erinnert werden.
  4. Lohnabrechnung:Wer Mitarbeiter beschäftigt, sollte sie für ihre Leistungen fristgerecht entlohnen. Es müssen natürlich auch alle vorgeschriebenen Abgaben entrichtet werden. Wenn ein Mitarbeiter Sonderzahlungen oder geldwerte Vorteile erhält, kann eine Unternehmenssoftware diese Aufgabe erleichtern.

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Fazit – eine kaufmännische Komplettlösung eignet sich für eine UG

Eine Unternehmenssoftware spart Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand sowie die Fehlerwahrscheinlichkeit. Sie hilft in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Personalwesen. Dabei erleichtert sie Prozesse, sodass sie Gründern den Einstieg in die Unternehmensverwaltung erleichtert. Gleichzeitig spart man mit einer vollumfänglichen Unternehmenssoftware Kosten für externe Buchhalter oder unterschiedliche Einzelprogramme, die nicht immer miteinander kompatibel sind. Demnach lohnt es sich für Inhaber einer Mini-GmbH auf jeden Fall, über eine kaufmännische Komplettlösung nachzudenken.


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Markus Müller
Von: Markus Müller. Über den Autor

Markus Müller ist Experte für Vermögenaufbau und –absicherung und großem Interesse an genereller Finanzthematik.